Podrobnosti provádění odběru vzorků pověřenými osobami, včetně způsobu provádění úředního dozoru a následné kontroly

I. Pověření

1. Osoby - vzorkovatelé
Odběr vzorků osiv mohou provádět pouze vzorkovatelé, obeznámení se správným technologickým postupem vzorkování v souladu se zákonem a s prováděcím právním předpisem, kterým se stanoví požadavky na odběr vzorků a dalšími platnými právními předpisy souvisejícími s problematikou vzorkování osiva.

2. Podání žádosti o pověření ke vzorkování
Uchazeč o pověření ke vzorkování podá žádost vyplněnou na formuláři uvedeném v této příloze a předloží úředně ověřený doklad o splnění kvalifikačních předpokladů podle § 17 odst. 10 zákona. Uchazeč o pověření ke vzorkování musí mít zajištěn přístup na portál e-Agri a do aplikace Vzorkování.

3. Proškolení a pověření vzorkovatelů

a) Zaškolení uchazečů o pověření
Zaškolování pro odběr vzorků probíhá podle plánu zaškolování, který stanoví Ústav. Zaškolování se skládá z části teoretické a praktické a trvá nejdéle 2 roky nebo do odběru 50 souběžných vzorků s úředním vzorkovatelem s minimální shodností 95 %. Všechny vzorky v rámci zaškolování školitelem a zaškolujícím se vzorkovatelem jsou zkoušeny v NRL OS Praha. Po vyhodnocení souběžných srovnávacích zkoušek vzorků odebraných uchazečem o pověření a kontrolních odběrů vzorků Ústavu je možné požádat o závěrečné přezkoušení. Závěrečné přezkoušení se skládá z teoretické a praktické části. Pokud žadatel o pověření uspěje v teoretické i praktické zkoušce, je mu uděleno pověření. Zaškolování včetně teoretické a praktické zkoušky může trvat nejvýše po dobu 2 po sobě jdoucích let. Pokud není zaškolování ukončeno v této lhůtě, je nutné opakovat celý proces zaškolování a závěrečného přezkoušení.

b) Plán zaškolení:
Plán zaškolení musí obsahovat minimálně:

1. Jméno, příjmení a titul zaškolované osoby

2. Přidělené číslo uchazeče o pověření

3. Jméno, příjmení a titul školitelů

4. Přehled témat teoretického zaškolení

5. Přehled témat praktického zaškolení a tabulku pro záznamy praktického zaškolení

6. Informaci, kdo plán sestavil a kdo zaškolování povede.

c) Část teoretická
V teoretické části se předpokládá dokonalé seznámení nového vzorkovatele s platnými právními předpisy, tj. se zákonem a vyhláškou, která rozpracovává principy vzorkování a metodickými pokyny Ústavu, které řeší problematiku vzorkování.
Součástí teoretické části je také seznámení se s potřebnými moduly souvisejícími se vzorkováním.

d) Část praktická
Praktická část zaškolování probíhá již přímo na vzorkovacích místech a zaškolovaná osoba si osvojuje celý postup při odběru úředního vzorku osiva. Tato část zahrnuje praktické provádění těchto úkonů:
– kontrola všech předepsaných dokladů a evidence,
– kontrola uložení partie osiva, kontrola návěsek, jejich připevnění a stav obalů,
– vlastní vzorkování – četnost odběru dílčích vzorků, způsob odběru, kontrola homogenity, kontrola adjustace atd.,
– použití dělidla a kalibrace dělení,
– příprava laboratorního vzorku, principy správného dělení souhrnného vzorku při přípravě všech potřebných vzorků,
– uzavření a označení vzorkovnice, označení průvodního dokladu,
– způsob předání do laboratoře – způsob dalšího zabalení a zabezpečení vzorků.

e) Složení zkoušky teoretické i praktické
Ke zkoušce jsou doporučeni zaškolovaní vzorkovatelé po splnění všech bodů plánu zaškolení a dosažení 95 % shodnosti v hodnocení souběžných vzorků. Přezkoušení se skládá z teoretické části (test) a praktické části (předvedení celého odběru vzorku ve všech krocích). Závěrečné přezkoušení je prováděno komisionálně.

f) Udělení pověření
Po úspěšném složení závěrečných zkoušek udělí Ústav pověření k odběru vzorků pro účely zkoušení a uznávání osiva a současně stanoví i výši následné kontroly. S dokladem o pověření je rovněž v rámci uznávacího řízení přiděleno razítko.

g) Postup při neúspěšném složení závěrečné zkoušky
V případě neúspěšného vykonání závěrečné zkoušky nebo její části má zaškolovaný možnost ji zopakovat do 7 kalendářních dnů. V případě opětovného nesplnění zkoušky nebo její části, je znovu proškolen teoreticky i prakticky (dle doplněného plánu zaškolení). Znovu musí vykonat závěrečnou zkoušku, a to nejpozději ve lhůtě stanovené Ústavem od posledního neúspěšného pokusu. Po úspěšném vykonání závěrečné zkoušky je pověření uděleno. V případě opětovného špatného výsledku zkoušky musí opakovat celý program zaškolování.

