(4) Orgány pomoci v hmotné nouzi jsou povinny zajistit uložení všech údajů z informačního systému pomoci v hmotné nouzi, které byly získány na základě zpracování údajů o hmotné nouzi (odstavec 2), a všech písemností a spisů týkajících se pravomocně ukončených správních řízení o dávkách po dobu 15 kalendářních let následujících po kalendářním roce, v němž došlo k pravomocnému ukončení takového správního řízení nebo k poslednímu uložení údajů do informačního systému. Pro účely tohoto zákona se písemností a spisem rozumí spis a písemnost podle zvláštního právního předpisu.