Vyhláška ministra financí o provádění pokladních operací v rozpočtových organisacích.

(1) Tato vyhláška platí s výjimkami uvedenými v odstavci 2 pro všechny rozpočtové organisace, jejichž rozpočet je zapojen na státní rozpočet hrubými příjmy a výdaji (ministerstva, ostatní ústřední úřady a orgány, národní výbory a jim všem podřízené rozpočtové organisace, pokud je jejich rozpočet zapojen na státní rozpočet hrubými příjmy a výdaji — dále jen „organisace”).

(2) Tato vyhláška se nevztahuje*) na místní národní výbory, jejichž výkonné orgány nevedou účetní evidenci podle podvojné soustavy, a na zálohované organisace.

(1) Organisace vybírají hotovosti ze svého výdajového účtu v bance

(2) Na pokladním šeku nebo výběrce uvedou organisace druhy výdajů, na které hotovosti vybírají, podle symbolů pokladního plánu.

(3) Je-li organisace mimo sídlo pobočky banky, poukazuje si hotovosti uvedené v odstavci 1 do pokladny poštovní poukázkou, na které uvede symboly pokladního plánu.

(4) Ředitel pobočky banky může v odůvodněných případech povolit výběr hotovostí na mzdy přede dnem jejich splatnosti.

(1) Každá organisace, po případě každá její složka smí mít po skončení pracovního dne ve své pokladně nejvýše částku (limit pokladního zůstatku, dále jen „limit”), kterou banka písemně stanoví v dohodě s vedoucím organisace a hlavním (vedoucím) účetním nebo pracovníky jimi zmocněnými. Jestliže banka limit nestanovila, může mít organisace ve své pokladně jako limit nejvýše částku 200 Kčs. Limit platí tak dlouho, dokud jej banka v dohodě s organisací nezmění.

(2) Organisace jsou povinny odvádět hotovosti přesahující limit na svůj účet u peněžního ústavu, a to denně nebo ve lhůtách určených a způsobem stanoveným bankou v dohodě s organisacemi.

(1) Organisace jsou oprávněny ponechat ve svých pokladnách nad stanovený limit:

(2) Ředitel pobočky banky může v odůvodněných případech prodloužit lhůtu k odvedení nevyplacených hotovostí na běžný účet cizích prostředků u banky.

(1) Organisace mohou vyplácet z peněžní hotovosti svým pracovníkům na drobné hospodářské výdaje přiměřené zálohy k vyúčtování, a to jednorázové k určitému účelu nebo stálé. Stálá záloha k vyúčtování se stanoví tak, aby odpovídala měsíční potřebě; nejvýše však může dosahovat v jednotlivém případě částky 600 Kčs. Vyšší zálohy lze poskytovat jen se souhlasem banky.

(2) Jednorázová záloha k určitému účelu musí být vyúčtována předložením dokladů do tří dnů po provedení výdaje se současným vrácením zbytku zálohy nebo uhrazením jejího překročení.

(3) Stálá záloha se doplňuje na podkladě předloženého vyúčtování s doklady, nejméně jednou za měsíc. Vyúčtování výdajů ze stálé zálohy s doklady musí být předloženo nejpozději do sedmi dnů po uplynutí měsíce. Jestliže peněžních prostředků stálé zálohy není plně využito, je třeba stálou zálohu přiměřeně snížit nebo zrušit. Nejpozději vždy ke konci roku je nutno stálou zálohu vyúčtovat se současným vrácením jejího zbytku nebo uhrazením jejího překročení.

(4) Výplatu nebo doplnění záloh pracovníkům mimo sídlo organisace lze provést přímo z výdajového účtu v bance poštovní poukázkou.

(5) Peněžních prostředků stálé zálohy lze použít jen pro ten účel, pro který byla záloha vyplacena. Pracovníci, kterým byla záloha vyplacena, jsou povinni ji ve stanovené lhůtě řádně vyúčtovat a vyúčtování s doklady předložit orgánu, který dal příkaz k vyplacení zálohy. Jestliže nedojde k provedení výkonů nebo úkolů, na které byla záloha poskytnuta, musí být záloha ihned vrácena.

