(1) Evidence, kterou zaměstnavatel vede o občanech pro účely důchodového pojištění, musí obsahovat tyto údaje:

a) příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, pohlaví, místo trvalého pobytu, státní občanství, a byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění,

b) rodné číslo,

c) vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění,

d) vyměřovací základ pojištěnce pro stanovení pojistného na důchodové pojištění za příslušná rozhodná období podle zvláštního zákona,⁵⁵)

e) dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény, dobu, po kterou trvala potřeba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo ošetřování jiné fyzické osoby v případech uvedených v § 39 zákona o nemocenském pojištění, nejde-li o osoby, které podle zákona o nemocenském pojištění nemají nárok na ošetřovné, a skutečnost, zda pojištěnec v žádosti o ošetřovné uvedl, že je osamělý, dobu, po kterou trvala potřeba poskytování dlouhodobé péče podle zákona o nemocenském pojištění, nejde-li o osoby, které nemají nárok na dlouhodobé ošetřovné, dobu, po kterou trvala podpůrčí doba u dávky otcovské poporodní péče podle zákona o nemocenském pojištění, a dobu před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu, do dne, který bezprostředně předchází dni porodu,

f) dobu pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci,

g) záznam, zda občan pobírá starobní důchod přiznaný podle § 31 zákona o důchodovém pojištění nebo starobní důchod se sníženým důchodovým věkem a o tom, kdo jej vyplácí; vyplácí-li důchod orgán sociálního zabezpečení Ministerstva obrany nebo Ministerstva vnitra, též datum vzniku nároku na tento důchod a číslo rozhodnutí o jeho přiznání,

h) jde-li o obchodní společnost za období před rokem 2014, seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést; to platí obdobně pro družstvo,

i) nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle zákona o důchodovém pojištění nebo uplatnil-li zaměstnanec, který byl nebo je účasten důchodového pojištění v cizině, nárok na slevu na pojistném na důchodové pojištění z důvodu pobírání starobního důchodu v plné výši, údaje o jeho pojištění v cizině,

j) dobu vojenské činné služby, nejde-li o vojáky z povolání.

(2) Zaměstnavatel dále vede evidenci
potvrzení podle písmen a) a b) je zaměstnavatel povinen vystavit občanu do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti o jeho vystavení.

a) o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech,

b) o zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácela před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech;

(3) Zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, kteří pracují v zaměstnání v hornictví se stálým pracovištěm pod zemí v hlubinných dolech (dále jen „zaměstnání v hlubinném hornictví“), dále vede pro účely stanovení důchodového věku podle § 37c odst. 1 zákona o důchodovém pojištění o těchto zaměstnancích
zaměstnavatel sděluje údaje podle písmen b) a d) České správě sociálního zabezpečení za každý kalendářní měsíc prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení podle zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen „jednotné měsíční hlášení“).

a) jejich seznam,

b) evidenci o směnách, v nichž bylo zaměstnání v hlubinném hornictví po převážnou část směny vykonáváno pod zemí v hlubinných dolech,

c) název povolání, které vykonává zaměstnanec v zaměstnání v hlubinném hornictví, a popisy pracovních činností, které vykonává zaměstnanec v těchto povoláních; při zpracování těchto popisů a označení názvu povolání se používají pracovní činnosti a názvy povolání obsažené v Národní soustavě povolání⁸³), přičemž se zároveň uvede, že pracoviště tohoto zaměstnance má charakter stálého pracoviště pod zemí v hlubinných dolech,

d) záznam o dni dosažení nejvyšší přípustné expozice;

(4) Zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, kteří vykonávají rizikové práce podle § 37d odst. 2 zákona o důchodovém pojištění (dále jen „rizikové práce“), nebo zaměstnance, kteří vykonávají práce člena výjezdové skupiny zdravotnické záchranné služby⁸⁸), operátora zdravotnického operačního střediska a pomocného operačního střediska zdravotnické záchranné služby a záchranáře horské služby (dále jen „zdravotnický záchranář“) nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku, dále vede pro účely stanovení důchodového věku podle § 37e zákona o důchodovém pojištění o těchto zaměstnancích
zaměstnavatel sděluje údaje podle písmene b) České správě sociálního zabezpečení za každý kalendářní měsíc prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení; to neplatí, jde-li o zaměstnance, který je příslušníkem ozbrojených sil.

