POŽADAVKY PRO TECHNICKÉ A SMÍŠENÉ FORMY ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ
Úvodní ustanovení
Požadavky při vzniku technických, případně smíšených forem účetního záznamu

(1) Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam.

(2) V případě převodu podle odstavce 1 účetní jednotka zajistí, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě.

(3) Provedení postupu podle odstavce 2 se má za prokázané, pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný.

(4) Provedení postupu podle odstavce 2 může účetní jednotka prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. V případě nezpochybnění průkaznosti převodu účetního záznamu žádnou z osob, které s převedeným záznamem pracují, se u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle jiného právního předpisu³), nevyžaduje předložení účetního záznamu v původní formě.

(5) Účetní záznam v technické nebo smíšené formě se skartačními znaky „A“ nebo „V“ vzniklý z činnosti účetní jednotky musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu. Pokud tuto podmínku nemůže účetní jednotka zabezpečit, převede takové účetní záznamy do listinné formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj; obdobně postupuje při nakládání s účetními záznamy přijatými účetní jednotkou v technické, případně smíšené formě, u účetních záznamů obsahujících uznávaný elektronický podpis včetně průkazného potvrzení v listinné formě o platnosti uznávaného elektronického podpisu v době přijetí účetního záznamu.

(6) Účetní jednotka zajistí, aby disponovala účetními záznamy, kterými se dokládá forma vedení účetnictví.

(1) Převodem účetního záznamu v listinné nebo smíšené formě s využitím technologie na bázi optického rozpoznání písma vzniká nový účetní záznam v technické formě.

(2) Účetní záznam podle odstavce 1 se převede za použití snímacího zařízení. Snímací zařízení musí umožňovat převedení listinné formy do technické, přičemž musí být dodržena podmínka neporušitelnosti obsahu a čitelnosti.

(3) Účetní záznam převedený podle odstavce 1 může být současně nebo následně zpracován technologiemi na bázi optického rozpoznání písma, případně rozpoznání čárového kódu. Účetní jednotka zajistí, aby obsah původního účetního záznamu v listinné, případně smíšené formě byl shodný s obsahem účetního záznamu v technické formě, a připojí k takto získanému účetnímu záznamu podpisový záznam.

(1) Účetní záznam v technické formě a ve formátu, který umožňuje jeho zpracování pomocí technologií na bázi optického rozpoznání písma, případně rozpoznání čárového kódu, může být zpracován touto technologií tak, že vznikne nový účetní záznam v technické, případně smíšené formě.

(2) Účetní jednotka zajistí, aby obsah původního účetního záznamu byl shodný s obsahem účetního záznamu v technické, případně smíšené formě, a připojí k takto získanému účetnímu záznamu podpisový záznam.

(1) Účetní záznam ve smíšené formě může též vzniknout převodem části účetního záznamu do technické formy.

(2) V tomto případě se převod části účetního záznamu v listinné formě do technické části účetního záznamu ve smíšené formě provádí za použití snímacího zařízení. Snímací zařízení musí umožňovat převedení listinné formy do technické formy, přičemž musí být dodržena podmínka neporušitelnosti obsahu a čitelnosti.

(3) Nový účetní záznam ve smíšené formě tvoří původní účetní záznam v listinné formě a k němu připojený účetní záznam v technické formě vzniklý převodem části účetního záznamu v listinné formě. V těchto případech účetní záznam v původní formě i účetní záznam vzniklý převodem obsahuje jednoznačnou identifikaci, kterou lze jednoznačně a nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem v původní formě a účetním záznamem vzniklým převodem.

(1) Převod účetního záznamu v technické formě bez podpisového záznamu do účetního záznamu v listinné formě se provádí za použití výstupního zařízení.

(2) Výstupní zařízení musí umožňovat záznam na analogový nosič způsobem zaručujícím jeho neměnnost a čitelnost.

(1) Převod části nebo celého účetního záznamu v technické formě do účetního záznamu ve smíšené formě se provádí za použití výstupního zařízení.

(2) Výstupní zařízení musí umožňovat záznam na analogový nosič způsobem zaručujícím jeho neměnnost a čitelnost.

(3) Nový účetní záznam ve smíšené formě tvoří původní účetní záznam v technické formě a k němu připojený účetní záznam v listinné formě vzniklý převodem části nebo celého účetního záznamu v technické formě. V těchto případech účetní záznam v původní formě i účetní záznam vzniklý převodem obsahuje jednoznačnou identifikaci, kterou lze jednoznačně a nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem v původní formě a účetním záznamem vzniklým převodem.

a) účetních záznamů vzniklých převodem z jedné formy do jiné,

b) účetních záznamů, u kterých se doplněním informace na účetní záznam změní jejich forma,

c) účetních záznamů vytvořených technickými prostředky a

d) přidělení jednoznačné identifikace k účetním záznamům tak, aby byly splněny podmínky srozumitelnosti účetnictví a podmínky jednoznačnosti obsahu účetních záznamů.

a) smíšeného účetního záznamu doplněním informace a

b) účetního záznamu v technické formě technologií na bázi optického rozpoznání písma, případně rozpoznání čárového kódu.

(1) Pro převod části nebo celého účetního záznamu v technické formě do účetního záznamu ve smíšené formě se použije autorizovaná konverze dokumentů⁴).

