(3) U sbírek čítajících více jak 3 000 věcí movitých nebo více jak 11 věcí nemovitých se vede vždy sbírková evidence dvoustupňová. Prvním stupněm je evidence přírůstků (dále jen „chronologická evidence“), která obsahuje záznamy podle odstavce 1 a vede se zpravidla v knize přírůstkové, druhým stupněm je katalog sbírkových předmětů, vedený zpravidla v knize inventární nebo na zvláštních katalogizačních listech (dále jen „systematická evidence“), který obsahuje rovněž údaje podle odstavce 1 a popřípadě další zpřesňující údaje o sbírkovém předmětu. Záznamy do chronologické evidence se provádějí bezprostředně po rozhodnutí o zařazení sbírkového předmětu do sbírky, záznamy do systematické evidence se provádějí po odborném posouzení sbírkového předmětu, nejpozději do 3 let po vyhotovení záznamu do chronologické evidence. Pro každou oborovou část sbírky označenou v bodě 4 tiskopisu uvedeném jako příloha č. 1 k této vyhlášce jsou záznamy systematické evidence vedeny zvlášť; evidenční čísla tvoří číselnou řadu. Záznamy v chronologické i systematické evidenci se vedou výhradně v listinné podobě a provádějí se ručně nebo tiskem z pomocné evidence vedené v elektronické podobě, systematická evidence může být vedena na více kopiích, které tvoří záložní katalogy. Pro případ zničení nebo ztráty musí být vždy systematická evidence vedena odděleně od evidence chronologické. Knihy, do nichž se provádějí záznamy a zvláštní katalogizační listy, musí být opatřeny razítkem a podpisem odpovědné osoby nebo evidenčním číslem sbírky, pod nímž je vedena v centrální evidenci sbírek (dále jen „centrální evidence“); listy knih musí být průběžně číslovány.