BĚŽNÁ ÚČETNÍ EVIDENCE

Účetní zápisy

Otevírání a uzavírání účtů

Účetní knihy

Účetní doklady

Celkové uspořádání běžné účetní evidence

Forma účetních zápisů a ostatních zápisů v účetní evidenci

Opravy v účetních knihách a v ostatních písemnostech účetní evidence

Kontrola běžné účetní evidence

Výsledná kalkulace vlastních nákladů

a) věcného uspořádání (soustavné neboli systematické zápisy) a

b) časového uspořádání (časové neboli chronologické zápisy).

(1) Soustavné zápisy se provádějí na účtech, přičemž se účetní případy třídí a seskupují

a) v syntetické evidenci na syntetických účtech stanovených účtovou osnovou a

b) v analytické evidenci, ve které se zapisují podle potřeb organizace podrobněji rozvedené nebo doplněné údaje zápisů na jednotlivých syntetických účtech, a to nejméně v rozsahu stanoveném směrnicemi k účtové osnově.

(2) Peněžni částky vyplývající ze zápisů analytické evidence musí odpovídat příslušným peněžním částkám na syntetickém účtu (účtech), k němuž (k nimž) se analytická evidence vede.

(3) Časové zápisy stejnorodých účetních případů lze sbírat (sborníkovat) v obdobích nejdéle měsíčních a pak zachycovat jejich údaje soustavnými zápisy hromadně.

(1) Syntetická evidence se vede jen v peněžních jednotkách.

(2) Analytická evidence se vede v peněžních jednotkách nebo v jednotkách množství nebo v obojích jednotkách podle povahy hospodářských operací a podle potřeb organizace. Vede-li se jen v jednotkách množství, je nutno zajistit vazbu v peněžních jednotkách alespoň v souhrnu (např. kontrolními soupiskami zůstatků) na zápisy syntetické evidence.

(1) Organizace musí vést všechny syntetické účty stanovené účtovou osnovou, pokud jsou pro ně dány účetní případy.

(2) Každá organizace sestaví na každý rok účtový rozvrh, v němž podle účtové osnovy uvede názvy a číselná označení syntetických, popřípadě i analytických účtů nutných k zachycení účetních případů, které se mohou během roku vyskytnout. Vznikne-li během roku potřeba dalších syntetických, popřípadě i analytických účtů, účtový rozvrh se doplní.

(1) Časové zápisy se provádějí v deníku (denících) podle účetních dokladů a musí zachycovat účetní případy jednotlivě. Je však dovoleno jedním zápisem zachycovat více jednotlivých stejnorodých účetních případů, jsou-li zahrnuty v jednom původním účetním dokladu nebo vyhotoví-li se na ně sběrný účetní doklad (§ 22).

(2) Při vedení deníku lze postupovat i tak, že účetní doklady za určité časové období kratší než měsíc (např. za dekádu) se napřed roztřídí na skupiny podle věcného uspořádání a teprve účetní doklady každé skupiny se zaúčtují podle jejich časového uspořádání.

(3) Od vedení deníků lze upustit pro úseky běžné účetní evidence vedené formou sestav (§ 14) na sebe navazujících, jsou-li účetní případy zachyceny podle jednotlivých účetních dokladů v sestavách uspořádaných soustavně a jsou-li jednotlivé účetní doklady uschovávány v takovém pořádku, aby je bylo možno snadno vyhledat podle jednotlivých účetních zápisů a naopak.

a) ke dni, k němuž se v nově zřízených organizacích sestaví zahajovací rozvaha,

b) k začátku následujícího dne, k němuž se účty uzavírají podle § 13 odst. 1, pokračuje-li organizace ve své činnosti, popřípadě ke dni, jímž zahájila likvidaci. Stavy aktiv a pasív, jimiž se účty otevírají, musí navazovat na stavy aktiv a pasív, jimiž byly účty uzavřeny.

(1) Účty syntetické evidence a zásadně i analytické evidence se musí po vyúčtování všech účetních případů roku řádně uzavřít (účetní uzávěrka) ke konci posledního dne roku (roční rozvahový neboli bilanční den). Účty analytické evidence základních prostředků podle inventárních předmětů se uzavírají jen při vyřazení těchto předmětů.

(2) Účetní uzávěrku je nutno v organizaci provést také ke dni zahájení její likvidace nebo ke dni jejího zániku bez likvidace. V těchto případech je nutné také sestavit mimořádnou rozvahu.

(3) Při účetní uzávěrce je třeba na účtě uvést jeho zůstatek. Pokračuje-li se v příštím roce na témže účtovém listě, je třeba nové zápisy zřetelně oddělit od zápisů předchozího roku.

(1) Při používání volných listů je nutno

a) opatřit účtové listy pro každý účet a deníkové listy pro každý deník před započetím účtování pořadovými čísly stránek (listů), počínajíc číslem 1 od nového založení účetních knih,

b) sečíst nebo saldovat účtované peněžní částky a účtovaná množství na konci každé stránky (listu) a zajistit spojitost součtů nebo sald s dalšími zápisy,

c) udržovat listy tvořící účetní knihu v určitém souboru (např. v lístkovnici, v pořadačích) podle předem stanoveného pořádku,

d) nově zakládat knihu syntetické evidence (hlavní knihu) na volných listech pro každý rok.

(2) Každá organizace musí vést seznam účtů zvlášť podle jednotlivých účetních knih, pro které používá volných účtových listů, v knize použitých listů tak, aby na jejím podkladě mohla být bezpečně prokázána úplnost účetní knihy. Mzdové listy se do knihy použitých listů nezapisují. Kniha použitých listů musí být buď vázaná a platí pak pro ni přiměřeně ustanovení o vázaných účetních knihách, nebo na volných listech a platí pak pro ni přiměřeně ustanovení odstavce 1 písm. a) a c).

(3) Kniha použitých listů pro syntetickou, popřípadě analytickou evidenci může být spojena s účtovým rozvrhem. Knihy použitých listů pro analytickou evidenci mohou být také spojeny s knihami sloužícími k jiným účelům v účetní evidenci.

(1) Při vedení běžné účetní evidence formou sestav (§ 14) je nutno mít a udržovat v běžném stavu přehledně uspořádaný seznam sestav s označením a popisem každé sestavy.

b) kdy a za jaké období, popřípadě ke kterému dni se vyhotovuje,

(2) Seznam sestav musí obsahovat pro každou sestavu schema jejího horizontálního i vertikálního uspořádání a údaje o tom,

c) z kterých písemností účetní evidence, popřípadě z kterých jejích údajů se vyhotovuje,

a) kterou účetní knihou nebo kterou jinou písemností běžné účetní evidence sestava je,

d) ke kterým dalším sestavám nebo jiným zápisům v účetní evidenci se používá jejích údajů.

a) v záhlaví každé sestavy nebo na zvláštním listu pro více sestav se stejně uspořádanými sloupci uvést výstižné označení jednotlivých sloupců (sloupcové záhlaví) nebo označení sestavy podle seznamu sestav,

(3) Při používání sestav je nutno

b) listy jedné sestavy pořadově očíslovat nebo je svázat (slepit, sešít) do knihy nebo je trvale spojit (slepením, sešitím) do jediného pásu, nejsou-li peněžní částky a množství na každém listu sečteny nebo saldovány a není-li zajištěna jejich spojitost se zápisy na dalším listu.

(4) Sestavy, které jsou nutnou součástí běžné účetní evidence, se musí vyhotovovat nejvýše za období jednoho měsíce.

(1) V každé vázané účetní knize se před započetím účtování pořadově očíslují stránky nebo listy (folia), počínajíc číslem 1, a počet očíslovaných stránek (listů) se uvede v poznámce na začátku nebo na konci knihy.

(2) Ve vázané účetní knize obsahující také perforované listy se ustanovení odstavce 1 týká jen pevných listů. Perforované listy se očíslují shodně s příslušným pevným listem.

a) jednotlivých hospodářských operací v nich zachycených,

b) jednotlivých účetních operací v nich zachycených (např. účetních převodů, oprav účetních zápisů).

b) vnitřní, jestliže vyplývají z vnitřní činnosti organizace; vnitřními účetními doklady mohou být také písemnosti operativně technické evidence, pokud mají náležitosti původního účetního dokladu (odstavec 2).

(1) Původní účetní doklady ověřující provedení hospodářských operací jsou

a) vnější, jestliže vyplývají ze styku organizace s vnějškem (např. vydané a přijaté faktury, doklady o příjmu a výdaji peněžních prostředků na účtech u peněžních ústavů, doklady pokladní),

a) název účetního dokladu, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,

c) datum vyhotovení účetního dokladu (popřípadě v něm obsaženého příkazu k provedení hospodářské operace), a jde-li o vnější účetní doklady došlé, také datum jejich doručení,

(2) Původní účetní doklady ověřující provedení hospodářských operací musí mít alespoň tyto náležitosti:

b) označení účastníků hospodářské operace,

d) popis obsahu hospodářské operace a datum nebo období jejího provedení, neshoduje-li se s datem vyhotovení účetního dokladu nebo nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,

e) peněžní částku nebo údaj o množství, popřípadě obojí, podle povahy hospodářské operace,

f) podpisy osob odpovědných za provedení hospodářské operace.

(3) Původní účetní doklady ověřující provedení hospodářských operací musí být vyhotoveny ve lhůtách stanovených zvláštními předpisy, a není-li takových lhůt, neprodleně po dokončení ověřované hospodářské operace.

a) vnějších, které téhož dne došly, byly odeslány, vyhotoveny, proplaceny nebo pod.,

b) vnitřních za jedno měsíční období.

(1) Pro účetní zápis může být místo jednotlivých původních účetních dokladů o stejnorodých hospodářských nebo účetních operacích vyhotoven sběrný účetní doklad. Do jednoho sběrného účetního dokladu se však mohou shrnout nejvýše údaje původních účetních dokladů

(2) Sběrný účetní doklad musí obsahovat alespoň

a) název, vyjadřující, že jde o sběrný účetní doklad, a označení vnitřní složky organizace, která jej vyhotovila,

b) datum vyhotovení a období, za které jsou v něm shrnuty údaje původních účetních dokladů,

c) označení hospodářských nebo účetních operací v něm zachycených, nevyplývá-li již z názvu,

e) podpis vyhotovitele.

d) úhrn peněžních částek nebo též údajů o množství buď rozepsaný podle jednotlivých původních účetních dokladů s odvoláním na ně, nebo původními účetními doklady jinak snadno prokazatelný,

(3) Je nutno zajistit, aby bylo možné snadno vyhledat jednotlivé původní účetní doklady podle jednotlivých položek sběrného účetního dokladu a naopak.

(1) Účetní pracovníci musí původní účetní doklady před jejich zaúčtováním přezkoušet, pokud jde o úplnost předepsaných náležitostí a o oprávněnost osob, které nařídily, schválily nebo provedly hospodářské nebo účetní operace doklady ověřované. Kromě toho je musí přezkoušet, i pokud jde o početní správnost číselných údajů v dokladech obsažených a o přípustnost ověřovaných operací, není-li možno zajistit, aby je po těchto stránkách přezkušovali především pracovníci příslušných organizačních útvarů.

(2) Obdobně musí účetní pracovníci přezkoušet i původní účetní doklady shrnuté do sběrného účetního dokladu nejpozději před jeho zaúčtováním. Zároveň se musí přezkoušet sběrné účetní doklady, pokud jde o úplnost předepsaných náležitostí, o početní správnost číselných údajů v nich obsažených a o jejich shodu s původními účetními doklady do nich shrnutými.

(1) Pro opravy účetních dokladů platí přiměřeně ustanovení § 34 odst. 1. K opravovanému zápisu se připojí datovaná poznámka o provedení opravy, podepsaná osobou (osobami) odpovědnou za správnost opravovaného údaje.

(2) V původních účetních dokladech, které se týkají operací pokladních nebo ve styku s peněžními ústavy, nejsou dovoleny opravy náležitostí uvedených v § 20 odst. 2.

(1) Běžná účetní evidence a zápisy v ní musí být uspořádány tak, aby umožnily snadnou orientaci, zejména také orgánům vnější kontroly.

(2) Účetní knihy a ostatní písemnosti běžné účetní evidence je nutno vést tak, aby se zabránilo dodatečnému měnění nebo doplňování (falšování) účetních zápisů a jiných zápisů v běžné účetní evidenci. Volné řádky nebo prázdné plochy mezi jednotlivými účetními zápisy lze vynechat zpravidla jen tehdy, je-li to odůvodněno účetní technikou; jinak je nutno volná místa proškrtnout, nejde-li o volné řádky nebo o prázdné plochy mezi formálně uzavřenými částmi účetních zápisů (např. mezi jednotlivými účty).

(1) Každá organizace musí mít a udržovat v běžném stavu seznam všech účetních knih, obsahující pro každou z nich alespoň název, odpovídající jejímu obsahu, popřípadě též vymezení její funkce v souboru všech písemností běžné účetní evidence. U sestav jej nahrazuje seznam podle § 16 odst. 1 a 2.

