Akreditace archivů a povinnosti zřizovatelů archivů

(1) Žádost o akreditaci archivu musí obsahovat

a) jméno, příjmení, místo trvalého pobytu a datum narození, je-li zřizovatelem fyzická osoba,

b) název, identifikační číslo a sídlo, je-li zřizovatelem právnická osoba,

c) název a sídlo archivu,

d) postavení archivu v organizační struktuře, je-li zřizovatelem právnická osoba,

e) účel zřízení archivu,

f) podklady pro rozhodnutí, zda archiv splňuje podmínky stanovené v § 61,

g) kopie evidenčních listů Národního archivního dědictví s údaji o archiváliích, o něž bude archiv pečovat.

(2) Ministerstvo akreditaci archivu neudělí, jestliže

a) archiv nesplňuje podmínky stanovené v § 61,

b) archiv není schopen vést základní evidenci Národního archivního dědictví v souladu s tímto zákonem,

c) není nezbytné specializovaný archiv zřídit, nebo

d) archiválie uvedené v odstavci 1 písm. g) byly vybrány jako archiválie v rozporu s právními předpisy.

(3) Platnost akreditace archivu je vůči právnímu nástupci zřizovatele zachována pouze v případě archivů územních samosprávných celků, dojde-li ke sloučení obcí nebo k připojení obce podle zvláštního právního předpisu²³).

(4) Zemře-li fyzická osoba, která je zřizovatelem akreditovaného soukromého archivu nebo na kterou přešla akreditace podle tohoto zákona (dále jen „zřizovatel“), mohou v provozování archivu pokračovat až do skončení řízení o projednávání dědictví
Pokud osoby uvedené v písmenech a) až c) hodlají pokračovat v provozování archivu, jsou povinny oznámit tuto skutečnost ministerstvu písemně ve lhůtě 3 měsíců ode dne úmrtí zřizovatele. Správce dědictví je povinen oznámit pokračování v provozování archivu ministerstvu písemně ve lhůtě 1 měsíce ode dne, kdy byl do této funkce ustanoven. Po skončení řízení o dědictví mohou osoby uvedené v písmenech a) až c) pokračovat v provozování archivu, jen jsou-li nadále splněny všechny podmínky pro provozování archivu.

a) dědicové ze zákona, pokud není dědiců ze závěti,

b) dědicové ze závěti a pozůstalý manžel, i když není dědicem, je-li spoluvlastníkem majetku používaného k provozování archivu,

c) pozůstalý manžel splňující podmínku uvedenou v písmenu b), pokud v provozování archivu nepokračují dědicové,

d) správce dědictví, pokud byl pro zachování provozování archivu ustanoven orgánem projednávajícím dědictví.

(5) Zřizovatel archivu je povinen bez zbytečného odkladu oznámit ministerstvu všechny změny skutečností, které byly uvedeny v žádosti o akreditaci archivu, zejména změny ve splňování podmínek stanovených v § 61.

(6) Do 3 měsíců ode dne nabytí právní moci rozhodnutí o udělení akreditace vydá zřizovatel archivu badatelský řád.

(1) Zjistí-li ministerstvo, že zřizovatel archivu nedodržuje podmínky, za nichž byla akreditace udělena, uloží mu povinnost zjištěné nedostatky odstranit a stanoví lhůtu, v níž musí být odstraněny. Tato lhůta nesmí být delší než 1 rok.

(2) Postupem podle odstavce 1 nejsou dotčena ustanovení § 27 odst. 3 a § 32 odst. 3 až 5.

(3) Jestliže zřizovatel ve stanovené lhůtě nesplní povinnosti uložené podle odstavce 1, ministerstvo akreditaci odejme.

(4) Ministerstvo může akreditaci odejmout, pokud zřizovatel archivu opakovaně neplní jiné povinnosti než uvedené v odstavci 1, uložené mu rozhodnutím správního úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby podle tohoto zákona.

