MANIPULACE S UTAJOVANÝMI DOKUMENTY STUPNĚ UTAJENÍ VYHRAZENÉ

(1) Utajovaný dokument musí být prokazatelným způsobem zaevidován. K evidenci lze použít jednací protokol, sběrný arch (§ 7a odst. 1) nebo další administrativní pomůcku podle § 3 odst. 2 věty druhé. Evidenci provádí osoba pověřená vedením jednacího protokolu, evidenci ve sběrném archu může provádět i zpracovatel. Dokument cizí moci stupně utajení odpovídající stupni utajení Vyhrazené se eviduje v samostatném jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé a lze jej odeslat samostatně nebo jako přílohu utajovaného dokumentu cizí moci.

(1) Zásilku přijímá osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba určená odpovědnou osobou, bezpečnostním ředitelem nebo jimi pověřenou osobou. Přijme-li zásilku určená osoba, předá ji neprodleně k zaevidování.

(2) Oprava zápisu v administrativních pomůckách a oprava evidenčního zápisu na utajovaném dokumentu se provede tak, že se původní zápis přeškrtne tak, aby zůstal čitelný, a provede se zápis nový s uvedením data, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla.

(2) Vyskytne-li se u doručené zásilky závada, zejména nejsou-li na obálkách otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se s obsahem utajovaného dokumentu mohla seznámit neoprávněná osoba⁶), nebo se po otevření zásilky zjistí, že nesouhlasí počet listů nebo příloh, nebo pokud dokument nesplňuje náležitosti utajovaného dokumentu, sepíše o tom určená osoba neprodleně záznam. Zásilka se zaeviduje podle skutečného stavu. Kopie záznamu se zašle odesílateli. O uvedené skutečnosti se neprodleně vyrozumí bezpečnostní ředitel adresáta nebo osoba jím pověřená.

(3) Na doručený utajovaný dokument se vyznačí

(4) Na konci kalendářního roku se jednací protokol nebo další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé uzavřou tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování pořadových čísel nebo jiných evidenčních označení v tomto roce. Pod podtržením se uvede datum a záznam o počtu použitých čísel jednacích nebo jiných evidenčních označeních, který podepíše osoba pověřená vedením jednacího protokolu a dále bezpečnostní ředitel nebo osoba pověřená podle § 3 odst. 3 věty druhé.

(3) Zjistí-li se po otevření zásilky, že utajovaný dokument byl určen jinému adresátovi, příjemce jej zaeviduje a neprodleně zašle správnému adresátovi nebo vrátí zpět odesílateli. Na přední straně prvního listu utajovaného dokumentu se uvede „Doručeno omylem“, název a adresa orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a místo podnikání podnikající fyzické osoby, která utajovaný dokument omylem obdržela, a datum, příjmení a podpis osoby pověřené vedením jednacího protokolu.

(1) Na utajovaný dokument v listinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, číslo jednací nebo jiné evidenční označení utajovaného dokumentu, stupeň utajení, datum vzniku a místo, číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh v listinné podobě a počet jejich listů, případně počet a druh utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě, a to způsobem podle § 15 odst. 2. Na utajovaném dokumentu se mohou vyznačit další údaje. Jsou-li k dokumentu připojeny přílohy, z nichž některé jsou utajované, vyznačí se stupeň utajení a další údaje podle věty první i v případě, kdy sám dokument neobsahuje utajované informace.

(2) Listy nebo stránky utajovaného dokumentu v listinné podobě musí být průběžně číslovány. Listy nebo stránky utajovaných příloh v listinné podobě se číslují samostatně. Listy utajovaného dokumentu a listy jednotlivých utajovaných příloh v listinné podobě musí být sešity nebo jinak pevně spojeny. Pro potřeby uvedení počtu listů utajovaného dokumentu a utajovaných příloh je každý list bez ohledu na jeho formát považován za jeden list.

(3) Příloha v listinné podobě k utajovanému dokumentu se označuje číslem jednacím utajovaného dokumentu nebo jiným evidenčním označením tak, že se na přední stranu prvního listu v pravé horní části uvede: „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Příloha č. ... k evid. ozn. ...“; neobsahuje-li příloha utajované informace, uvede se „Neutajovaná příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Neutajovaná příloha č. ... k evid. ozn. ...“.Na přední stranu prvního listu utajované přílohy v listinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, vlastní číslo výtisku a počet listů. Na utajované příloze v nelistinné podobě se uvede „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Příloha č. ... k evid. ozn. ...“ a další náležitosti podle § 17 odst. 1. Stupeň utajení každé utajované přílohy se vyznačuje stejným způsobem jako na utajovaném dokumentu. Nelze-li uvedené náležitosti vyznačit na přílohu, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem. S odpojenou přílohou se manipuluje podle jejího stupně utajení.

(5) Jednací protokol, pomocný jednací protokol nebo další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé, které jsou vedeny v elektronické podobě, se převedou do listinné podoby nejpozději do konce následujícího kalendářního roku, při změně osoby pověřené jejich vedením nebo podle potřeby a upraví se způsobem podle § 3 odst. 3. Pokud vedení jednacího protokolu, pomocného jednacího protokolu nebo dalších administrativních pomůcek podle § 3 odst. 2 věty druhé v elektronické podobě umožní jejich převedení do formátu PDF/A a znázornění jako samostatných dokumentů a podepsání uznávaným elektronickým podpisem nebo pečetění uznávanou elektronickou pečetí a následně opatření kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem, nebo nahrazení těchto prostředků zvláštním způsobem podle zákona o archivnictví a spisové službě, není potřeba jednací protokol, pomocný jednací protokol nebo další administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé převádět do listinné podoby. Takto vzniklý dokument se zařadí do spisového plánu a je mu přidělen skartační znak „A“. Odpovědná osoba je povinna zajistit, aby v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu nebo v dalších administrativních pomůckách podle § 3 odst. 2 věty druhé byly zaznamenány všechny změny. Je-li jednací protokol veden v elektronickém systému spisové služby, provede se po vyřazení všech utajovaných dokumentů evidovaných v příslušném kalendářním roce převod do formátu PDF/A a další úkony podle věty druhé.

(6) Doručenou zásilku opatřenou na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá; zásilka se eviduje neotevřená a předává se přímo adresátovi. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajovaného dokumentu v jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 a zajistí vyznačení údajů podle odstavce 3 na utajovaný dokument.

(1) Při přepravě zásilky držitelem poštovní licence³) se utajovaný dokument přepravuje ve dvou obálkách. Na vnitřní obálku se uvede odesílatel, název a úplná adresa adresáta, stupeň utajení a číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení. Má-li být zásilka otevřena pouze adresátem, označí se obálka nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“. Na vnější obálku se uvede odesílatel a adresát, neuvádí se stupeň utajení ani jeho zkratka v čísle jednacím nebo v jiném evidenčním označení utajovaného dokumentu. Když utajovaný dokument nelze vložit do obálky, vloží se do pevných obalů, které se opatří stejnými náležitostmi.

(2) V případě přepravy zásilky držitelem poštovní licence³) lze použít formu poštovní služby, při které

(1) Při vytváření sběrného archu se utajovaný dokument, kterým se zakládá sběrný arch, zaeviduje v příslušném jednacím protokolu nebo v další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé a současně se zapíše do sběrného archu pod pořadové číslo jedna. Další utajované dokumenty se do sběrného archu zaevidují v pořadí, ve kterém jsou doručeny, nebo ve kterém vznikly podle pokynů uvedených v příloze č. 7 k této vyhlášce. Založení sběrného archu se vyznačí v jednacím protokolu nebo další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé.

(2) Ve sběrném archu lze evidovat utajované dokumenty pouze stejného stupně utajení.

(3) Při přepravě zásilky kurýrní službou se utajovaný dokument přepravuje v přenosné schránce, v obálce nebo pevném obalu. Na obálku nebo pevný obal se uvede odesílatel, název a úplná adresa adresáta, stupeň utajení a číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení.

(4) Před přepravou zásilky kurýrní službou se kurýr odesílateli prokáže platným oznámením¹⁰) nebo osvědčením fyzické osoby¹¹) nebo dokladem¹²).

(3) Na každý utajovaný dokument zapsaný a zaevidovaný ve sběrném archu se vyznačí číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení, ke kterému byl sběrný arch založen. Jednotlivé utajované dokumenty zapsané a zaevidované ve sběrném archu se v čísle jednacím nebo jiném evidenčním označení utajovaného dokumentu rozlišují pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 4 odst. 1 písm. b) nebo § 4 odst. 4 písm. b).

(5) Při přepravě zásilky kurýrní službou kurýr učiní taková opatření, aby se zabránilo přístupu neoprávněné osoby⁶) k utajované informaci.

