MANIPULACE S UTAJOVANOU PÍSEMNOSTÍ

(1) Zásilku s utajovanými písemnostmi (dále jen „zásilka“) přijímá pověřená osoba nebo osoba určená k tomuto převzetí (podatelna). Převezme-li zásilku osoba k tomu určená, předá ji neprodleně pověřené osobě k zaevidování. Převzetí zásilky se doručiteli potvrdí podpisem, a to způsobem zaručujícím trvanlivost písma (inkoustem, propisovacím perem apod. ), datem a otiskem razítka orgánu státu nebo organizace.

(2) Vyskytne-li se u doručené zásilky vnější závada (např. nejsou-li na obálkách otisky razítka nebo jsou poškozeny, případně je roztržena obálka nebo je zřejmé, že se s obsahem utajovaných písemností mohla seznámit nepovolaná osoba), sepíše o tom pověřená osoba nebo osoba určená k přebírání zásilek neprodleně úřední záznam. Kopie úředního záznamu se zašle odesílateli.

(3) Zjistí-li se po otevření obálky nebo obalu zásilky, že utajovaná písemnost byla určena jinému adresátovi, příjemce ji neprodleně zašle správnému adresátovi nebo vrátí zpět odesílateli. Na titulní straně utajované písemnosti se uvede „Došlo omylem“, označení a adresa orgánu státu nebo organizace, která utajovanou písemnost omylem obdržela, datum a podpis pověřené osoby.

(1) Všechny utajované písemnosti, doručené nebo vznikající v orgánu státu nebo organizaci, se evidují v příslušných administrativních pomůckách uvedených v § 5 odst. 1 písm. a) nebo f). Evidenci provádí nebo zajišťuje pověřená osoba.

(2) Utajované písemnosti stupně utajení „Přísně tajné“ se evidují v samostatném jednacím protokolu. Utajované písemnosti stupně utajení „Tajné“, „Důvěrné“ a „Vyhrazené“ se mohou evidovat v jednom jednacím protokolu.

(3) Na doručené utajované písemnosti se vyznačí
Tyto údaje mohou být vyznačeny formou podacího razítka.

(4) Orgán státu nebo organizace mohou, pro účely zaznamenávání pohybu utajované písemnosti z jednacích protokolů na organizační útvary, které jednací protokoly nevedou, zřídit na těchto organizačních útvarech pomocné jednací protokoly. Zaznamenávání pohybu utajované písemnosti v pomocných jednacích protokolech se provádí podle zásad stanovených v odstavci 2. Do pomocných jednacích protokolů se utajované písemnosti zapisují pod přidělenými pořadovými čísly jednacího protokolu.

(5) Je-li utajovaná písemnost převzata, např. při úředních jednáních, poradách nebo kontrolách, bude neprodleně předána pověřené osobě k zaevidování v jednacím protokolu. Při přepravě takovéto utajované písemnosti je nutné dodržet podmínky ustanovení § 19.

(6) Doručené zásilky opatřené na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ pověřená osoba neotevírá, evidují se neotevřené a předávají se nejkratší cestou adresátovi. Adresát neprodleně sdělí pověřené osobě další údaje potřebné k zaevidování utajované písemnosti v jednacím protokolu.

(7) Ten, kdo utajovanou písemnost vytváří nebo mu byla přidělena, ji zaznamenává v přidělené manipulační knize. Záznam se provede neprodleně po přijetí utajované písemnosti nebo přidělení čísla jednacího pro vznikající utajovanou písemnost. Osoba, která se s utajovanou písemností pouze seznamuje bez přidělení, nezaznamenává toto seznámení ve své manipulační knize, ale potvrdí je v kontrolním listě utajované písemnosti.

(8) Při předpokládaném větším počtu utajovaných písemností k téže věci (připomínky, stanoviska nebo dílčí zprávy) lze založit k příslušnému číslu jednacímu sběrný arch (příloha č. 7 této vyhlášky), což se vyznačí v jednacím protokolu.

(9) Na konci kalendářního roku se jednací protokol uzavře tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování nových pořadových čísel a čísel jednacích v tomto roce. Pod podtržením se uvede záznam o počtu použitých čísel jednacích, který podepíše pověřená osoba a její nadřízený.

(1) Oprava evidenčního zápisu v administrativních pomůckách se provede takto:

(2) Obdobně se provádějí opravy zápisů v administrativních pomůckách uvedených v § 5 odst. 1 písm. f) s tím, že se vyznačí jména osob, které opravy provedly. Po vytištění těchto pomůcek vyznačené osoby připojí své vlastnoruční podpisy.

(1) Na utajovanou písemnost listinného charakteru se uvede název orgánu státu nebo organizace, kde utajovaná písemnost vznikla, číslo jednací, stupeň utajení, číslo výtisku, počet listů, počet příloh a počet jejich listů.

(2) Číslo výtisku, počet listů, počet příloh a počet jejich listů se uvede na přední stranu prvního listu, v pravé horní části, pod stupeň utajení. Počet příloh a jejich listů se vyjádří zlomkem, jehož čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet listů (příloha č. 8 této vyhlášky). Listy nebo stránky utajované písemnosti musí být průběžně číslovány. Listy nebo stránky příloh se číslují samostatně. Listy utajované písemnosti, jakož i listy jednotlivých příloh musí být sešity nebo jinak pevně spojeny.

(3) Příloha se označuje číslem jednacím utajované písemnosti tak, že se na přední stranu prvního listu v pravé horní části uvede: „Příloha č. . . . k č. j.: . . .“. Stupeň utajení každé utajované přílohy se vyznačuje stejným způsobem jako na utajované písemnosti. Příloha musí mít vlastní vyznačení počtu listů. Manipulace s utajovanou písemností, která obsahuje přílohy různých stupňů utajení, se řídí podle nejvyššího stupně utajení. S odpojenou přílohou se manipuluje podle jejího stupně utajení.

(1) Číslo jednací utajované písemnosti tvoří

(2) Za číslem jednacím mohou být uvedeny další údaje nebo znaky stanovené orgánem státu nebo organizací. Tyto údaje nebo znaky se od čísla jednacího oddělují pomlčkou (příloha č. 8).

(3) U stanovených utajovaných spisů soudů a státních zastupitelství lze ve spisové značce uvádět zkratku stupně utajení za touto značkou, od které je oddělena lomítkem. Tyto spisy musí být však vždy vedle spisové značky označeny i jednacím číslem utajované písemnosti.

(1) Poznámky nebo dílčí informace obsahující utajovanou skutečnost se zaznamenávají pouze do poznámkového sešitu nebo knihy, upravených podle ustanovení § 5 odst. 3, nebo na nosné médium provozované v certifikovaném technickém prostředku. Evidenci vydaných poznámkových sešitů nebo knih vede pověřená osoba.

(2) Ten, kdo utajovanou písemnost zpracoval, vydá k vyhotovení čistopisu pokyny (v kolika výtiscích má být utajovaná písemnost vyhotovena, kterým adresátům se mají odeslat apod. ). Čistopisy utajované písemnosti se pořizují jen v počtu uvedeném v rozdělovníku. Ten, kdo vyhotovuje čistopisy, vadné nebo nadpočetné výtisky zničí. Po vyhotovení čistopisů zpracovatel utajované písemnosti koncepty, které nejsou zapsány v poznámkovém sešitě nebo knize, neprodleně zničí.

(1) Nosná média a jiné materiály, které obsahují utajované skutečnosti, se opatří popisným štítkem, na který se uvede název orgánu státu nebo organizace, kde utajovaná písemnost vznikla, číslo jednací nebo jiné evidenční číslo, resp. příloha k číslu jednacímu a stupeň utajení.

(2) Nosná média a jiné materiály, které obsahují utajované skutečnosti, se při odesílání opatří průvodním listem, který obsahuje náležitosti uvedené v § 11.

(1) Opisem, kopií, překladem nebo výpisem se pro účely této vyhlášky rozumí vyhotovení písemného záznamu nebo určitého počtu výtisků utajované písemnosti.

(2) Z utajované písemnosti stupně utajení „Přísně tajné“ může být opis, kopie nebo výpis vyhotoven pouze na základě písemného souhlasu statutárního orgánu nebo pověřené osoby orgánu státu nebo organizace, ve které utajovaná písemnost vznikla. Písemný souhlas obsahuje číslo jednací utajované písemnosti, počet výtisků, důvod vyhotovení, jméno a podpis toho, kdo souhlas udělil, a datum, kdy byl souhlas udělen. Písemný souhlas se přiloží k originálu utajované písemnosti.

(3) Z utajované písemnosti stupně utajení „Tajné“, „Důvěrné“ nebo „Vyhrazené“ může být opis, kopie nebo výpis vyhotoven pouze se souhlasem přímého nadřízeného, zapsaným na této utajované písemnosti.

(4) Vyhotovení překladu utajované písemnosti je možné pouze s písemným souhlasem přímého nadřízeného, zapsaným na této písemnosti.

