(3) Pracovník dopravce uvede v zápisu předběžně zjištěnou nebo pravděpodobnou příčinu poškození (ztráty) zásilky. Krátký zápis je možno provést přímo v přepravní listině, a to průpisem ve všech jeho dílech, které jsou při sepsání zápisu k dispozici. Jinak se vyhotoví samostatný zápis, který se stává přílohou přepravní listiny; přepravce obdrží jeden průpis zápisu. Dopravce je oprávněn svým odborným zaměstnancem sepsat dodatečně u příjemce a ve spolupráci s ním podrobný zápis o rozsahu poškození nebo ztráty zásilky a o všech okolnostech rozhodných pro zjištění odpovědnosti organizací a osob na přepravě zúčastněných.