(6) Témuž pracovníku lze vydat na týž účel další zálohu jen po předložení vyúčtování předchozí zálohy. Dodatečné zvýšení zálohy se nepovažuje za další zálohu a proto se vyúčtuje společně s původní zálohou.

(7) Ke konci roku je přípustné vyplatit zálohu jen tehdy, je-li zajištěno její vyúčtování a vrácení zbytku zálohy do konce roku.

(8) Poskytování záloh na náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů a lhůty k jejich vyúčtování upraví zvláštní předpisy.

(1) Pokladnu vede pokladník; ustanoví jej písemně vedoucí organisace nebo pracovník jím určený. Při svém ustanovení podepíše pokladník prohlášení o své přímé odpovědnosti za hotovosti a ceniny organisace v pokladně.

(2) Pokladník nesmí svěřit vykonávání prací, které jsou mu uloženy, jiným pracovníkům.

(3) Při dočasné nepřítomnosti pokladníka (pro nemoc, dovolenou a pod.) musí být jeho zastupováním pověřen po provedené inventarisaci pokladny jiný pracovník, avšak jen písemným příkazem vedoucího organisace nebo pracovníka jím určeného. Pracovník zastupující pokladníka musí rovněž podepsat prohlášení o své přímé odpovědnosti a má povinnosti i práva pokladníka.

(1) Veškeré hotovosti a ceniny organisací musí být bezpečnostně uloženy v pokladnách nebo v zabezpečených skříních, které musí být po skončení pokladních hodin uzamčeny, po případě v uzamčených příručních pokladnách (plechových kasetách), uložených v uzamčených skříních nebo stolech.

(2) Klíč od pokladny má pokladník. Má-li pokladna více zámků, mají další klíče zpravidla jiní určení pracovníci. Záznam o svěření klíčů pracovníkům s jejich podpisy a datem převzetí se uschová u vedoucího organisace nebo pracovníka jím určeného. Duplikáty klíčů se uloží u vedoucího organisace nebo pracovníka jím určeného v obálce zapečetěné pokladníkem. Je-li třeba pro nepředvídanou okolnost použít duplikátů klíčů, otevrou vedoucí organisace nebo jeho zástupce a hlavní (vedoucí) účetní nebo pracovník jím zmocněný obálku s duplikáty klíčů. O otevření obálky a použití duplikátů klíčů se sepíše protokol, ve kterém se též uvede obsah pokladny. Protokol podepíší oba pracovníci a připojí jej k záznamu o svěřených klíčích, ve kterém se poznamená použití duplikátů klíčů. Obálku s klíči pokladník opět zapečetí, což se poznamená v záznamu o svěřených klíčích.

(3) Před otevřením pokladního prostoru je pokladník povinen prohlédnout, zda nejsou zámky a dveře porušeny. Po vstupu do pokladního prostoru je pokladník povinen prohlédnout, zda nejsou porušeny okenní mříže a dveře i zámky pokladen. Poškození zámků, dveří, nebo okenních mříží, po případě jiné podezřelé okolnosti je pokladník povinen ihned oznámit vedoucímu organisace a hlavnímu (vedoucímu) účetnímu organisace nebo pracovníkům jimi určeným; pokladnu nesmí v takovém případě otevřít.

(4) Je-li podezření, že byl spáchán trestný čin, oznámí vedoucí organisace nebo pracovník jím určený zjištěné okolnosti bezpečnostním orgánům. Vedoucí organisace a hlavní (vedoucí) účetní nebo pracovníci jimi určení zajistí provedení inventarisace pokladny, zpravidla za účasti bezpečnostních orgánů, a to před započetím pokladních operací. O výsledku inventarisace se sepíše protokol, který podepíší všichni pracovníci ji provádějící.

(1) Organisace mohou provádět pokladní operace jen na podkladě příjmových a výdajových dokladů, jejichž vzory stanoví ministerstvo financí v dohodě se státním úřadem statistickým.**)

(2) Považují-li to vedoucí organisace a hlavní (vedoucí) účetní za vhodné, lze provádět pokladní operace i na podkladě původních dokladů (na př. faktur, příkazů k výplatě a j.), jsou-li doplněny všemi náležitostmi dokladů podle stanovených vzorů.

