Další požadavky na řídicí a kontrolní systém

(1) Obhospodařovatel a administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu upraví

a) pravidla používání komunikačních zařízení, a to alespoň vyhrazení určitých telefonních linek, případně jiných komunikačních zařízení, pro činnosti související s prováděnými obchody a poskytovanými službami, včetně komunikace mezi obhospodařovatelem nebo administrátorem a depozitářem a s jinou osobou podle § 23 a 50 zákona, a pořizování záznamů komunikace na těchto telefonních linkách, případně jiných komunikačních zařízeních a

b) náležitosti záznamu podle písmene a), kterými jsou alespoň datum a čas komunikace, identifikační údaje odesílatele a příjemce, jsou-li dostupné, a obsah přenášené zprávy; obhospodařovatel a administrátor zajistí možnost pořízení úplných výpisů záznamů komunikace na vyhrazených telefonních linkách, případně jiných komunikačních zařízeních, a možnost pořizování výstupu ze záznamového zařízení.

(2) Obhospodařovatel a administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu uchovává záznamy podle § 24 odst. 1 a § 25 odst. 1 nejméně po dobu pěti let od okamžiku provedení obchodu či pokynu; to platí i pro osobu, jejíž povolení k činnosti investiční společnosti, samosprávného investičního fondu, nebo hlavního administrátora bylo odejmuto nebo zaniklo, jakož i pro jejího právního nástupce. Obhospodařovatel a administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu uchovává záznamy komunikace podle odstavce 1 a dokumenty a údaje potřebné pro sledování dodržování limitů stanovených právními předpisy nejméně po dobu pěti let ode dne jejich pořízení.

a) vytvoří, zavede a udržuje účinné a transparentní postupy pro náležité, bezplatné a rychlé vyřizování stížností a reklamací podílníků nebo akcionářů standardního fondu nebo osob ve srovnatelném postavení zahraničního standardního fondu,

b) uveřejní na internetových stránkách standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu pravidla pro bezúplatné vyřizování stížností a reklamací těchto podílníků, akcionářů nebo osob a

c) vede evidenci přijatých stížností a reklamací těchto podílníků, akcionářů nebo osob a opatření přijatých na jejich základě.

(1) K ochraně vnitřních informací podle § 124 zákona upravujícího podnikání na kapitálovém trhu a předcházení střetu zájmů zejména mezi osobami se zvláštním vztahem k obhospodařovateli standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu (§ 22 odst. 4 zákona) obhospodařovatel standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu

a) zjišťuje osoby se zvláštním vztahem k obhospodařovateli standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu a další osoby, které

1. vykonávají činnosti, ze kterých může plynout střet zájmů,

2. získaly nebo mohou získat vnitřní informaci, nebo

3. mají přístup k jiným důvěrným informacím o standardním fondu nebo zahraničním standardním fondu nebo jeho obchodech,

b) přijme opatření zabraňující osobě podle písmene a) uzavřít osobní obchod podle § 22 odst. 2 písm. d) zákona, pokud by při tom

1. mohla využít vnitřní nebo jiné důvěrné informace nebo by mohlo dojít k jejich neoprávněnému uveřejnění, nebo

2. mohlo dojít k porušení jiné povinnosti tohoto obhospodařovatele stanovené zákonem,

c) zabezpečí, aby osoba podle písmene a) nenabádala nebo nevyzývala jiného k obchodu mimo rámec plnění svých pracovních povinností, pokud by

1. sama nebyla oprávněna osobní obchod uzavřít podle písmene b), nebo

2. při tomto obchodu mohly být využity informace o nevypořádaném obchodu standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu nebo jiného zákazníka,

d) přijme opatření zabraňující každé osobě se zvláštním vztahem k obhospodařovateli standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu, aby nad rámec běžného plnění svých pracovních povinností poskytla jiné osobě informace nebo názory, pokud ví, nebo by za obvyklých okolností měla vědět, že tato osoba může

1. poskytnuté informace využít k uzavření osobního obchodu podle písmene b) nebo písmene c) bodu 1 nebo 2, nebo

2. další osobu navést nebo vyzvat k uzavření obchodu uvedeného v bodu 1,

e) zabezpečí informování osob se zvláštním vztahem k obhospodařovateli standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu o omezeních ve vztahu k jejich osobním obchodům,

f) zajišťuje, aby mu osoby uvedené v písmenu a) oznamovaly osobní obchody bez zbytečného odkladu; v případě, že jde o osobu, kterou obhospodařovatel pověřil výkonem jednotlivé činnosti, vyžaduje, aby tato osoba vedla evidenci osobních obchodů uzavřených osobou se zvláštním vztahem k obhospodařovateli standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu a na vyžádání poskytla bez zbytečného odkladu tuto evidenci obhospodařovateli, a

g) vede evidenci

1. oznámených nebo jinak zjištěných osobních obchodů podle písmene f) a

2. případných povolení nebo zákazů osobních obchodů.

