II. Úřední dozor a následná kontrola

1. Úřední dozor
Úředním dozorem se rozumí soubor všech opatření prováděných Ústavem v celém procesu uznávání osiva prováděného pověřenou laboratoří. Úřední dozor provádí Ústav a lze jej rozdělit do následujících oblastí:

a) Kontrola kvality prováděných rozborů
Zkoušky provádějí laboratoř pověřená i laboratoř NRLOS a vedoucí této laboratoře průběžně zaznamenává shodnost zkoušek obou vzorků a vyhodnocuje je. K porovnání výsledků se používají hodnoty uvedené v kapitole 15 Metodiky zkoušení osiv a sadby. Součástí kontroly je rovněž úplnost a správnost vyhodnocení rozborů a interpretace výsledků pověřenou laboratoří a správnost vyplňování rozborové karty. Podrobný postup hodnocení shodnosti laboratoře má Ústav stanovený metodickým postupem.

b) Kontrola vyhodnocení karet
Zkoušky provádí pouze pověřená laboratoř a vedoucí NRLOS kontroluje správnost vyhodnocení všech zkoušek, úplnost záznamů, výsledné hodnocení zkoušeného vzorku. V návaznosti na rozborové karty jsou odborem osiv a sadby kontrolovány vydané uznávací listy a výsledky se zaznamenávají. V případě zjištění chybného hodnocení Ústav rozhodne o novém provedení rozboru laboratoří Ústavu.

c) Kontrola pověřené laboratoře na místě

1. Pravidelnou kontrolu provádí Ústav alespoň jedenkrát ročně po dohodě s vedoucím pověřené laboratoře. K provádění kontroly pověřené laboratoře má Ústav zpracovaný Metodický pokyn, který je závazný pro pověřené laboratoře. Její základní části jsou:
- kontrola vedení evidence,
- kontrola dodržování metodických postupů u všech prováděných zkoušek,
- kontrola metrologického vybavení,
- kontrola uložení vzorků.

2. Účelová kontrola se provede okamžitě tehdy, pokud jsou zjištěny opakované rozdíly ve výsledcích zkoušek nebo vyhodnocování rozborů, aby se zjistily a odstranily příčiny nedostatků.

3. Z kontrol laboratoře jsou vyhotoveny zápisy o kontrole pověřené laboratoře. Zápisem může Ústav stanovit doporučení pro laboratoř, ale i nápravná opatření se lhůtou k jejich odstranění. Zápisy se vyhotoví na místě, dokončí se bezprostředně po skončení kontroly a zasílají se pověřené laboratoři prostřednictvím datové schránky.

2. Následná kontrola

a) Následná kontrola pověřených laboratoří je prováděná ze vzorků označených „ÚKZÚZ“, odebraných jak úředním, tak i pověřeným vzorkovatelem. Úřední vzorkovatel pravidelně odebírá stanovené procento vzorků k následné kontrole a zasílá je do NRLOS.

b) Ústav zkouší a hodnotí ty vlastnosti osiva, které pro daný druh stanovuje prováděcí právní předpis a které jsou podmínkou uznání s výjimkou stanovení vlhkosti osiva.

c) Uložení vzorků v pověřené laboratoři

1. Vzorky pro NRLOS označené „ÚKZÚZ“ a „R“ budou uloženy odděleně od ostatních vzorků v uzamčené místnosti v prostorách náležejících pověřené laboratoři. Klíč od této místnosti bude mít vzorkovatel, druhý vedoucí NRLOS a třetí bude zapečetěn vzorkovatelem Ústavu a bude uložen na místě u vedoucího pověřené laboratoře.

2. V případě, že pověřená laboratoř nedisponuje samostatnou místností, kterou může pro účely vzorků použít, je možné vzorky ukládat v uzamykatelných skříních, bednách apod.

3. Vzorky musí být uloženy tak, aby nedošlo k jejich znehodnocení vlivem špatných skladovacích podmínek (teplo, vlhko, škůdci). V případě jakéhokoliv poškození vzorků, je třeba informovat Ústav a požádat o protokolární likvidaci vzorků za přítomnosti úředního vzorkovatele. V případě, že budou vzorky zlikvidovány bez vědomí Ústavu, bude tato skutečnost hodnocena jako vážné pochybení v technologickém postupu.

4. Vzorky označené „ÚKZÚZ“, určené pro následnou kontrolu, budou ukládány bez vzorku pro zkoušku vlhkosti.

d) Následná kontrola se provádí dle níže uvedených zásad:

1. Posouzení klíčivosti:
po provedení zkoušek klíčivosti a jejich vyhodnocení se zkoušky, které jsou mimo povolenou toleranci, provedou znovu jako souběžné zkoušky, a to v laboratoři Ústavu i v pověřené laboratoři takto:

a) vedoucí NRLOS oznámí v době provádění následné kontroly vedoucímu pověřené laboratoře, které partie je třeba zopakovat v obou laboratořích současně a také termín nasazení na zkoušku,

b) pověřená laboratoř nasadí ve stejnou dobu tentýž vzorek opakovaně na klíčivost a výsledek zašle do NRLOS,

c) následná kontrola bude vyhodnocována na základě opakované zkoušky prováděné v obou laboratořích ve stejném termínu, a to z důvodu zvýšení objektivity hodnocení.

2. Posouzení čistoty:
vyhodnocení tolerancí stanovených Metodikou zkoušení osiva a sadby pro čistotu a počet semen jiných rostlinných druhů se provede z původního výsledku zkoušky čistoty stanovené pověřenou laboratoří a výsledku stanovení Ústavu ze vzorku pro následnou kontrolu.

3. Posouzení vlhkosti:
v rámci následné kontroly se nehodnotí.

e) Vzorky se ukládají do ukončení následujícího vegetačního období. U víceletých druhů do ukončení nejbližšího vegetačního období, kdy lze posoudit pravost druhu a odrůdy.

3. Roční vyhodnocení práce pověřené laboratoře
Ročním vyhodnocením práce pověřené laboratoře je závěrečná zpráva, která se skládá z:
Součástí závěrečné zprávy je stanovení procenta kontrolovaných vzorků v následujícím období. Závěrečnou zprávu ročního vyhodnocení vypracuje vedoucí NRLOS ve spolupráci s referentem pro pověřování z odboru osiv a sadby. Zprávy odesílá odbor osiv a sadby pověřeným laboratořím do jejich DS.

1. vyhodnocení shodnosti vzorků následné kontroly,

2. auditu v pověřené laboratoři,

3. výsledků KT.