4. Další proškolování a spolupráce s pověřenými osobami
Proškolování probíhá alespoň jednou ročně a je podle povahy školení zakončeno jednou za dva roky praktickými nebo vědomostními testy. S jejich vyhodnocením jsou vzorkovatelé seznámeni. V případě neúspěšného vykonání testu má pověřený vzorkovatel možnost jej zopakovat do 7 pracovních dnů. V případě opětovného nesplnění testu je znovu proškolen teoreticky i prakticky. Znovu musí vykonat test, a to nejpozději do 3 měsíců od posledního neúspěšného testu. Po tuto dobu je pověření pozastaveno a nesmí vykonávat úřední vzorkování. Po úspěšném vykonání testu je pověřené obnoveno. V případě opětovného špatného výsledku testu je pověření odebráno, vzorkovatel je vyškrtnut ze seznamu úředních vzorkovatelů.

II. Kontrola pověřeného vzorkovatele
Kontrolou pověřeného vzorkovatele se rozumí soubor všech kontrolních opatření prováděných Ústavem v celém procesu vzorkování a skládá se z úředního dozoru a následné kontroly pověřeného vzorkovatele. Postup při kontrole pověřeného vzorkovatele se řídí metodickými pokyny vytvořenými Ústavem. Záznamy o výsledcích kontroly musí být uloženy minimálně 6 let.

1. Úřední dozor - audit pověřeného vzorkovatele
Úřední dozor je kontrola dodržování správného postupu vzorkování během vlastního odběru vzorku – kontrola na místě. Každý vzorkovatel pověřený k odebírání vzorků osiva je kontrolován alespoň jedenkrát ročně při odběru úředního vzorku, zda postupuje při vzorkování v souladu s vyhláškou č. 61/2011 Sb. a metodickými pokyny Ústavu.

2. Následná kontrola
Kontroluje se správnost výsledku ručního odběru vzorku. Tato kontrola se provádí laboratorně provedením zkoušek základních kvalitativních vlastností osiva, kdy se porovnává vzorek pověřeného vzorkovatele a kontrolujícího inspektora Ústavu. Následná kontrola pro nově zaškolené vzorkovatele je v prvním roce 20 % ze vzorkovaných partií. Následná kontrola již déle zaškolených vzorkovatelů činí minimálně 5 % vzorkovaných partií. Její konkrétní výši stanoví každoročně Ústav na základě hodnocení výsledků úředního dozoru a následné kontroly z předchozího sklizňového roku.
Úřední dozor se v případě automatického vzorkovadla, kromě kontroly dokladů a partie osiva, zaměřuje na správnost jeho funkčnosti, dodržení technických požadavků na zabezpečení vzorků a na způsob přípravy laboratorního vzorku. K následné kontrole pověřeného vzorkovatele se vzorky z automatického vzorkovadla nezasílají. Lze tak učinit pouze v případě, že je při úředním dozoru zjištěna závada a je důvodné podezření, že mohlo dojít ke vzniku nežádoucí příměsi jiného druhu nebo odrůdy. Aby byla vyloučena kontaminace partie, provede Ústav kontrolní vzorkování z dané partie i ručně. Oba vzorky jsou pak podrobeny následné kontrole, přičemž je možné podle povahy příměsi použít i laboratorní stanovení.

3. Kontrola pověřeného vzorkovatele v případě automatického vzorkovadla

III. Zrušení pověření

1. Zjistí-li Ústav nedostatky v technologickém postupu odběru vzorků, neprodleně upozorní příslušného vzorkovatele na odchylky od správné metodiky a o zjištění vyhotoví Protokol o kontrole a stanoví potřebná opatření. V případě opětovného vážného pochybení postupu stanoveného vyhláškou č. 61/2011 Sb., které by vedlo k poškození odběratele osiva nebo dodavatele nebo nedodržení zákona, je mu zrušeno pověření a je vyškrtnut ze seznamu pověřených vzorkovatelů.