(2) Nový účetní záznam ve smíšené formě tvoří původní účetní záznam v technické formě a k němu připojený účetní záznam v listinné formě vzniklý autorizovanou konverzí dokumentů části nebo celého účetního záznamu v technické formě. V těchto případech účetní záznam vzniklý převodem obsahuje jednoznačnou identifikaci, kterou lze jednoznačně a nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem v původní formě a účetním záznamem vzniklým převodem.

(1) Pro převod účetního záznamu ve smíšené formě s částí záznamu v technické formě, která neobsahuje podpisový záznam, do účetního záznamu v listinné formě se použije pro část účetního záznamu v technické formě výstupní zařízení.

(2) Výstupní zařízení musí umožňovat záznam na analogový nosič způsobem zaručujícím jeho neměnnost a čitelnost.

(3) Nový účetní záznam v listinné formě pak tvoří část původního účetního záznamu v listinné formě a nový účetní záznam vzniklý převodem technické části původního účetního záznamu ve smíšené formě. V těchto případech účetní záznam vzniklý převodem obsahuje jednoznačnou identifikaci, kterou lze jednoznačně a nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem v původní formě a účetním záznamem vzniklým převodem.

(1) Převod účetního záznamu ve smíšené formě s částí záznamu v technické formě, která neobsahuje podpisový záznam, do účetního záznamu v technické formě se provádí pro listinnou část účetního záznamu ve smíšené formě za použití snímacího zařízení.

(2) Snímací zařízení musí umožňovat převedení listinné formy do technické formy, přičemž musí být dodržena podmínka neporušitelnosti obsahu a čitelnosti.

(3) Výslednou technickou formu účetního záznamu tvoří část původního účetního záznamu v technické formě a nový účetní záznam vzniklý převodem z části původního účetního záznamu v listinné formě. V těchto případech účetní záznam vzniklý převodem obsahuje jednoznačnou identifikaci, kterou lze jednoznačně a nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem v původní formě a účetním záznamem vzniklým převodem.

(4) V případě účetního záznamu ve smíšené formě s částí záznamu v technické formě, která neobsahuje podpisový záznam a která je uchována výstupním tiskovým zařízením na analogovém nosiči, například štítek s čárovým kódem, může účetní jednotka provést převod podle § 36. Zároveň musí být splněna podmínka, že informace obsažená na smíšeném účetním záznamu v části záznamu v technické formě bude zachována i v novém účetním záznamu vzniklém převodem z původního účetního záznamu v technické formě.

(1) Pro převod účetního záznamu ve smíšené formě s částí záznamu v technické formě, která obsahuje podpisový záznam, do účetního záznamu v listinné formě se použije autorizovaná konverze dokumentů⁴).

(2) Výslednou listinnou formu pak tvoří část původního účetního záznamu v listinné formě a nový účetní záznam vzniklý autorizovanou konverzí z části původního účetního záznamu v technické formě. V těchto případech účetní záznam vzniklý převodem obsahuje jednoznačnou identifikaci, kterou lze jednoznačně a nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem v původní formě a účetním záznamem vzniklým převodem.

(1) Převod účetního záznamu ve smíšené formě s částí záznamu v technické formě, která obsahuje podpisový záznam, do účetního záznamu v technické formě se pro listinnou část účetního záznamu ve smíšené formě provádí za použití snímacího zařízení.

(2) Snímací zařízení musí umožňovat převedení listinné formy do technické formy, přičemž musí být dodržena podmínka neporušitelnosti obsahu a čitelnosti.

(3) Výslednou technickou formu účetního záznamu tvoří část původního účetního záznamu v technické formě a nový účetní záznam vzniklý převodem z části původního účetního záznamu v listinné formě. V těchto případech účetní záznam vzniklý převodem obsahuje jednoznačnou identifikaci, kterou lze jednoznačně a nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem v původní formě a účetním záznamem vzniklým převodem.

(4) K novému účetnímu záznamu v technické formě se připojí podpisový záznam osoby odpovědné za převod.

(1) Účetní záznam v listinné formě do účetního záznamu v technické formě převádí účetní jednotka pouze v případě, že u převáděných účetních záznamů je zajištěna podmínka neměnnosti a trvalosti.

(2) Pokud není barva v účetním záznamu nositelem obsahu nebo jeho části, je možné převádět účetní záznam černobíle. V opačném případě se převádí barevně.

(3) U účetních záznamů převáděných z listinné formy do technické formy pomocí skeneru bezodkladně po provedení převodu účetního záznamu posoudí účetní jednotka pohledovou kontrolou čitelnost celé plochy převedeného záznamu. Nejsou-li některé části záznamu čitelné, je možné provést nový převod záznamů s pozměněným nastavením parametrů technického zařízení, případně jinou technologií.

(4) Převod účetního záznamu nesmí způsobit nejednoznačnost obsahu.

(5) Při převodu účetních záznamů týkajících se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, které obsahují podpisový záznam, lze kromě autorizované konverze dokumentů použít i jinou metodu.

(6) Použitá metoda musí splňovat podmínku, že bude možné nezávisle na sobě určit odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly podpisové záznamy přiloženy, a to jak u původního účetního záznamu, tak i u záznamu vzniklého převodem.