(4) O přístupu podle odstavce 1 je odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba povinna zpracovat písemný záznam. Tento písemný záznam spolu s poučením zašle odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba neprodleně Úřadu; bylo-li poučení nahrazeno ústním seznámením podle odstavce 3 věty druhé, uvede se tato skutečnost v písemném záznamu. Je-li přístup podle odstavce 1 umožněn zpravodajskou službou, písemný záznam podle věty první a části věty druhé za středníkem ani poučení se Úřadu nezasílají, ale ukládají se u příslušné zpravodajské služby.