(4) V odůvodněných případech mohou organizace poskytnout svým pracovníkům (včetně pokladníka) nebo svým složkám, u kterých nebyla zřízena pokladna na drobné provozní výdaje, stálé zálohy k vyúčtování určené tak, aby odpovídaly nejvýše měsíční potřebě. Poskytne-li organizace v jednotlivém případě stálou zálohu v částce nad 600,- Kčs, je povinna oznámit to současně pobočce banky, která je oprávněna požadovat snížení takové stálé zálohy, zjistí-li, že není řádně obhospodařována nebo využívána. Při obhospodařování stálých záloh je nutné řídit se těmito zásadami:

a) pracovníci nebo složky organizací, kterým byly poskytnuty stálé zálohy, jsou povinni vést o výdajích z těchto záloh pokladní záznam v pokladních a podobných výkazech,

b) s přihlédnutím k výši stálé zálohy určí vedoucí organizace, která z ustanovení platných pro vedení pokladny budou uplatněna i pro vedení stálých záloh (např. § 9),

c) stálá záloha se doplňuje na podkladě předloženého vyúčtování s doklady, které musí být provedeno nejméně jednou za měsíc, a to nejpozději do 7 dnů po uplynutí měsíce,

d) stálou zálohu je nutno vyúčtovat vždy do konce roku tak, aby její případné překročení mohlo být uhrazeno z prostředků běžného roku. Je-li naproti tomu vyúčtování stálé zálohy zůstatkové a zůstatek není do konce roku odveden, připojí se k jejímu vyúčtování záznam o inventarizaci zbývající hotovosti (§ 22).