(1) Evidence vnějších změn v listinné podobě je uchovávána jako celistvý soubor. Každý záznam vnější změny vždy obsahuje

(2) Pokud je listinná podoba evidence vnějších změn vytvářena tiskovým výstupem z evidence v digitální podobě, tiskne se jednou ročně.

(3) Evidenci vnějších změn podle odstavců 1 a 2 vedou archivy v základní evidenci, pokud nejde o základní evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce.

a) číslo archivu z číselníku archivů a kulturně vědeckých institucí vedeného ministerstvem (dále jen „číselník archivů“), který archiválie vede v základní evidenci,

b) číslo vnější změny, které je jedinečné a neměnné v příslušném archivu,

c) číslo evidenčního listu archivního souboru, k němuž se vnější změna vztahuje,

d) datum vnější změny,

e) důvody vnější změny (např. úbytek delimitací celého archivního souboru, přírůstek k existujícímu archivnímu souboru) a druh vnější změny, pokud jde o přírůstek (např. ve skartačním řízení, mimo skartační řízení, dar),

f) číslo jednací nebo jiná jednoznačná identifikace dokumentu týkající se vnější změny,

g) údaje o původci archiválií, pokud jde o přírůstek a nejde o delimitaci, v rozsahu podle § 18 odst. 3 zákona,

h) údaje o předávající fyzické nebo právnické osobě, pokud není stejná jako původce archiválií, podle § 18 odst. 3 zákona,

i) časový rozsah archiválií obsažených ve vnější změně, kterým je dolní a horní časová hranice archiválií, dolní časová hranice datace prior a horní časová hranice datace posterior; u jednotlivých dat se označí, zda jde o odhad,

2. metráž zpracovaná, určená počtem běžných metrů zpracovaných archiválií,

j) u archiválií v analogové podobě počet běžných metrů (dále jen „metráž“) archiválií vnější změny, kterou je

4. metráž celková, která je součtem zpracované a nezpracované metráže; archiválie inventarizované jsou vždy chápány jako podmnožina archiválií zpracovaných,

3. metráž inventarizovaná, určená počtem běžných metrů inventarizovaných archiválií,

1. metráž nezpracovaná, určená počtem běžných metrů nezpracovaných archiválií,

k) u archiválií v digitální podobě velikost v bytech, a to v členění

1. velikost nezpracovaných archiválií v digitální podobě,

2. velikost zpracovaných archiválií v digitální podobě,

3. velikost inventarizovaných archiválií v digitální podobě,

4. celková velikost archiválií v digitální podobě, která je součtem velikosti zpracovaných archiválií včetně inventarizovaných archiválií a součtem velikostí nezpracovaných archiválií,

1. typ evidenční jednotky podle přílohy č. 1 k této vyhlášce,

2. počet nezpracovaných, zpracovaných a inventarizovaných evidenčních jednotek a celkový počet evidenčních jednotek,

l) údaje o evidenční jednotce vnější změny, kterými jsou

3. časový rozsah archiválií evidenční jednotky, způsobem uvedeným v písmenu i),

m) místo uložení přírůstku,

n) název archivního souboru, pokud jde o delimitaci celého archivního souboru.