a) jejich seznam; jde-li o výkon rizikových prací, vede pro účely § 37d odst. 2 zákona o důchodovém pojištění zaměstnavatel ve své evidenci též údaje o rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví, jímž byla práce zařazena do čtvrté kategorie,

b) evidenci o době výkonu rizikových prací a o době výkonu prací zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku v jednotlivých směnách a v jednotlivých kalendářních měsících; doba výkonu těchto prací v kalendářním měsíci se stanoví v celých hodinách, přičemž zbytek minut nižší než 60 se považuje za 1 hodinu, a působí-li při výkonu práce na zaměstnance současně více faktorů pracovních podmínek, pro které se práce považuje za rizikovou práci, hodnotí se tato doba pouze jednou,

(5) Občané předkládají potvrzení uvedená v odstavci 2 v souvislosti se žádostí o přiznání důchodu. Na základě údajů sdělovaných podle odstavce 3 sestaví Česká správa sociálního zabezpečení potvrzení o výkonu zaměstnání se stálým pracovištěm pod zemí v hlubinných dolech v kalendářním roce. Na základě údajů sdělovaných podle odstavce 4 sestaví Česká správa sociálního zabezpečení potvrzení o počtu směn výkonu rizikové práce nebo práce zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku podle § 37d odst. 2 až 4 zákona o důchodovém pojištění v kalendářním roce; počet směn se stanoví tak, že se úhrn hodin výkonu rizikové práce nebo práce zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku v jednotlivých kalendářních měsících vydělí číslem 8, přičemž zbytek hodin nižší než 8 se považuje za 1 směnu. Potvrzení podle věty druhé a třetí zpřístupní Česká správa sociálního zabezpečení zaměstnancům prostřednictvím elektronické aplikace portálu České správy sociálního zabezpečení stejným způsobem a ve stejných lhůtách jako evidenční list důchodového pojištění (dále jen „evidenční list“); ustanovení § 39 odst. 2 se použije obdobně. Jde-li o příslušníka ozbrojených sil, vyhotoví potvrzení podle věty třetí zaměstnavatel s tím, že toto potvrzení předloží příslušnému orgánu sociálního zabezpečení spolu s evidenčním listem důchodového pojištění nebo na výzvu tohoto orgánu postupem podle § 39 odst. 3; zaměstnavatel je dále povinen vyhotovit stejnopisy tohoto potvrzení a předat jeden stejnopis příslušníku spolu se stejnopisem evidenčního listu, přičemž pro tyto stejnopisy platí § 38 odst. 5 obdobně.

(6) Jde-li o osobu samostatně výdělečně činnou a o osobu dobrovolně účastnou důchodového pojištění, vede příslušná územní správa sociálního zabezpečení v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění. Územní správa sociálního zabezpečení je na žádost osoby samostatně výdělečně činné a osoby dobrovolně účastné důchodového pojištění povinna vydat jí potvrzení o době trvání účasti na důchodovém pojištění a o vyměřovacím základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a to nejpozději do jednoho měsíce ode dne, kdy jí žádost této osoby byla doručena. Územní správa sociálního zabezpečení zasílá příslušnému plátci důchodu potvrzení o výši vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na důchodové pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti za kalendářní rok, který bezprostředně předchází roku přiznání důchodu osobě samostatně výdělečně činné.⁵⁶)

(7) Jde-li o osoby vedené v evidenci krajské pobočky Úřadu práce jako uchazeči o zaměstnání, vede příslušná krajská pobočka Úřadu práce v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění. Krajská pobočka Úřadu práce zasílá České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím ministerstva údaje o době, po kterou uchazeči o zaměstnání náležela podpora v nezaměstnanosti nebo podpora při rekvalifikaci, a době, po kterou tato podpora v nezaměstnanosti nebo podpora při rekvalifikaci nenáležely, a to vždy po uplynutí kalendářního roku. Ustanovení odstavce 6 věty druhé platí zde přiměřeně.

(8) Jde-li o osoby, které pečují o dítě v případech uvedených v § 5 odst. 2 písm. h) a v § 102 odst. 6 zákona o důchodovém pojištění, vede Úřad práce České republiky v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění. Úřad práce České republiky zasílá České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím ministerstva tyto údaje po uplynutí kalendářního roku. Ustanovení odstavce 6 věty druhé platí zde přiměřeně.

(9) Jde-li o osoby se zdravotním postižením při teoretické a praktické přípravě pro zaměstnání nebo jinou výdělečnou činnost, vede zaměstnavatel nebo vzdělávací zařízení, u nichž se příprava provádí, v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění. Ustanovení odstavce 6 věty druhé platí zde přiměřeně.

(10) Zaniká-li obchodní společnost [odstavec 1 písm. h)] bez právního nástupce, je povinna předat údaje uvedené v odstavci 1 písm. h) územní správě sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd, a to nejpozději do dne výmazu obchodní společnosti z obchodního rejstříku; to platí obdobně pro družstvo.