(1) Okolnosti, které mohou zakládat odpovědnost plavebního podniku, cestujících a přepravců, se zjišťují zpravidla zápisem, který je podkladem pro uplatňování práv. Zápisy musí být sepsány nestranně podle zjištěných skutečností a musí podávat jasný a přesný popis všech okolností rozhodných pro zjištění odpovědnosti plavebního podniku nebo přepravce.

(2) Zjistí-li plavební podnik porušenost nebo neúplnost zásilky, nebo okolnosti tomu nasvědčující, je povinen zjistit stav zásilky a sepsat o tom zápis. Správnost zjištění obsažených v zápisu potvrdí podpisem osoby, které se zúčastnily jeho sepsání.

(3) Zjistí-li příjemce zásilky při jejím odběru zjevnou porušenost nebo neúplnost zásilky, anebo okolnosti tomu nasvědčující, je povinen požádat plavební podnik nejpozději při převzetí zásilky o sepsání zápisu. Dokud plavební podnik nesepíše požadovaný zápis, není příjemce povinen zásilku převzít.

(4) Při úplné ztrátě zásilky je odesílatel nebo příjemce povinen požádat o sepsání zápisu do jednoho měsíce od uplynutí dodací lhůty stanovené tímto přepravním řádem. Plavební podnik je povinen sepsat zápis ihned po uplynutí jednoho měsíce od uplynutí dodací lhůty stanovené tímto přepravním řádem.