(3) Číslování příjmových i výdajových pokladních dokladů provádí při provedení pokladní operace pokladník podle pořadí zápisů v pokladní knize.

(4) Pokladní doklady musí být před výplatou podepsány vedoucím organisace a hlavním (vedoucím) účetním nebo pracovníky jimi určenými. Před příjmem musí být pokladní doklady podepsány hlavním (vedoucím) účetním nebo vedoucím organisace nebo pracovníky jimi určenými. Pokud nebyly pokladní doklady podepsány před příjmem hlavním (vedoucím) účetním nebo pracovníkem jím zmocněným, musí jím být podepsány dodatečně nejpozději při kontrole podle § 13 odst. 4. Podpisu vedoucího organisace nebo hlavního (vedoucího) účetního není třeba, jsou-li jíž jimi podepsány přílohy, na jejichž podkladě byl pokladní doklad vystaven.

(5) Koncem roku musí být výdajové pokladní doklady proplaceny nejpozději poslední pracovní den v roce, kdy jejich platnost končí.

(6) Pokladník je povinen přezkoušet, zda doklady jsou podepsány oprávněnými osobami.

(7) O provádění zápisů do pokladních dokladů a o opravování pokladních zápisů platí předpisy o účetních dokladech.

(8) Při výplatách příjemcům, kteří nejsou pokladníkovi osobně známi, poznamená pokladník na pokladním dokladu průkaz totožnosti.

(9) Výplata peněz zmocněncům se provádí na základě písemné plné moci příjemcovy, kterou pokladník připojí k výdajovému pokladnímu dokladu.

(10) Opětované výplaty peněz osobě zmocněné příjemcem lze provádět na podkladě jedné písemné plné moci příjemcovy, zmocňující k opětovaným výběrům; takovou plnou moc si pokladník ponechá v úschově, což poznamená na pokladním dokladu; na přání hlavního (vedoucího) účetního nebo pracovníka jím zmocněného je však pokladník povinen předložit takovou plnou moc ke kontrole podle § 13 odst. 4. Plná moc se po jejím odvolání nebo po uplynutí doby její platnosti uschová v účetním archivu a poznamená se na ní datum zániku její platnosti.

(1) Při příjmu hotovosti musí být plátci vždy vydána podepsaná stvrzenka, obsahující název organisace, číslo stvrzenky, datum, jméno nebo název plátce, účel platby, částku číslicemi i slovy a podpis pokladníka nebo inkasisty. Stvrzenka je buď kopií příjmového pokladního dokladu nebo je ve zvláštních knížkách.

(2) Zvláštní knížky stvrzenek vede v evidenci v evidenční knize stvrzenek hlavní (vedoucí) účetní nebo pracovník jím zmocněný, který je vydává na potvrzení pokladníkovi nebo inkasistovi. Stvrzenky musí být před vydáním očíslovány. Prvopis stvrzenky obdrží plátce, jedna kopie se připojí k pokladnímu dokladu a druhá (juxta) musí zůstat trvale v knížce, k níž se také připojí zkažené stvrzenky. Použitá knížka stvrzenek musí být vrácena pracovníku, který je odpovědný za jejich evidenci a vydávání. Při vrácení použitých knížek s juxtami musí pracovník, který vede jejich evidenci, kontrolovat, zda jsou připojeny v knížce všechny juxty i zkažené stvrzenky.

(3) Při výběru hotovosti z banky nebo při příjmu došlém prostřednictvím poštovních úřadů se stvrzenky uvedené v odstavci 1 nevydávají.

(4) O provádění zápisů do stvrzenek platí předpisy o účetních dokladech; opravování stvrzenek není však dovoleno.

(1) Výplaty mezd se provádějí na podkladě výplatních listin. Výplatní listiny nebo jejich úhrn musí být podepsány vedoucím organisace a hlavním (vedoucím) účetním nebo pracovníky jimi určenými.