(5) Na utajovanou písemnost, ze které se vyhotovuje opis, kopie, překlad nebo výpis, se vyznačí datum vyhotovení, počet výtisků, důvod vyhotovení, jméno osoby, která vydala souhlas, a jméno a podpis toho, kdo je vyhotovil.

(6) Výpis z utajované písemnosti se pořizuje pouze do poznámkového sešitu nebo knihy.

(7) Překlad utajované písemnosti se označí stejným stupněm utajení jako originál a eviduje se jako jeho další výtisk.

(1) Utajovaná písemnost se předává proti podpisu.

(2) Uvnitř orgánu státu nebo organizace se utajovaná písemnost předává proti podpisu v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu, doručovací knize nebo v manipulační knize. Předávání utajovaných písemností se uskutečňuje

(1) Utajovaná písemnost se odesílá ve 2 obálkách takto:

(2) Do vnitřní obálky s utajovanými písemnostmi stupně utajení „Přísně tajné“ a „Tajné“ se vloží stvrzenka o převzetí utajované písemnosti (příloha č. 9 této vyhlášky), kterou adresát potvrdí podpisem a otiskem razítka, opatří datem a neprodleně vrátí odesílateli. Vrácená stvrzenka se připojí k výtisku utajované písemnosti, pokud je u odesilatele určen k uložení.

(3) V případě, že utajovanou písemnost nelze vložit do obálky, vloží se do pevných obalů, které jsou zabezpečeny a označeny obdobným způsobem jako vnitřní, respektive vnější obálka.

(4) Do jedné obálky lze vložit utajované písemnosti stejného stupně utajení nebo utajované písemnosti stupně utajení „Důvěrné“ a „Vyhrazené“, odesílané témuž adresátovi.

(5) Utajovaná písemnost se předává k přepravě proti podpisu.

(1) Přepravou utajované písemnosti se pro účely této vyhlášky rozumí její doručení adresátovi mimo objekt orgánu státu nebo organizace.

(2) Přeprava utajované písemnosti se provádí

(1) Kurýr, který utajovanou písemnost bude přepravovat, se prokáže odesílateli platným osvědčením²) pro příslušný stupeň utajení.

(2) Utajované písemnosti stupně utajení „Přísně tajné“ nebo „Tajné“ přepravuje vždy 1 kurýr v doprovodu nejméně 1 osoby.

(3) Utajované písemnosti stupně utajení „Přísně tajné“ nebo „Tajné“ jsou vyloučeny z přepravy veřejnými dopravními prostředky, s výjimkou přepravy letecké a lodní.

(4) Utajovanou písemnost lze přepravovat pouze v přenosné schránce uvedené v § 6, která se uzamkne nebo zajistí proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem. Utajovanou písemnost, kterou z důvodu jejího rozměru nelze přepravovat v přenosné schránce, je nutné při její přepravě vhodným způsobem zakrýt tak, aby se zabránilo seznámení nepovolané osoby s touto utajovanou písemností.

(5) Utajovaný kryptografický materiál^2a) přepravují vždy 2 kurýři v doprovodu potřebného počtu osob.

a) název příjemce,

b) datum zaevidování,

c) číslo jednací příjemce.

a) původní zápis se přeškrtne tak, aby zůstal čitelný,

b) provede se zápis nový s uvedením data a čitelného podpisu osoby, která opravu provedla,

c) v případě změny stupně utajení se do jednacího protokolu uvede odkaz na číslo jednací, pod kterým byla utajovaná písemnost nově zaevidována (textová část přílohy č. 2). Obdobným způsobem se změna stupně utajení provede u vyřizované utajované písemnosti v pomocném jednacím protokolu, je-li veden, a v manipulační knize.

a) zkratka stupně utajení,

b) pořadové číslo příslušného jednacího protokolu,

c) lomítko,

d) rok, kdy bylo pořadové číslo přiděleno.

a) mezi organizačními útvary prostřednictvím jednacích protokolů,

b) uvnitř organizačního útvaru prostřednictvím pomocného jednacího protokolu, není-li jej, prostřednictvím jednacího protokolu.