(2) Pravidla podle odstavce 1 se nevztahují na osobní obchody

a) uskutečněné při obhospodařování majetku osoby podle odstavce 1 písm. a), pokud mezi obhospodařovatelem portfolia a touto osobou neproběhla předchozí komunikace o obchodu, nebo

b) s cennými papíry nebo zaknihovanými cennými papíry vydávanými standardním fondem, zahraničním standardním fondem nebo jiným fondem kolektivního investování, který investuje na srovnatelném principu rozložení rizika a podléhá dohledu v členském státě, ledaže se osoba podle odstavce 1 písm. a) podílí na obhospodařování majetku takového fondu.

(1) Obhospodařovatel standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu zavede přiměřené a účinné zásady pro výkon hlasovacích práv spojených s účastnickými cennými papíry v majetku těchto fondů tak, aby tato práva byla vykonávána výlučně ve prospěch dotčeného standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu.

(2) Zásady uvedené v odstavci 1 obsahují postupy pro

a) sledování důležitých událostí ve společnosti nebo jiné právnické osobě,

b) výkon hlasovacích práv v souladu s investiční strategií daného standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu a

c) předcházení nebo řízení střetů zájmů, které vznikají z výkonu hlasovacích práv.

(3) Souhrnný popis zásad uvedených v odstavci 1 obhospodařovatel standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu zpřístupní vlastníkům cenných papírů nebo zaknihovaných cenných papírů vydávaných standardním fondem nebo zahraničním standardním fondem na internetových stránkách těchto fondů a zajistí, aby podrobnosti o výkonu hlasovacích práv byly bezplatně přístupné těmto vlastníkům cenných papírů na jejich žádost.

(1) Obhospodařovatel standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu provede neprodleně v evidenci podle § 20 odst. 2 písm. i) zákona záznam o podrobnostech pokynu a provedeného obchodu.

(2) Záznam podle odstavce 1 obsahuje, pokud to povaha věci nevylučuje, tyto údaje

a) identifikační údaje standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu, pokud není právnickou osobou, pouze jeho označení,

b) identifikační údaje investičního nástroje nebo jiných majetkových hodnot, které byly předmětem pokynu nebo provedeného obchodu,

c) množství investičních nástrojů nebo jiných majetkových hodnot,

d) typ pokynu nebo provedeného obchodu,

e) cenu uvedenou v pokynu nebo provedeném obchodu,

f) datum a čas předání pokynu a identifikační údaje osoby, které byl pokyn předán,

g) datum a čas rozhodnutí o provedení obchodu a datum a čas jeho provedení,

h) identifikační údaje osoby, která předala pokyn nebo provedla obchod,

i) v případě odvolání pokynu důvody jeho odvolání a

j) identifikační údaje protistrany provedeného obchodu a převodního místa.

(1) Administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu provede neprodleně po přijetí pokynu v evidenci podle § 47 odst. 2 písm. j) zákona záznam o podrobnostech pokynu.

(2) Záznam podle odstavce 1 obsahuje, pokud to povaha věci nevylučuje, tyto údaje

a) identifikační údaje standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu, pokud není právnickou osobou, pouze jeho označení,

b) identifikační údaje osoby, která zadala a předala pokyn k upisování, vydání nebo odkoupení,

c) identifikační údaje osoby, která přijala pokyn k upisování, vydání nebo odkoupení,

d) datum a čas přijetí pokynu,

e) platební podmínky a platební prostředky související s pokynem,

f) typ pokynu,

g) datum provedení pokynu,

h) počet upsaných, vydaných nebo odkoupených cenných papírů nebo zaknihovaných cenných papírů vydávaných standardním fondem nebo zahraničním standardním fondem,