(2) Provádí-li se výplata mezd místně odděleným složkám (školám, jeslím, ozdravovnám a pod.), podepíše vedoucí složky nebo pracovník jím určený výplatní listiny před výplatou mezd jednotlivým příjemcům: svým podpisem potvrzuje oprávněnost příjemců převzít jim poukazované mzdy.

(3) Na podkladě úhrnných seznamů mohou být prováděny také jiné hromadné výplaty, které musí být rovněž podepsány vedoucím organisace a hlavním (vedoucím) účetním nebo pracovníky jimi určenými. Pokud nebyly vyplaceny v jednom dnu všechny částky uvedené v seznamu, vyhotoví se na výplaty provedené každého dne jeden výdajový doklad a k poslednímu výdajovému dokladu se seznam připojí.

(4) U příjemců, kteří nejsou pokladníkovi osobně známi, poznamená pokladník ve výplatní listině nebo v jiném seznamu průkaz totožnosti.

(5) Při výplatách mezd mohou být podpisy příjemců ve výplatní listině nahrazeny podpisem na výplatním sáčku nebo na zvláštním listě. Vedoucí organisace v dohodě s hlavním (vedoucím) účetním je povinen zajistit řádné uschování výplatních sáčků a zvláštních listů.

(6) Po skončení výplaty, nejpozději však v poslední den lhůty stanovené pro složení nevyplacených mezd na běžný účet cizích prostředků u banky, je pokladník povinen
Po kontrole těchto zápisů ve výplatní listině se vystaví téhož dne výdajový pokladní doklad na úhrn skutečně vyplacených částek, nebo se k tomu účelu použije výplatní listiny.
V organisacích s velkým počtem organisačních složek mohou provádět výplatu mezd na základě písemného příkazu vedoucího organisace vedle pokladníků též jiní pracovníci. Výplaty mezd však nesmějí provádět pracovníci, kteří tyto mzdy sami zúčtovali. Pokladník si dá řádně potvrdit převzetí částek pracovníky určenými k výplatě mezd.

(1) Každá organisace, po případě každá její složka, smí vést jen jednu pokladní knihu podle vzoru, který stanoví ministerstvo financí v dohodě se státním úřadem statistickým.**)

(2) Pokladní kniha musí být vázaná a platí pro ni, jakož i pro provádění zápisů a oprav v ní, předpisy o účetních knihách. Na úvodní stránce musí být vyznačen limit.

(3) V pokladní knize nutno denně vykazovat zůstatek pokladní hotovosti, s nímž pokladník porovná stav hotovosti v pokladně a připojí k němu svoji šifru. Pokladní kniha se uzavírá ve lhůtách stanovených hlavním (vedoucím) účetním organisace s ohledem na počet denních pokladních případů, vždy však k začátku prvního dne každého měsíce.

(4) Pokladník odevzdá všechny doklady o provedených operacích denně nebo ve lhůtách stanovených hlavním (vedoucím) účetním organisace účtárně a současně předloží pokladní knihu. Hlavní (vedoucí) účetní nebo pracovník jím zmocněný potvrdí v pokladní knize převzetí dokladů a provede kontrolu zápisů, zejména také s hlediska účelového použití peněz; případné neshody v účelovém použití se vyrovnají při nejbližším výběru z banky. Je-li pokladní kniha vedena propisem, převezme hlavní (vedoucí) účetní nebo pracovník jím zmocněný jeden exemplář zápisu s doklady, což potvrdí v pokladní knize.

(1) Dodržování pokladní kázně organisacemi kontrolují jejich nadřízené orgány zpravidla při dokladových revisích finanční činnosti a banka.

(2) Organisace jsou povinny k tomu účelu sdělit orgánům banky na jejich požádání veškeré údaje a předložit jim doklady o svých pokladních operacích.

(3) Porušování pokladní kázně oznámí banka vedoucímu organisace a zároveň navrhne opatření k zjednání nápravy do určité lhůty. Jestliže vedoucí organisace nezjedná nápravu ve stanovené lhůtě, požádá banka o zákrok orgán nadřízený organisaci.