UKLÁDÁNÍ A ÚSCHOVA PÍSEMNOSTÍ ÚČETNÍ EVIDENCE

(1) Písemnosti účetní evidence, jakmile jich není třeba k běžným účtárenským pracím a lze z nich vytvořit ucelené soubory, se uspořádaně podle předem stanoveného pořádku ukládají do uzamknutelných místností nebo skříní odděleně od jiných písemností (účetní archiv) a svěří se do opatrování určenému pracovníku. V účetním archívu zůstanou písemnosti účetní evidence uloženy po přechodnou dobu stanovenou uschovacími lhůtami, než po skartaci dojde k jejich trvalému uložení do podnikových nebo jiných archívů.**)

(2) Před uložením do účetního archívu musí být písemnosti účetní evidence uspořádaně uschovány na jiných místech, zpravidla pod odpovědností pracovníků, kteří jich používají k své práci, a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození.

(3) O ztrátě nebo zničení písemností účetní evidence, jakož i o takovém jejich poškození, jímž byly zničeny nebo se staly nečitelnými části jejich obsahu, se musí sepsat zápis. Je-li důvodné podezření, že ztráta, zničení nebo poškození písemností byly způsobeny trestným činem nebo přestupkem byť i neznámého pachatele, je nutno uvědomit o věci písemně přímo nadřízený orgán a místně příslušné oddělení veřejné bezpečnosti.

(4) Obdobně jako písemnosti účetní evidence se musí uspořádaně uschovávat i evidenční listy o době zaměstnání a výdělku pro účely sociálního zabezpečení zaměstnanců a členů výrobních družstev, a to do té doby, pokud nevznikne povinnost je odevzdat orgánům sociálního zabezpečení podle zvláštních předpisů.*) Tyto evidenční listy se však do účetního archívu neukládají.

(1) Písemnosti účetní evidence ve vázaných knihách se ukládají do účetního archívu zpravidla samostatně. Účetní knihy na volných listech, účetní doklady a ostatní písemnosti účetní evidence na volných listech se ukládají v určitých souborech (např. deník, popřípadě jednotlivé deníky, hlavní kniha v uspořádání podle účtového rozvrhu, účetní doklady v pořadí jejich čísel, inventarizační zápisy s inventurními seznamy), které se spojí do svazků označených podle jejich obsahu. Při tvoření souborů se přihlíží také k předpisům o utajování, které jsou touto vyhláškou nedotčeny, a k tomu, aby písemnosti téhož souboru měly stejnou uschovací lhůtu.

(2) Ukládané knihy a svazky se zapisují jednotlivě do vázané archívní knihy, která patří k písemnostem účetní evidence a pro kterou platí přiměřeně ustanovení této vyhlášky o vázaných účetních knihách. Zápis musí obsahovat datum uložení a takové údaje, aby se podle nich dala spolehlivě zjistit totožnost jednotlivých knih a svazků.

(1) Písemnosti účetní evidence lze vydávat z účetního archívu pracovníkům organizace jen na potvrzení.

(2) Vydávat písemnosti účetní evidence, i neuložené dosud v účetním archívu, orgánům nebo osobám mimo organizaci je dovoleno jen se souhlasem jejího vedoucího. Osobně lze písemnost vydat jen na potvrzení, při zasílání poštou nebo pod. je nutno o vydání písemnosti vyhotovit záznam.

(1) Při zániku organizace a převodu celého jejího majetku a všech závazků do jiné organizace převezme její písemnosti účetní evidence přejímající organizace.

(2) Při vynětí částí majetku nebo závazků z organizace a jejich převodu do jiné nebo více jiných organizací se rozdělí a převezmou také příslušné písemnosti účetní evidence. Jejich rozdělení a převzetí zajistí ve vzájemné dohodě nadřízené orgány, které nařídily změny.

(3) Dojde-li k zániku organizace likvidací bez právního nástupce, rozhodne o dalším uložení a úschově písemností účetní evidence nadřízený orgán, který nařídil likvidaci. Tam, kde nadřízený orgán není, je orgán, který provádí likvidaci, povinen naložit s písemnostmi účetní evidence v závěru likvidace podle ustanovení § 91 bez ohledu na uschovací lhůty.

(1) Lhůty pro úschovu písemností účetní evidence v účetním archívu upravují účetní zásady.

(2) Děrné štítky a obdobné pomůcky pro práci na strojích na děrné štítky a na samočinných počítačích, které obsahují napsané nebo natištěné údaje tvořící součást písemností účetní evidence (zejména sdružené štítky), se ukládají a uschovávají v účetním archívu podle ustanovení platných pro příslušné písemnosti. Ostatní děrné štítky, děrné pásky apod. nejsou písemnostmi účetní evidence a není třeba je v účetním archívu uschovávat.

(1) Po uplynutí uschovacích lhůt se písemnosti účetní evidence vyřadí z účetního archívu podle platných předpisů o vyřazování (skartaci) písemností, a předpisů o archivnictví.*) Vyřazení se zaznamená v archívní knize a doklady o něm se uschovají jako její příloha.

(2) K vyřazení knih analytické evidence pohledávek a dluhů, účetních dokladů, popřípadě i jiných písemností účetní evidence, které vyplývají z přímého styku s cizinou před 1. lednem 1949 (§ 26 odst. 4 účetních zásad), je třeba souhlasu. Ústředního likvidátora peněžních ústavů a podniků.