(5) Akreditaci ministerstvo odejme, požádá-li o to zřizovatel archivu. V tomto případě ministerstvo správní rozhodnutí nevydává.

(6) V případě odnětí akreditace ministerstvo rozhodne, kde bude archiválie uložena. Dojde-li k odejmutí akreditace podle odstavce 3 nebo 4, ministerstvo rozhodne, kde bude archiválie na náklady vlastníka archiválie uložena.

(1) V případě zániku nebo zrušení právnické osoby, která je zřizovatelem archivu, akreditace zaniká a nepřechází na právního nástupce.

(2) V případě úmrtí fyzické osoby, která je zřizovatelem archivu, akreditace zaniká, pokud se nepostupovalo podle § 58 odst. 4.

(1) Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek, státní oblastní archivy, zřizovatelé ostatních veřejných archivů a zřizovatelé soukromých archivů jsou povinni zajistit, že budou splňovány stavebně-technické, prostorové, bezpečnostní, materiální, finanční a personální podmínky pro péči o archiválie a jejich ochranu.

(2) V rámci splňování stavebně-technických podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby

a) budova archivu nebyla umístěna v záplavových územích a v ochranných pásmech vzletových a přistávacích drah letišť,

b) budova archivu byla situována mimo oblasti plynného a prašného znečištění,

c) v prostorech pro umístění archiválií nevedly vodovodní, teplovodní, parovodní a plynová potrubí a dešťová a splašková kanalizace,

d) prostory pro umístění archiválií byly umístěny nad hladinou spodní vody, bylo zajištěno přirozené nebo umělé větrání k udržování stanovené teploty a relativní vlhkosti vzduchu a prostory byly opatřeny přístroji k měření těchto hodnot,

e) prostory k uložení archiválií s magnetickým záznamem byly chráněny před účinky elektromagnetického pole.

(3) V rámci splňování prostorových podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby

a) prostory archivu byly rozděleny na prostory s přístupem veřejnosti a prostory bez přístupu veřejnosti, přičemž komunikační trasy obou oddělených částí se neprotínaly,

b) místnost pro příjem a zpracování archiválií, místnost pro uložení archiválií, místnost pro očistu, dezinfekci, konzervaci, restaurování a reprografické zpracování archiválií a místnost pro uložení archiválií rezervovaných ke studiu, jsou-li zřízeny, byly vždy v prostorách bez přístupu veřejnosti,

c) v prostorách s přístupem veřejnosti byla zřízena místnost určená k nahlížení do archiválií (dále jen „badatelna“),

d) uložení archiválií v místnostech pro uložení archiválií bylo zaznamenáno v plánu uložení archiválií a tento plán byl po každé změně v umístění uložených archiválií neprodleně aktualizován.

(4) V rámci splňování bezpečnostních podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby

a) budovy archivů měly zpracovánu bezpečnostní dokumentaci, jejíž součástí musí být opatření proti vniknutí nepovolaných osob do archivních prostor, proti krádeži archiválií a proti teroristickým útokům; u specializovaných archivů a bezpečnostních archivů též opatření zajišťující objektovou bezpečnost,

b) budovy archivů měly zpracovánu požární dokumentaci, byly vybaveny elektronickou požární signalizací a ručními hasicími přístroji a aby v prostorách pro uložení archiválií byly pouze práškové hasicí přístroje,

c) mechanická a elektronická zabezpečovací zařízení umísťovaná na okna a dveře byla na plášti budovy do výše druhého nadzemního podlaží nebo vyššího podlaží, do něhož by bylo možno vniknout z vodorovných prvků konstrukce budovy, a uvnitř budovy na všech místech, kde se stýkají prostory veřejnosti přístupné a veřejnosti nepřístupné,

d) archivní prostory bez přístupu veřejnosti byly zajištěny ochranným mechanickým a elektronickým zabezpečovacím zařízením proti přístupu nepovolaných osob a proti násilnému vniknutí,

e) klíče od všech vstupů do archivních prostor byly uloženy u pověřeného zaměstnance archivu, který je povinen vést evidenci jejich výdeje a vracení, a aby v případech, kdy je vstup do archivních prostor ovládán elektronicky, byla stanovena přístupová práva jednotlivých zaměstnanců archivu,

f) archivní prostory, v nichž jsou uloženy národní kulturní památky, byly nepřetržitě střeženy.

