(2) Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. Vyžaduje-li to jiný právní předpis, nebo pokud tak stanoví původce, dokumenty se evidují v samostatných evidencích dokumentů; samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě jsou agendové informační systémy¹³). Původce uvede ve spisovém řádu výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů, a to v členění podle jejich formy (elektronická nebo listinná); pokud původce nevydává spisový řád³), uvede tento výčet v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby.