(3) Pokud původce vede spisovou službu v elektronické podobě,

a) doručený nebo jím vytvořený dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem; jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce, popřípadě zkratku označení původce, a to ve formě číselného nebo alfanumerického údaje, anebo čárového kódu,

b) dokument v digitální podobě, který mu byl předán na nosičích dat, předá elektronické podatelně k uložení do úložiště doručených datových zpráv a zavedení do elektronického systému spisové služby,

c) doručený dokument v analogové podobě, jehož povaha to umožňuje, zpravidla převede prostředky autorizované konverze¹⁰), jiné konverze nebo provede převod dokumentu v analogové podobě do podoby digitální¹¹); vzniklý dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem.