Skartační řízení

(1) Ve skartačním řízení se vyřazují písemnosti, které jsou nadále nepotřebné pro činnost státních orgánů a socialistických organizací (dále jen „organizace“). Tyto písemnosti se posuzují podle kritérií stanovených pro archiválie (§ 1). Písemnosti posouzené jako archiválie se odevzdají do archivní péče. Zničí se pouze písemnosti, které nemají trvalou dokumentární hodnotu jako archiválie.

(2) Organizace dbají, aby písemnosti vzniklé z jejich činnosti, popřípadě z činnosti jejich předchůdců, a to včetně došlých písemností, byly řádně vyřazovány podle zákona a této vyhlášky.

(3) Při zániku organizací přecházejí povinnosti dbát o vyřazení písemností ve skartačním řízení a další povinnosti stanovené v § 6 zákona na jejich právní nástupce, popřípadě na orgány pověřené likvidací organizací.

(4) Za řádné provádění skartačního řízení odpovídají vedoucí organizací, popřípadě jiní jejich pracovníci, kteří provádějí toto řízení z pověření vedoucích organizací.

(5) Písemností, které při skartačním řízení byly určeny ke zničení, lze použít pouze jako průmyslových surovin, pokud vzhledem k zvláštní povaze vyřazovaných písemností není stanoven jiný způsob jejich zničení.

(1) Příslušné ústřední orgány vydají se souhlasem ministerstva vnitra České socialistické republiky (dále jen „ministerstvo vnitra“) a ve lhůtě s ním dohodnuté skartační řády pro sebe a své přímo řízené složky, popřípadě dosavadní skartační řády upraví. Pro národní výbory vydá skartační řád ministerstvo vnitra v dohodě s ministerstvy (ústředními orgány státní správy), které řídí výkon státní správy v příslušném odvětví (úseku). Pro organizace a zařízení řízené nebo spravované národními výbory vydají se souhlasem ministerstva vnitra a ve lhůtě s ním dohodnuté skartační řády ministerstva (ústřední orgány státní správy), do jejichž působnosti náleží odvětví (úseky) řízené a spravované národními výbory.

(2) Skartační řád blíže upraví postup při vyřazování písemností v podmínkách odvětví řízeného příslušným ústředním orgánem nebo spadajícího do oboru jeho působnosti, popřípadě obsahuje též vzor skartačního návrhu (§ 7), vzor protokolu o skartačním řízení (§ 8) a jiné pomůcky pro provádění skartačního řízení.

(1) Nevydají-li ústřední orgány skartační plán jako součást skartačního řádu, jsou organizace povinny postupem stanoveným ve skartačním řádu upravit své dosavadní skartační plány a v případě, že skartační plán dosud nemají, jsou povinny jej sestavit. Skartační plány obsahují v souladu se spisovým plánem, popřípadě s jiným plánem uspořádání písemností, skartační lhůty pro jednotlivé druhy písemností, pokud nejsou stanoveny zvláštními předpisy,¹) jakož i skartační znaky A, S, V pro písemnosti (odstavec 3).

(2) Skartační lhůty počínají běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení písemnosti. Skartačními lhůtami se stanoví doba, po kterou písemnosti zůstávají uloženy u příslušných organizací. Výjimečně mohou organizace, pokud písemnosti nezbytně potřebují pro svou činnost, skartační lhůtu prodloužit po předchozím projednání s příslušným archivním orgánem (§ 6).

(3) Skartační znaky označují jednotlivé písemnosti, které po uplynutí skartačních lhůt se ve skartačním řízení navrhnou k předání do příslušného archivu (skartační znak „A“) nebo k zničení (skartační znak „S“) anebo k posouzení, má-li se písemnost předat do archivu nebo má-li se zničit (skartační znak „V“).

(1) Archivními orgány jsou archivy, které dohlížejí na vyřazování písemností a přitom posuzují jejich trvalou dokumentární hodnotu,²) popřípadě jiné archivy pověřené posuzováním písemností,³) a ministerstvo vnitra (odstavec 2).

(2) Ministerstvo vnitra dohlíží na vyřazování písemností a posuzuje přitom jejich trvalou dokumentární hodnotu, jde-li o skartační řízení u těch ústředních státních orgánů a státních a jiných socialistických organizací, které mají archivy zvláštního významu, jakož i v dalších případech, ve kterých si to vyhradí.⁴)

(1) Po uplynutí skartačních lhůt se provede skartační řízení.

(2) Organizace předloží příslušnému archivnímu orgánu návrhy na vyřazení písemností, které pro svoji další činnost nepotřebují (dále jen „skartační návrhy“). Skartační návrhy se předkládají archivnímu orgánu v pravidelných lhůtách s ním dohodnutých; nedojde-li k dohodě, určí lhůty archivní orgán.

(3) Ke skartačním návrhům organizace připojí seznamy všech písemností, které jsou předmětem skartačního řízení. Písemnosti jsou rozděleny do skupin podle skartačních znaků A a S; do těchto skupin organizace rozdělí též písemnosti označené skartačním znakem V (§ 5 odst. 3).

(4) Organizace mohou zřídit k vypracování skartačních návrhů skartační komisi; zvláštní předpisy o povinném zřízení skartační komise nejsou dotčeny.⁵)

(1) Archivní orgán při dohledu na vyřazování písemností přezkouší návaznost skartačního návrhu na předchozí skartační řízení a zjistí stav péče o písemnosti a další předpoklady řádného průběhu skartačního řízení; přezkoumá správnost a úplnost skartačního návrhu, posoudí dokumentární hodnotu vyřazovaných písemností podle stanovených kritérií, schvaluje protokol o skartačním řízení a uděluje souhlas k zničení písemností, které nemají trvalou dokumentární hodnotu archiválií; upozorňuje na nedostatky, které zjistí, a navrhne jejich odstranění, popřípadě uložení příslušné sankce.

(2) Bude-li při archivním zpracování převzatých archiválií zjištěno, že byly kromě archiválií převzaty též písemnosti, které hodnotu archiválií nemají, budou na podkladě rozhodnutí archivního orgánu dodatečně určeny k zničení; o tom se sepíše protokol.

(3) Archiválie se stává odevzdáním do archivu předmětem archivní péče (§ 15 odst. 1 zákona), ze které se nesmí bez souhlasu archivního orgánu vyjmout.