Ukládání písemností účetní evidence v účetním archivu.

(1) Písemnosti účetní evidence se musí ukládat do účetního archivu nejpozději v těchto lhůtách:

(2) Popsané volné listy účetních knih, které se nezakládají nově pro každý účelní rok, se musí ukládat do účetního archivu alespoň jednou ročně.

(1) Písemnosti účetní evidence ve vázaných knihách se ukládají do účetního archivu zpravidla samostatně. Účetní knihy na volných listech, účetní doklady a ostatní písemnosti účetní evidence na volných listech se ukládají v určitých souborech (na př. deník, po případě jednotlivé deníky, hlavní kniha v uspořádání podle účtového rozvrhu, účetní doklady v pořadí jejich čísel).

(2) Při tvoření souborů se přihlíží také k předpisům o utajování a k tomu, aby písemnosti téhož souboru měly stejnou uschovací lhůtu podle § 91 odst. 1 účetních zásad.

(1) Jednotlivé soubory písemností účetní evidence se před uložením do účetního archivu sváží v knihu nebo spojí do svazků jiným způsobem (na př. v pořadačích, převázáním, sešitím). Na přední desce nebo na hřbetě každé vázané knihy a na přední desce (listu) nebo na hřbetě svazku se uvede

(2) Jednotlivé vázané knihy a svazky se označí číselným nebo jiným znakem podle předem stanoveného pořádku.

(1) Ukládané vázané knihy a svazky se zapisují jednotlivě do archivní knihy. Zápis musí obsahovat údaje uvedené v § 23, s výjimkou označení účetní jednotky a označení příloh.

(2) Ustanovení § 2 odst. 1 platí pro archivní knihu přiměřeně.

(1) Písemnosti účetní evidence lze vydávat z účetního archivu pouze se souhlasem hlavního (vedoucího) účetního nebo pracovníka jím zmocněného, mimo účetní jednotku se souhlasem jejího vedoucího a hlavního (vedoucího) účetního.

(2) Místo vydaných knih, svazků nebo jednotlivých písemností se v účetním archivu zařadí vložka (list) s poznámkou, která musí obsahovat alespoň

(3) Vydání písemností účetní evidence z účetního archivu a jejich vrácení se poznamená u příslušného zápisu v archivní knize, není-li o vydání a vrácení písemností vedena jiná evidence (na př. uspořádaným uschováváním průpisů vložek podle odstavce 2).

(1) Písemnosti účetní evidence, které se týkají doby před účinností účetních zásad, pokud se zřetelem k dosud platným uschovacím lhůtám nesměly být do tohoto dne již skartovány, se v účetním archivu uschovávají:

(2) Písemnosti uvedené v odstavci 1 se musí uložit do účetního archivu v uspořádání podle dosavadních předpisů nejpozději do šesti měsíců po začátku účinnosti této vyhlášky; ustanovení §§ 21 až 23 se na tyto písemnosti nevztahují, ustanovení § 24 se nevztahuje na písemnosti uvedené v odstavci 1 písm. c) a d).

(1) Zanikne-li účetní jednotka, která nemá nadřízené účetní jednotky, je povinen její právní nástupce převzít její účetní archiv a uschovávat písemnosti v něm uložené podle § 91 účetních zásad a podle § 27 této vyhlášky. Není-li právního nástupce, je likvidující orgán povinen po dokončení likvidace požádat o převzetí písemností účetní evidence krajský archiv; písemnosti jím nepřevzaté se zničí nebo odvedou do sběru bez ohledu na uschovací lhůty.

(2) Při rozdělení účetních jednotek a při vyčlenění a začlenění jejich částí rozhodne o případném rozdělení písemností uložených v účetním archivu a o jejich převzetí nadřízená účetní jednotka.

a) písemnosti účetní evidence, které se netýkají celého účetního roku (na př. deníky na volných listech, sborníky, účetní doklady), vždy do dvou měsíců po uplynutí posledního měsíčního účetního období, kterého se týkají,

b) písemnosti účetní evidence, které se týkají celého účetního roku (na př. hlavní knihy na volných listech, knihy použitých listu hlavní knihy, účtové rozvrhy), do měsíce po doručení zprávy o schválení ročních účetních výkazů,

c) písemnosti účetní evidence, které se týkají několika účetních roků (na př. účetní knihy, které se nezakládají nově pro každý účetní rok, archivní knihy), do měsíce po jejich uzávěrce.

a) označení účetní jednotky,

b) označení knihy nebo svazku podle jeho obsahu,

c) označení účetního období (měsíc, čtvrtletí, rok), po případě jiné vymezení doby, které se kniha nebo svazek týká (na př. od… do…),

d) počet listů (kusů) a počet a označení příloh, nejde-li o účetní doklady.

e) číslo prvního a posledního účetního dokladu, jde-li o účetní doklady.

a) údaje podle § 23 nebo — jde-li o vydání jednotlivé písemnosti — její bližší označení (na př. název, číslo), počet a označení jejích příloh a číslo svazku, do něhož patří,

b) údaj, komu se písemnosti vydávají,

c) podpis osob, které dávají souhlas k vydání písemností,

d) datum vydání písemností,

e) potvrzení o převzetí písemností s podpisem přejímajícího.

a) knihy účetních závěrek a mzdové listy, po případě jiné obdobné zápisy, trvale,

b) knihy finančního účetnictví, po případě jiné obdobné účetní zápisy, účtové rozvrhy a účetní doklady finančního účetnictví alespoň po dobu deseti let následujících po účetním roce, kterého se týkají,

c) knihy provozního, investičního, skladního a mzdového účetnictví a jiných pomocných účetních zápisů s výjimkou mzdových listů, po případě jiné obdobné účetní zápisy, alespoň po dobu pěti let následujících po účetním roce, kterého se týkají,

d) ostatní písemnosti účetní evidence alespoň po dobu tří let následujících po účetním roce, kterého se týkají,