a) na vnitřní obálce se v levé horní části uvede odesílatel, celé číslo jednací, v pravé horní části stupeň utajení a v dolní části adresát. Všechny spoje obálky se po celé délce přelepí lepicí páskou a opatří otisky razítka orgánu státu nebo organizace a podpisy pověřené osoby. Otisky razítka a podpisy musí přesahovat mimo lepicí pásku. Při použití průhledné lepicí pásky se otisky razítka a podpisy pověřené osoby touto páskou přelepí. Obálka s utajovanou písemností zasílaná kurýrní službou se označí nápisem „KURÝREM“. Má-li být zásilka otevřena pouze adresátem, označí se obálka nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“,

b) na vnější obálce se v případě odesílání utajované písemnosti poštou uvedou náležitosti jako u vnitřní obálky, nevyznačí se však stupeň utajení ani jeho zkratka v čísle jednacím. Obálka musí být takové kvality, aby údaje na vnitřní obálce nebyly čitelné. Utajovaná písemnost se poštou zasílá doporučeně s doručenkou,

c) v případě odesílání utajované písemnosti kurýrní službou je vnější obálkou vždy přenosná schránka uvedená v § 6.

a) kurýrní službou,

b) kryptografickými prostředky,

c) informačními systémy, nebo

d) poštou.

(1) Přenášením utajované písemnosti se pro účely této vyhlášky rozumí její doručování mimo objekt orgánu státu nebo organizace pro potřeby jednání, porad apod.

a) utajovanou písemnost stupně utajení „Přísně tajné“ lze přenášet pouze s písemným souhlasem statutárního orgánu nebo pověřené osoby, který mají osoby přenášející utajovanou písemnost u sebe,

(2) Utajovanou písemnost lze přenášet při dodržení ustanovení § 19 a těchto podmínek:

c) utajovanou písemnost stupně utajení „Důvěrné“ nebo „Vyhrazené“ lze přenášet pouze se souhlasem nadřízeného.

b) utajovanou písemnost stupně utajení „Tajné“ lze přenášet pouze s písemným souhlasem nadřízeného, který mají osoby přenášející utajovanou písemnost u sebe,

(3) Utajovaná písemnost se přenáší v zalepené obálce nebo uzavřeném obalu, na kterých je uveden název orgánu státu nebo organizace a vyznačen stupeň utajení.

(1) Po vyřízení se utajovaná písemnost vrací pověřené osobě k uložení. Pokud zpracovatel vrací utajovanou písemnost v zalepené obálce, obálku opatří vlastnoručním podpisem a uvede na ni číslo jednací, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

(2) Na výtisku utajované písemnosti, který je určen k uložení, se vyhotoví záznam a rozdělovník podle vzoru uvedeného v příloze č. 8.

(3) Vyřízené utajované písemnosti se ukládají podle čísel jednacích za sebou nebo podle problematik do spisových svazků. Na utajovanou písemnost zpracovatel před uložením uvede skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Na spisovém svazku s uloženými utajovanými písemnostmi se vyznačí takový stupeň utajení, který má utajovaná písemnost nejvyššího stupně utajení v něm uložená. Utajované písemnosti ukládané do spisového svazku se průběžně zapisují do seznamu uložených písemností, který je jeho součástí.

(4) V průběhu zpracování i po jejich vyřízení se utajované skutečnosti stupňů utajení „Vyhrazené“, „Důvěrné“ nebo „Tajné“ ukládají do úschovných objektů v zabezpečených oblastech nebo do zabezpečených oblastí. Utajované skutečnosti stupně utajení „Přísně tajné“ se ukládají pouze do úschovných objektů v zabezpečených oblastech,^2b) jsou-li splněny bezpečnostní standardy Úřadu.

(5) Vyřízená utajovaná písemnost se ukládá u pověřené osoby, odděleně od ostatních písemností.

(6) Administrativní pomůcky uvedené v § 5 odst. 1 a 2 se ukládají jako utajované písemnosti, k jejichž evidenci slouží.

(7) Úschovné objekty, ve kterých jsou uloženy utajované písemnosti, se za účelem zjištění neoprávněného vniknutí mohou pečetit nebo plombovat.

(1) Uloženou utajovanou písemnost lze zapůjčit na dobu nezbytně nutnou za těchto podmínek:

b) utajovanou písemnost lze zapůjčit pouze se souhlasem pověřené osoby,

a) utajovanou písemnost si může vypůjčit osoba určená ke styku s utajovanou skutečností příslušného stupně utajení a rozsahu činnosti, prokáže-li důvod výpůjčky,

c) zapůjčení utajované písemnosti se zaznamenává v zápůjční knize.

(2) Zapůjčené utajované písemnosti se v měsíci lednu každého roku vrací k zápůjční knize pro účely fyzické kontroly.