(2) Z jednotlivých volných listů účetní knihy musí být patrno, ke které účetní knize patří a kterého období se týkají. Volné listy knihy analytické evidence musí být označeny také číselným znakem syntetického účtu, k němuž se kniha vede.

(3) Každá vázaná účetní kniha musí být označena názvem podle odstavce 1 a obdobím, kterého se týká. Ve vázané účetní knize pro soustavné zápisy musí být veden a běžně doplňován seznam v ní otevřených účtů s uvedením stránky (listu), na které každý z nich začíná. Seznam účtů ve vázané hlavní knize může být spojen s účtovým rozvrhem.

(4) Jednotlivé účty musí být v záhlaví označeny názvem, odpovídajícím jejich obsahu, a číselným nebo jiným znakem podle předem stanoveného pořádku, syntetické účty shodně s účtovým rozvrhem. V sestavách stačí, dá-li se bezpečně určit účet z jeho obsahu.

(5) Ostatní písemnosti běžné účetní evidence musí být označeny názvem, odpovídajícím jejich obsahu, a dále obdobím, kterého se týkají, popřípadě dnem, k němuž byly sestaveny, nevyplývá-li to z jejich obsahu. Skládá-li se písemnost z více částí (listů, příloh), které spolu nejsou pevně spojeny, musí být jednotlivé části označeny tak, aby nemohly vznikat pochybnosti, ke které písemnosti patří.

(6) Mohlo-li by dojít k záměně písemností běžné účetní evidence různých organizací (např. při jejich vydání z organizace), musí být označeny tak, aby nemohly vznikat pochybností, které organizaci patří. To platí přiměřeně i o písemnostech běžné účetní evidence, které se týkají jen některé vnitřní složky organizace v případech, kdy je běžná účetní evidence podle těchto složek decentralizována.

(1) V běžné účetní evidenci je nutno zabezpečit spojitost mezi účetními doklady a účetními zápisy a spojitost účetních zápisů téhož účetního případu.

b) poznámkou (vyznačením) o zaúčtování a

c) číslováním nebo jiným označováním účetních dokladů, popřípadě pořádkem, ve kterém se ukládají.

a) účtovacím předpisem, pokud způsob zaúčtování nevyplývá přímo z úpravy účetních dokladů; účtovacím předpisem se stanoví alespoň syntetické účty a jejich strany, na které se účetní doklad zaúčtuje, a jde-li o složitý účetní zápis též rozpis příslušných peněžních částek,

(2) V účetních dokladech, podle nichž se účtuje, se spojitost mezi nimi a účetními zápisy vyjadřuje

a) účetní zápis na straně Má dáti (Dal) jednoho syntetického účtu má souvztažné zápisy na straně Dal (Má dáti) více syntetických účtů,

(3) V účtovacím předpisu lze stanovit složité účetní zápisy, při nichž

b) účetní zápis na straně Má dáti (Dal) několika syntetických účtů má souvztažné zápisy na straně Dal (Má dáti) více syntetických účtů, jen tehdy, jsou-li podmíněny povahou hospodářské operace zachycené v původním účetním dokladu.

(1) Účetní zápisy je nutno provádět prostředkem zaručujícím jejich trvanlivost, zejména perem nebo strojem. Při ručním propisování účetních zápisů a v analytické evidenci je dovoleno používat inkoustové tužky.

(2) Účetní zápisy není dovoleno provádět těsnopisem.

(3) Účetní zápisy je nutno provádět pečlivě, zejména též čitelně.

(4) Účetní zápisy se nesmějí opravovat přepisováním, vymazávat, vyškrabovat, ani jiným způsobem činit zcela nebo zčásti nečitelnými.

a) doplňkovým zápisem, byla-li na správné účty (správný účet) a na jejich správné strany (správnou stranu) zapsána nižší peněžní částka,

b) částečným červeným stornem, byla-li na správné účty (správný účet) a na jejich správné strany (správnou stranu) zapsána vyšší peněžní částka,

c) úplným červeným stornem a podle potřeby novým účetním zápisem v ostatních případech; takto je dovoleno postupovat i při opravách peněžních částek a jejich zaúčtování v případech uvedených pod písm. a) a b),

d) zápisem chybně zaúčtovaných peněžních částek na opačné strany účtů a podle potřeby novým účetním zápisem, nezkreslují-li se tím obraty účtů potřebné jako ukazatele v účetních výkazech.

