Skartační řízení

(1) Ve skartačním řízení se vyřazují písemnosti, které již nejsou potřebné pro činnost státních orgánů a socialistických organizací (dále jen „organizace“). Tyto písemnosti se posuzují podle kritérií stanovených v § 1. Písemnosti posouzené ve skartačním řízení jako archivní dokumenty se odevzdají do archivní péče (§ 16 odst. 1 zákona). Písemnosti, které nemají trvalou dokumentární hodnotu, a proto nejsou archivními dokumenty, se zničí (§ 6 odst. 2 a 3 zákona).

(2) Organizace dbají, aby písemnosti, které pocházejí z jejich činnosti nebo z činnosti jejích předchůdců, a to včetně došlých písemností, byly řádně a pravidelně vyřazovány podle zákona a této vyhlášky.

(3) Při zániku organizací přecházejí povinnosti dbát o vyřazení písemností ve skartačním řízení a další povinnosti stanovené v § 6 zákona na jejich nástupce, popřípadě na orgány pověřené likvidací organizací.

(4) Za řádné a pravidelné vyřazování písemností ve skartačním řízení odpovídají vedoucí organizací, popřípadě jimi pověření pracovníci organizací.

(5) Písemnosti, které byly při skartačním řízení určeny ke zničení, lze použít jen jako průmyslovou surovinu, pokud není vzhledem k jejich zvláštní povaze stanoven jiný způsob zničení.

(6) Při odevzdávání vyřazených písemností ke zničení jsou organizace povinny předložit písemný
souhlas archivního orgánu (§ 7 a 8), že odevzdávané písemnosti lze zničit.

(1) Příslušné ústřední orgány vydají se souhlasem ministerstva vnitra Slovenské socialistické republiky (dále jen „ministerstvo vnitra“) a ve lhůtě s ním dohodnuté skartační řády pro sebe a pro organizace ve své působnosti, popřípadě upraví dosavadní skartační řády. Pro národní výbory vydá skartační řád ministerstvo vnitra v dohodě s ministerstvy a jinými ústředními orgány státní správy, které řídí výkon státní správy v příslušném odvětví (úseku). Pro organizace a zařízení řízené nebo spravované národními výbory vydají se souhlasem ministerstva vnitra a ve lhůtě s ním dohodnuté skartační řády ministerstva a jiné ústřední orgány státní správy, do jejichž působnosti náleží odvětví (úseky) řízené a spravované národními výbory.

(2) Skartační řád blíže upraví v souladu se zákonem a touto vyhláškou postup při vyřazování písemností v podmínkách celého odvětví (úseku) řízeného příslušným ústředním orgánem nebo náležícího do jeho působnosti; obsahuje i vzor skartačního návrhu a jeho příloh (§ 6), vzor protokolu o skartačním řízení (§ 8) a jiné pomůcky pro skartační řízení.

(1) Ústřední orgány vydají zároveň se skartačním řádem jako jeho součást skartační plán, který Je pomůckou k vyřazování jednotlivých druhů písemností v příslušném odvětví (úseku). Podle tohoto skartačního plánu si organizace upraví své dosavadní skartační plány a v případě, že skartační plán dosud nemají, jsou povinny jej sestavit. Skartační plány obsahují v souladu se spisovým, popřípadě s ukládacím plánem, uspořádání písemností podle jejich věcného obsahu, dále skartační lhůty pro jednotlivé druhy písemností, pokud tyto lhůty nejsou stanoveny zvláštními předpisy¹), a skartační znaky „A“, „S“, „V“ pro písemnosti (odstavec 3).

(2) Skartačními lhůtami se stanoví doba, po kterou písemnosti zůstávají uloženy v ústředních nebo zvláštních spisovnách organizací. Skartační lhůty počínají běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení písemnosti. Jestliže organizace nadále nutně potřebují písemnosti pro svou činnost, mohou skartační lhůtu po projednání s příslušným archivním orgánem (§ 7) prodloužit. Skartační lhůty nelze zkrátit.

(3) Jednotlivé písemnosti se již před jejich uložením do ústřední nebo zvláštní spisovny organizace označují skartačními znaky, podle nichž se po uplynutí skartačních lhůt navrhnou při vyřazování ve skartačním řízení, jsou-li označeny

(1) Po uplynutí skartačních lhůt se provede vyřazení písemností ve skartačním řízení.

(2) Organizace předloží příslušnému archivnímu orgánu (§ 7) písemný návrh na vyřazení písemností, které již nejsou pro její činnost potřebné (dále jen „skartační návrh“). Skartační návrhy se předkládají archivnímu orgánu v pravidelných lhůtách s ním dohodnutých; nedojde-li k dohodě, určí lhůty archivní orgán.

(3) Ke skartačnímu návrhu připojí organizace seznamy všech písemností, které jsou předmětem skartačního řízení. Písemnosti v těchto seznamech jsou roztříděny do skupin podle skartačních znaků „A“ a „S“; do těchto skupin organizace roztřídí též písemnosti označené skartačním znakem „V“.

(4) Organizace si mohou zřídit k vypracování skartačních návrhů skartační komisi; zvláštní předpisy o povinném zřízení skartační komise nejsou dotčeny.¹)

(1) Archivními orgány ve skartačním řízení jsou státní archivy, které podle § 18 až 23 zákona vykonávají dozor nad vyřazováním písemností a přitom posuzují, zda písemnosti mají trvalou dokumentární hodnotu (§ 2 odst. 2 zákona), dále archivy, které tímto posuzováním pověří ministerstvo vnitra, jakož i ministerstvo vnitra samo (§ 2 odst. 3 zákona).

(2) Ministerstvo vnitra jako archivní orgán dozírá na vyřazování písemností a posuzuje přitom jejich trvalou dokumentární hodnotu, jde-li o skartační řízení u těch orgánů a organizací, které spravují zvláštní archivy (§ 26 zákona), jakož i v dalších případech, ve kterých si to vyhradí.

(1) Archivní orgán při dozoru nad vyřazováním písemností ve skartačním řízení prověří, zda skartační návrh navazuje na předchozí skartační řízení, zjistí stav předarchivní péče o písemnosti (§ 6 zákona) a zda byly splněny další předpoklady pro řádný průběh skartačního řízení; odborně přezkoumá správnost a úplnost skartačního návrhu, zejména seznamy roztříděných písemností, posoudí podle stanovených kritérií a rozhodne, zda a které písemnosti navrhované na vyřazení mají trvalou dokumentární hodnotu, udělí písemný souhlas ke zničení písemností bez trvalé dokumentární hodnoty a schválí protokol o skartačním řízení; upozorní na zjištěné nedostatky a navrhne jejich odstranění, popřípadě uložení příslušného opatření za porušeni povinností (§ 30 zákona).

(2) Archivní dokument se po odevzdání do trvalého uschování příslušnému archivu stana předmětem archivní péče (§ 16 odst. 1 zákona), z níž nesmí být bez souhlasu archivního orgánu vyňat.

(3) Zjistí-li archiv při zpracování převzatých archivních dokumentů, že byly kromě archivních dokumentů převzaty též písemnosti, které nemají trvalou dokumentární hodnotu, budou tyto písemnosti rozhodnutím archivního orgánu dodatečně určeny k vyřazení; o vyřazení sepíše archiv protokol.

a) skartačním znakem „A“ (archiv), k předání do trvalé archivní péče příslušného archivu,

b) skartačním znakem „S“ (skart), ke zničení,

c) skartačním znakem „V“ (výběr), k opětovnému posouzení a k rozhodnutí, zda se má písemnost předat do trvalé archivní péče příslušného archivu nebo k zničení.