(5) V rámci splňování materiálních podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby

a) archiv byl vybaven zařízením pro pořizování kopií archiválií, a pokud spravuje mikrografické záznamy, též čtecími přístroji na mikrofilmy,

b) archivní prostory, v nichž jsou uloženy archiválie, byly vybaveny regály pro uložení archiválií, a je-li toho třeba, i speciálními ukládacími prostředky pro uložení map, plánů, technické dokumentace a archiválií velkých formátů, filmových a fotografických záznamů, zvukových a audiovizuálních archiválií a archiválií v digitální podobě,

c) vybavení badatelny umožňovalo použití přenosných prostředků výpočetní techniky.

(6) Splňováním finančních podmínek podle odstavce 1 se rozumí zajištění povinných minimálních průměrných ročních nákladů v rozpočtu zřizovatele na provoz archivu vypočtených jako součin částky průměrných nákladů na 1 běžný metr archiválií a celkového množství uložených archiválií, počítaného v běžných metrech.

(7) V rámci splňování personálních podmínek podle odstavce 1 musí být zajištěno, aby

a) vedoucí pracovní místa v archivu byla obsazena zaměstnanci s vysokoškolským vzděláním archivního nebo historického směru nebo v příslušném speciálním oboru,

b) připadl nejméně 1 zaměstnanec na správu 2000 běžných metrů archiválií písemného charakteru,

c) byl dostatečný počet zaměstnanců v badatelně tak, aby 1 zaměstnanec připadl na 10 badatelů denně.

(8) Údaje o archivních prostorách včetně stavebně-technické dokumentace a statických výpočtů jsou zřizovatelé archivů povinni vést v souladu se skutečným stavem. Výsledky měření teploty a relativní vlhkosti vzduchu zachycující výkyvy sledovaných údajů mimo povolenou toleranci se uchovávají po dobu nejméně 10 let.

(9) Nosnost podlah v prostorách pro uložení archiválií, teploty a relativní vlhkost vzduchu v prostorách pro uložení archiválií a výši průměrných ročních nákladů na 1 běžný metr archiválií stanoví prováděcí právní předpis.

(1) Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek, státní oblastní archivy, bezpečnostní archivy, specializované archivy s výjimkou specializovaných archivů zřízených státními příspěvkovými organizacemi, státními podniky, vysokými školami, školami a veřejnými výzkumnými institucemi jsou povinny zpracovat výroční zprávy o své činnosti a do konce měsíce února následujícího kalendářního roku je předat ministerstvu a zveřejnit je v informačních systémech s možností dálkového přístupu. Ve stejné lhůtě jsou povinny zpracovat výroční zprávy o své činnosti a předat je Národnímu archivu nebo příslušnému státnímu oblastnímu archivu i specializované archivy státních příspěvkových organizací, státních podniků, vysokých škol, škol a veřejných výzkumných institucí, archivy územních samosprávných celků a soukromé archivy.

(2) Výroční zpráva o činnosti archivu obsahuje údaje o

a) personálních podmínkách archivu,

b) celkovém množství uložených archiválií,

c) výběru, zpracování a využívání archiválií,

d) stavu archiválií,

e) konzervaci a restaurování archiválií.

(3) Výroční zprávy bezpečnostních archivů obsahují pouze údaje o archivních sbírkách nebo archivních fondech, u kterých byl zrušen stupeň utajení, a údaje uvedené v odstavci 2 písm. b) až e).