(4) Uzavření sběrného archu se provede tak, že se poslední zápis celý podtrhne, ukončí se přidělování pořadových čísel nebo jiných evidenčních označení sběrného archu. Pod podtržením se uvede záznam s datem uzavření sběrného archu, celkový počet uložených listů utajovaných dokumentů a počet a druh dokumentů v nelistinné podobě sběrného archu, příjmení a podpis osoby, která záznam provedla. Utajované dokumenty zapsané a evidované ve sběrném archu se při uzavření pevně spojí, je-li to fyzicky možné a nedošlo-li by tím k neúměrným obtížím při následném nakládání s takto vzniklým souborem utajovaných dokumentů. Po uzavření sběrného archu tvoří utajované dokumenty a dokumenty se zrušeným stupněm utajení zapsané ve sběrném archu nedělitelný soubor dokumentů; to platí i v případě, že nedojde k pevnému spojení dokumentů podle předchozí věty. Na první straně tohoto souboru dokumentů se uvede spisový znak, skartační znak, rok skartačního řízení, počet ukládaných listů, počet a druh ukládaných dokumentů anebo příloh v nelistinné podobě. Zároveň se provede i záznam do administrativní pomůcky k číslu jednacímu nebo k jinému evidenčnímu označení, ve které je sběrný arch zaevidován.

(5) Sběrný arch se ukládá u jednacího protokolu nebo u další administrativní pomůcky určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé a vyřazuje se společně s ním. Kopie sběrného archu se ukládá u souboru dokumentů vzniklého podle odstavce 4, je jeho součástí a nezapočítává se do počtu listů. Po uzavření sběrného archu lze odeslat pouze soubor dokumentů podle odstavce 4 s kopií sběrného archu.

(6) Utajovaný dokument v nelistinné podobě se při přepravě opatří průvodním listem, který obsahuje náležitosti podle § 8 odst. 1. Při přepravě utajovaného dokumentu v nelistinné podobě poskytovaného v mezinárodním styku se průvodní list nevytváří.

(1) Vyřízením utajovaného dokumentu se zejména rozumí zpracování jeho návrhu, schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. U vyřízení spisu se postupuje obdobně jako u vyřízení dokumentu; jeho vyřízení je ukončeno až po vyřízení všech dokumentů v něm zařazených.

(2) Po vyřízení se utajovaný dokument nebo spis vrací osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument nebo spis uvede před uložením ten, kdo jej vyřizuje, spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení; pokud jej vrací v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ni stupeň utajení, číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení utajovaného dokumentu nebo spisu, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení, spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

(3) Vyřízené utajované dokumenty a vyřízené a uzavřené spisy se ukládají podle věcných skupin, spisových znaků nebo čísel jednacích způsobem stanoveným odpovědnou osobou. Při vyřizování utajovaných dokumentů se všechny utajované dokumenty týkající se téže věci mohou spojit ve spis. Utajované dokumenty uložené ve spisu se vzájemně fyzicky spojí a ukládají se chronologicky zpravidla vzestupně nebo sestupně. Na spisu se viditelně vyznačí stupeň utajení. Utajované dokumenty ukládané do spisu se průběžně zapisují do seznamu uložených utajovaných dokumentů, který je jeho součástí a nezapočítává se do počtu uložených listů.

(4) Uložený utajovaný dokument nebo spis lze v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, nebo jejich organizační součásti, ve které je evidován, zapůjčit na dobu nezbytně nutnou fyzické osobě, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 zákona. Se souhlasem vedoucího pracovníka orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby lze ve výjimečných odůvodněných případech předat uložený spis i jiné osobě, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 zákona, na dobu nezbytně nutnou.

(4) Na utajovaný dokument v nelistinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, stupeň utajení, datum vzniku, číslo jednací utajovaného dokumentu, nebo je-li utajovaný dokument evidován v administrativních pomůckách podle § 3 odst. 2 věty druhé, jiné evidenční označení, nebo je-li přílohou, označení „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Příloha č. ... k evid. ozn. ...“. Nelze-li tyto údaje vyznačit přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem.