(1) Zabezpečená oblast a úschovný objekt, ve kterých se ukládají utajované písemnosti, musí být v době nepřítomnosti osob odpovědných za přístup do těchto zabezpečených oblastí a úschovných objektů (dále jen „odpovědná osoba“) uzamčeny. Odpovědné osoby disponují klíči od zabezpečených oblastí a úschovných objektů (dále jen „klíč“). Klíče se uschovávají v objektu, kde se zabezpečené oblasti nebo úschovné objekty nacházejí, a to v zapečetěné obálce, případně schránce, nebo o místě jejich uložení rozhodne pověřená osoba.

(2) Duplikáty klíčů se ukládají u pověřené osoby; není-li jí, u statutárního orgánu. Duplikáty klíčů jsou uloženy způsobem, který umožňuje kontrolu jejich použití.

(3) V době nepřítomnosti odpovědných osob může zabezpečenou oblast nebo úschovný objekt otevřít pouze jejich nadřízený nebo jím určená a pověřená osoba, a to za přítomnosti dalších nejméně 2 osob. O této skutečnosti se pořídí písemný záznam obsahující důvod otevření, které utajované písemnosti byly vyňaty či vloženy, jména a podpisy přítomných osob, časové údaje o otevření a uzavření a musí o ní být neprodleně informovány odpovědné osoby.

(4) Ztráta klíčů nebo jejich duplikátů musí být neprodleně oznámena nejbližšímu nadřízenému a pověřené osobě. Současně musí být neprodleně všechny utajované písemnosti umístěny v jiné zabezpečené oblasti nebo úschovném objektu. Není-li to z technických nebo jiných důvodů možné, musí být zajištěna ochrana utajovaných písemností jiným způsobem. Nebudou-li klíče nebo jejich duplikáty nalezeny a zabezpečená oblast nebo úschovný objekt mají být nadále používány pro ukládání utajovaných písemností, musí být dosavadní uzávěry nebo zámky vyměněny. Budou-li nalezeny dříve, než dojde k výměně uzávěrů nebo zámků, rozhodne o výměně pověřená osoba, podle povahy případu.

(1) Vyřazování utajované písemnosti se provádí podle zvláštního předpisu³) a podle skartačních řádů orgánů státu nebo organizací, pokud není stanoveno jinak.

(2) Utajovaná písemnost označená skartačním znakem S může být podrobena vyřazování po uplynutí doby její správní nebo pracovní potřeby, která je vyjádřena skartačním řádem orgánu státu nebo organizace.

(3) Vyřazování utajované písemnosti zajišťuje tříčlenná skartační komise ustanovená písemným rozhodnutím statutárního orgánu. Vedoucím skartační komise nesmí být osoba pověřená vedením jednacího protokolu. Skartační komise posoudí utajované písemnosti, u nichž uplynula skartační lhůta, a rozhodne o změně skartačního znaku V na A nebo S, případně o prodloužení skartační lhůty.

(4) Osoba pověřená vedením jednacího protokolu vypracuje návrh na vyřazení utajovaných písemností (skartační návrh) členěný podle skartačních znaků A nebo S. Uvnitř těchto skupin se utajované písemnosti zapíší podle čísel jednacích. Skartační návrh se předá příslušnému archivnímu orgánu k provedení odborné archivní prohlídky. Jde-li o orgán státu nebo organizaci, které mají zřízeny archivy zvláštního významu, předá se skartační návrh Ministerstvu vnitra a v ostatních případech příslušnému státnímu archivu. Utajované písemnosti předkládané k archivní prohlídce u příslušného státního archivu musí mít před provedením této prohlídky zrušen stupeň utajení. Archivní orgán po provedení archivní prohlídky vyznačí do skartačního návrhu případné změny.

(5) Po provedení odborné archivní prohlídky a po schválení skartačního návrhu se utajované písemnosti určené k archivaci předají příslušnému archivnímu orgánu proti potvrzení na skartačním návrhu. Utajované písemnosti určené ke zničení se zničí za přítomnosti skartační komise a jejich zničení potvrdí podpisem na skartačním návrhu 1 z jejích členů. Zničením se rozumí znemožnění rekonstrukce utajované písemnosti a identifikace utajované skutečnosti, kterou obsahovala. U vyřazených písemností se v příslušném jednacím protokolu škrtnou červeným inkoustem pořadová čísla a ve sloupci 16 se uvede záznam o vyřazení (textová část přílohy č. 2).

(6) Jednací protokoly se ukládají v příslušném archivu teprve tehdy, jestliže všechny v nich evidované utajované písemnosti byly vyřazeny.