Systém vnitřní kontroly

(1) Povinná osoba zavede a udržuje kontrolní mechanismy a postupy pro kontrolní činnost na všech řídicích a organizačních úrovních.

(2) Kontrolní činnosti jsou součástí běžné, zpravidla každodenní činnosti povinné osoby a zahrnují zejména

a) kontrolu po linii řízení,

b) přiměřené kontrolní mechanismy pro jednotlivé procesy, například kontrolu dodržování právních a vnitřních předpisů a limitů, kontrolu schvalování a autorizace transakcí nad stanovené limity, kontrolu průběhu činností a transakcí, ověřování detailů transakcí, ověřování výstupů používaných systémů a modelů řízení rizik, pravidelnou rekonciliaci,

c) fyzickou kontrolu; fyzická kontrola se zaměřuje zejména na omezení přístupu k hmotnému majetku, cenným papírům a jiným finančním aktivům a na pravidelné inventury majetku.

(1) Povinná osoba zavede a udržuje zásady a postupy pro zajišťování compliance, jejichž cílem je zejména zabezpečit

a) soulad vnitřních předpisů (§ 9) s právními předpisy,

b) vzájemný soulad vnitřních předpisů a

c) soulad činností s právními a vnitřními předpisy.

(2) Povinná osoba zajistí průběžnou kontrolu dodržování právních povinností a povinností plynoucích z jejích vnitřních předpisů.

(3) Povinná osoba zajistí výkon compliance a související kontroly tak, aby bylo rovněž zabezpečeno

a) informování vrcholného vedení o veškerých zjištěných odchylkách a nesouladech; o významných odchylkách a nesouladech je informováno představenstvo,

b) informování vrcholného vedení o připravovaných nebo nových právních předpisech a uznávaných standardech týkajících se činností povinné osoby a

c) poskytování dalších účelných informací ohledně compliance představenstvu a vrcholnému vedení.

(4) Zásady a postupy pro compliance pokrývají uceleně a propojeně veškeré činnosti povinné osoby.

(1) Povinná osoba zajistí trvalý a účinný výkon vnitřního auditu.

(2) Povinná osoba zajistí výkon vnitřního auditu tak, aby poskytoval objektivní a nezávislé ujištění o činnostech povinné osoby.

(3) Výkon vnitřního auditu zajistí povinná osoba prostřednictvím alespoň jednoho zaměstnance, outsourcingu nebo kombinací.

(4) Vnitřnímu auditu podléhá zejména

a) dodržování pravidel obezřetného podnikání povinné osoby,

b) dodržování stanovených zásad, cílů a postupů,

c) systémy řízení rizik a vnitřní kontroly,

d) finanční řízení,

e) úplnost, průkaznost a správnost vedení účetnictví,

f) spolehlivost účetních, statistických a dalších informací, včetně informací poskytovaných orgánům povinné osoby, a

g) funkčnost a bezpečnost informačního systému včetně spolehlivosti systému sestavování a předkládání výkazů České národní bance.

(5) Povinná osoba zajistí, aby při výkonu vnitřního auditu byly vždy provedeny následující činnosti:

a) sestavení analýzy rizik, a to alespoň jednou ročně,

b) sestavení strategického a periodického plánu vnitřního auditu,

c) vytvoření a udržování systému sledování opatření k nápravě, uložených na základě zjištění vnitřního auditu,

d) vyhodnocení funkčnosti a efektivnosti řídicího a kontrolního systému, a to alespoň jednou ročně.

(6) Osoba pověřená výkonem vnitřního auditu (§ 13) musí informovat o zjištěných skutečnostech představenstvo povinné osoby a dozorčí orgán a v případě zjištění, která mohou významným způsobem záporně ovlivnit finanční situaci povinné osoby, musí dát podnět k mimořádnému zasedání dozorčího orgánu.

(7) Podrobnější vymezení požadavků na vnitřní audit je uvedeno v příloze č. 2 této vyhlášky.

(1) Povinná osoba zajistí, aby sledování a vyhodnocování funkčnosti a efektivnosti řídicího a kontrolního systému bylo prováděno průběžně na všech řídicích a organizačních úrovních.

(2) Pokud povinná osoba zavede mechanismus sdělování významných obav zaměstnanců ohledně funkčnosti a efektivnosti řídicího a kontrolního systému mimo běžné informační toky (whistle-blowing), zajistí dostupnost tohoto mechanismu pro všechny zaměstnance a právo na zachování důvěrnosti zdroje v případě, že tohoto mechanismu zaměstnanec využije.

(3) Nedostatky řídicího a kontrolního systému odhalené dozorčím orgánem, po linii řízení, v rámci vnitřního auditu nebo na základě jiné vnitřní kontroly, auditorem nebo jiným způsobem, musí být bez zbytečného odkladu oznámeny příslušné řídicí úrovni a urychleně řešeny.

(4) Významné nedostatky řídicího a kontrolního systému musí být oznámeny představenstvu, dozorčímu orgánu a výboru pro audit, pokud je zřízen.

(5) Systém odhalování a ohlašování nedostatků řídicího a kontrolního systému musí být nastaven tak, aby umožňoval jejich včasnou nápravu. Účinnost přijatých opatření k nápravě je následně ověřována.