(5) Odpojení přílohy a její nové zaevidování či přeevidování se vyznačí písemným záznamem na přední stranu prvního listu, v pravé horní části nebo u doručeného utajovaného dokumentu u evidenčního záznamu dle § 7 odst. 3 nebo jiným vhodným způsobem. Písemný záznam obsahuje, která příloha byla odpojena, datum odpojení, nové číslo jednací nebo jiné evidenční označení odpojené přílohy, příjmení a podpis osoby, která odpojení a písemný záznam provedla. Odpojená příloha zaevidovaná pod novým číslem jednacím nebo jiným evidenčním označením musí splňovat požadavky podle odstavce 1, je-li přílohou tak označena „Příloha č. ... k č. j. ...“ nebo „Příloha č. ... k evid. ozn. ...“.

(6) V případě vyhotovení více než jednoho výtisku utajovaného dokumentu se vyhotovuje rozdělovník a záznam na utajovaném dokumentu. Ten, kdo vyhotovuje čistopis utajovaného dokumentu, neprodleně po jeho schválení, zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschváleného čistopisu utajovaného dokumentu tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly. Stejně tak se zničí podkladový materiál po jeho využití, pokud není evidován. Podkladovým materiálem stupně utajení Vyhrazené k čistopisu utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené se rozumí materiál v listinné i nelistinné podobě obsahující utajovanou informaci stupně utajení Vyhrazené, který není originálem ani čistopisem utajovaného dokumentu a je určen pro jeho vyhotovení; například jde o materiál, který vzniká při jednání a je podkladem pro výsledný utajovaný dokument nebo oficiální závěr z jednání, nebo kopie utajovaného dokumentu. Podkladový materiál vyhotovuje zpracovatel pouze pro vlastní potřebu. Pokud se stane podkladový materiál součástí čistopisu utajovaného dokumentu, musí být evidován. Při vyhotovení kryptografického dokumentu^2a) se podkladový materiál nesmí vytvářet.

(7) Na výtisku utajovaného dokumentu vytvořeném ve více výtiscích se rozdělovník a záznam podle vzoru stanoveného v příloze č. 9 k této vyhlášce vyhotovuje pouze na výtisku utajovaného dokumentu určenému k uložení. Rozdělovník a záznam se vždy uvede na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen, v případě, že jej není možné v celém rozsahu uvést na utajovaný dokument. Rozdělovník a záznam se uvede též na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen, v případě, že výčet všech adresátů není uveden v jednacím protokolu, sběrném archu nebo v další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé. Pokud je rozdělovník a záznam uveden na samostatném listu, je součástí utajovaného dokumentu, ale nezapočítává se do počtu listů a na utajovaný dokument se uvede „Rozdělovník přiložen“. Při zničení utajovaného dokumentu obsahujícího rozdělovník a záznam na samostatném listu z důvodu neuvedení výčtu všech adresátů v jednacím protokolu nebo v další administrativní pomůcce určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé se vytvoří jeho kopie a uloží se u příslušného jednacího protokolu nebo u další administrativní pomůcky určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé. Po písemném oznámení adresátům o zrušeném stupni utajení utajovaného dokumentu se kopie rozdělovníku a záznamu zničí.

(7) Utajovaný dokument nebo spis lze přenášet v obálce nebo pevném obalu, na kterém se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby a vyznačí se stupeň utajení, nebo v přenosné schránce.

(5) Výtisk utajovaného dokumentu, který byl vrácen k jednacímu protokolu nebo k administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé, ve které je evidován, a který není určen k uložení nebo k dalšímu využití (dále jen „nadpočetný výtisk“), lze komisionálně zničit. Zničení se provádí tak, aby byla znemožněna rekonstrukce utajovaného dokumentu a identifikace utajované informace, kterou obsahuje; o tomto zničení se pořídí písemný záznam.

a) název příjemce,

b) datum zaevidování,

c) evidenční označení příjemce. V případě, kdy je utajovaný dokument evidován v administrativní pomůcce podle § 3 odst. 1 písm. a), číslo jednací utajovaného dokumentu; v případě, kdy je utajovaný dokument evidován v administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé, jiné evidenční označení. Jako jiné evidenční označení lze použít například evidenční označení původce utajované informace nebo odesílatele a dále označení podle § 4 odst. 4 písm. e) a f) a odst. 5,

d) počet listů,

e) počet příloh a počet jejich listů; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, případně

f) další údaje.

a) držitel poštovní licence písemně potvrzuje odesílateli převzetí zásilky,

b) adresát písemně potvrzuje držiteli poštovní licence převzetí zásilky,

c) držitel poštovní licence odpovídá za ztrátu, poškození a úbytek obsahu zásilky.