(1) V účetních knihách je dovoleno provést opravy peněžních částek a jejich zaúčtování i tak, že se opravovaná část původního zápisu přeškrtne tenkou čarou, aby zůstala čitelná, a nad ni, popřípadě na jiné místo (např. na druhou stranu účtu, na jiný účet, na jiný řádek deníku) se napíše nový zápis. Tohoto způsobu se smí použít jen do té doby, dokud nebyly ještě předloženy účetní výkazy za období, jehož se oprava týká.

(2) K opravovanému zápisu se připojí datovaná poznámka o provedení opravy, podepsaná pracovníkem oprávněným k jejímu provedení, pokud povaha opravy nevyžaduje zvláštního dokladu.

(3) Místo opravování sestavy v případech uvedených v odstavci 1 je dovoleno vyhotovit novou správnou sestavu.

(1) Formální správnost údajů běžné účetní evidence se musí kontrolovat alespoň jednou za měsíc ke konci posledního dne měsíce, a to přezkoušením podvojnosti zápisů syntetické evidence, číselné shody údajů soustavných a časových zápisů a číselné shody údajů syntetické a analytické evidence za uplynulé období. Shodu údajů syntetické evidence základních prostředků a jejich analytické evidence podle inventárních předmětů však stačí přezkušovat alespoň jednou ročně ke dni inventarizace základních prostředků.

c) jejich obraty za sledovaný měsíc (od začátku roku),

(2) Podvojnost zápisů syntetické evidence a číselná shoda jejích údajů s údaji časových zápisů se přezkušuje na podkladě předvahy, která musí pro jednotlivé syntetické účty obsahovat alespoň

a) jejich číselná označení,

b) jejich zůstatky k začátku prvního dne sledovaného měsíce (k začátku prvního dne roku), popřípadě rozvedené na aktivní a pasívní,

d) jejich zůstatky ke konci posledního dne měsíce, popřípadě rozvedené na aktivní a pasívní, s vyznačením spojitosti mezi nimi a položkami rozvahy, není-li tato spojitost zajištěna jiným způsobem.

(3) Číselná shoda údajů syntetické a analytické evidence se přezkušuje podle obratů nebo zůstatků příslušných účtů. Nevyplývá-li tato číselná shoda přímo z účetních knih (při použití určité účetní techniky) nebo z jiných písemností účetní evidence, musí se jako podklad k jejímu přezkoušení sestavit ke každému syntetickému účtu kontrolní soupiska z obratů nebo zůstatků příslušných analytických účtů. Kontrolní soupisku však není třeba sestavovat ze mzdových listů.

(4) V rozpočtových organizacích může předvaha místo obratů uvedených v odstavci 2 písm. c) obsahovat součty (obraty od začátku roku včetně zůstatku k začátku prvního dne roku). Stejně se pak postupuje u kontrolních soupisek (odstavec 3).

(1) Věcnou správnost údajů běžné účetní evidence je nutno zabezpečovat soustavou organizačních a kontrolních opatření, aby byly všechny doklady zaúčtovány správnými částkami do patřičného období a na správné účty.

(2) Věcná správnost údajů běžné účetní evidence se kontroluje periodicky inventarizací hospodářských prostředků.

(1) Výsledná kalkulace vlastních nákladů se sestavuje z údajů běžné účetní evidence nebo z účetních dokladů, popřípadě s využitím údajů operativně technické evidence a statistiky.

(2) Pokud si to nevyhradí ústřední orgán, určí nižší nadřízené orgány, v kterých případech musí podřízené organizace sestavovat výsledné kalkulace vlastních nákladů.

(1) Výsledná kalkulace vlastních nákladů se sestavuje pro jednotlivé kalkulační jednice podle stanoveného odborového kalkulačního vzorce a pokynů k němu.

(2) Kalkulační jednicí se rozumějí výrobky a výkony, popřípadě jejich části nebo skupiny, vymezené množstvím, časem nebo jiným způsobem.

(3) Výsledná kalkulace vlastních nákladů musí být srovnatelná s jejich předběžnou kalkulací.

(1) Vlastní náklady kalkulační jednice se zachycují v kalkulačních listech, pokud nevyplývají přímo z analytické evidence.

(2) Údaje o nákladech v kalkulačních listech, pokud nevyplývají z běžné účetní evidence, musí být doloženy doklady, pro něž platí přiměřeně ustanovení o účetních dokladech.