2. Za chyby v technologickém postupu se považuje

a) chyba při kontrole dokladů o partii osiva,

b) neprovedená kontrola homogenity partie (vizuální kontrola osiva při odběru dílčích vzorků)

c) nesprávná volba rozměru Nobbeho vzorkovadla,

d) nedodržení předepsané četnosti vzorkování,

e) nepromíchání souhrnného vzorku před jeho redukcí (dělením),

f) neprovedená kontrola před redukcí (čistota dělidla),

g) špatně zvolený obal pro vzorek na zkoušku vlhkosti,

h) hmotnost laboratorního vzorku není v souladu s prováděcí právním předpisem,

i) nedůsledná kontrola uzavření obalů a označení všech obalů v partii,

j) nedostatečná kontrola automatického vzorkovadla, tj. zaplombování vzorkovadla a všech cest mezi vzorkovadlem a odběrnými nádobami,

k) chyba při dělení vzorku, tj. při přípravě laboratorního vzorku,

l) špatné uzavření (zaplombování) laboratorního vzorku a dalších vzorků,

m) jakákoliv jiná nepřípustná manipulace se vzorkem.

3. Vzorkovatel, kterému bylo zrušeno pověření ke vzorkování, musí vrátit razítko a adjustační materiál. O nové pověření může požádat nejdříve po uplynutí tří let ode dne zrušení pověření, přičemž musí absolvovat nové proškolení podle postupu zaškolení nových vzorkovatelů a úspěšně složit test. Dále je provedeno 20 kontrolních odběrů současně se vzorkovatelem Ústavu.

IV. Vzorkování – pracovní postup

1. Zařízení a pomůcky

a) Dodavatel je povinen zajistit pomůcky ke vzorkování v souladu se zákonem a s prováděcím právním předpisem. Každý vzorkovatel musí disponovat vlastní sadou Nobbeho bodcových vzorkovadel (štechrů).

b) Úřední vzorkovatel musí být dále vybaven:
1) plombami pověřeného vzorkovatele, samolepícími přelepkami s textem „Vzorkováno pověřenou osobou“,
2) samolepkami „Vzorkováno pověřenou osobou“ pro zacelení otvorů po odběru osiva, příp. pro podlepení dna papírové vzorkovnice.
Tyto adjustační pomůcky získá pověřený vzorkovatel prostřednictvím Ústavu za úplatu.

c) Povinnosti pověřeného vzorkovatele jsou:
1) zajistit účinnou ochranu převzatých plomb,
2) vést evidenci o přijatých a vydaných plombách.

2. Dodavatel je povinen ke vzorkování předložit

a) uznávací list o uznání porostu,

b) vzorkovnici s vypsanými veškerými požadovanými charakteristikami osiva,

c) výrobní a skladovou evidenci,

d) evidenci návěsek.

3. Technologický postup

a) kontrola žádosti a dalších dokladů,

b) kontrola označení partie partiovým štítkem,

c) kontrola všech obalů v partii
1) návěsky – správnost, úplnost a čitelnost údajů,
2) plomby – přítomnost plomby a správnost použití,
3) stav obalů – uzavření, celistvost a nepoškozenost,

d) vlastní vzorkování,

e) příprava vzorků – laboratorního, kontrolního, rezervního a případně dalšího vzorku (VZ, dodávkový vzorek).

4. Pověřený vzorkovatel kontroluje shodnost údajů na žádosti o uznání osiva s údaji ve výrobní evidenci a na vzorkovnici. Identitu dat potvrdí na vzorkovnici svým podpisem, identifikačním razítkem vzorkovatele a datem vzorkování. Pokud byl vzorek odebrán automatickým vzorkovadlem, uvede tato skutečnost uvedena v žádosti, a to zkratkou „AV“. Zároveň zaznamená odběr vzorků do knihy partií.

5. Pověřený vzorkovatel odebere vzorky

a) laboratorní, určený pro semenářskou laboratoř, která provede potřebné zkoušky,

b) rezervní,

c) kontrolní, určený pro systém následné kontroly a

d) další úřední vzorek – ke zjištění kyseliny erukové a glukosinolátů, apod., popř. tzv. společný (kompromisní) vzorek.

6. Při jakékoliv známce heterogenity při vzorkování (osivo v jednotlivých obalech se liší např. velikostí, barvou, obsahem nečistot, příměsí, apod.) se vzorek k uznávacímu řízení neodebere.
V takovém případě pověřený vzorkovatel kontaktuje inspektora Ústavu a ten odebere vzorky na zkoušku heterogenity.

7. Zasílání vzorků a uložení vzorků kontrolních
Vzorky zasílá nebo doručí do laboratoře pověřený vzorkovatel osobně. Kontrolní vzorky určené pro následnou kontrolu Ústavu se ukládají

a) ve smluvních laboratořích v prostorách k tomu určených s přístupem pouze pro vzorkovatele Ústavu nebo

b) v případě nezávislých vzorkovatelů v místě vzorkování nebo jiném Ústavem určeném místě.