i) jednotkovou cenu, za jakou byl upsán, vydán nebo odkoupen cenný papír nebo zaknihovaný cenný papír vydávaný standardním fondem nebo zahraničním standardním fondem,

j) celkovou cenu, za jakou byly upsány, vydány, nebo odkoupeny cenné papíry nebo zaknihované cenné papíry vydávané standardním fondem nebo zahraničním standardním fondem, a

k) hodnotu pokynu v hrubém vyjádření, která zahrnuje celkovou cenu podle písmena j) s přirážkou spojenou s upisováním nebo vydáním cenného papíru nebo zaknihovaného cenného papíru vydávaného standardním fondem nebo zahraničním standardním fondem, nebo hodnotu pokynu v čistém vyjádření, která zahrnuje celkovou cenu podle písmena j) po odečtení srážky spojené s odkoupením cenného papíru nebo zaknihovaného cenného papíru vydávaného standardním fondem nebo zahraničním standardním fondem.

(1) Pokud je obhospodařovatel a administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu členem podnikatelského seskupení podle zákona upravujícího obchodní společnosti a družstva, zjišťuje a řídí střety zájmů podle § 20 odst. 2 písm. c) zákona nebo § 47 odst. 2 písm. c) zákona rovněž s ohledem na všechny předvídatelné okolnosti, které mohou vyvolat střet zájmů v důsledku struktury podnikatelského seskupení a předmětu podnikání jeho členů.

(2) Pokud ani přes opatření přijatá podle § 20 odst. 2 písm. c) zákona nebo § 47 odst. 2 písm. c) zákona nelze spolehlivě zamezit nepříznivému vlivu střetu zájmů na zájmy podílníků nebo akcionářů standardního fondu nebo osob ve srovnatelném postavení zahraničního standardního fondu, zajistí obhospodařovatel a administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu, aby byl neprodleně informován řídící orgán tohoto obhospodařovatele a administrátora. Řídící orgán tohoto obhospodařovatele a administrátora přijme nezbytná opatření k tomu, aby tento obhospodařovatel a administrátor za všech okolností jednal v nejlepším zájmu podílníků nebo akcionářů standardního fondu nebo osob ve srovnatelném postavení zahraničního standardního fondu.

(3) Obhospodařovatel a administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu současně s informováním řídícího orgánu podle odstavce 2 oznámí informace o povaze nebo zdroji střetu zájmů vlastníkovi cenných papírů vydávaných standardním fondem nebo zahraničním standardním fondem, v případě standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu, který je právnickou osobou, pouze tomuto fondu. Samosprávný standardní fond a jeho administrátor oznámí tyto informace vlastníkovi cenných papírů vydávaných tímto fondem.

(4) Obhospodařovatel a administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu poskytne vlastníkovi cenných papírů vydávaných standardním fondem nebo zahraničním standardním fondem informace podle odstavce 3 na trvalém nosiči informací⁶) a v rozsahu, který tomuto vlastníkovi cenných papírů umožní řádně vzít v úvahu střet zájmů související s činností tohoto obhospodařovatele a administrátora.

(1) Při zjišťování a posuzování střetu zájmů v souvislosti se svou činností obhospodařovatel a administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu vezme v úvahu, zda osoba ve střetu zájmů

a) může získat finanční prospěch nebo se vyhnout finanční ztrátě na úkor podílníků nebo akcionářů standardního fondu nebo osob ve srovnatelném postavení zahraničního standardního fondu,

b) má odlišný zájem na výsledku služby poskytované standardnímu fondu nebo zahraničnímu standardnímu fondu nebo na výsledku obchodu prováděného jménem nebo na účet standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu od zájmu podílníků, akcionářů nebo osob ve srovnatelném postavení těchto fondů,

c) má motivaci upřednostnit zájem podílníků nebo akcionářů standardního fondu nebo osob ve srovnatelném postavení zahraničního standardního fondu před zájmy podílníků nebo akcionářů jiného standardního fondu nebo osob ve srovnatelném postavení zahraničního standardního fondu,

d) vykonává činnost obdobnou jako obhospodařovatel standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu a

e) dostává nebo dostane od jiného, než je standardní fond nebo zahraniční standardní fond, pobídku podle § 22 odst. 5 zákona v souvislosti se službou standardnímu fondu nebo zahraničnímu standardnímu fondu, a tato pobídka nepředstavuje obvyklou úplatu za poskytovanou službu.

(2) Obhospodařovatel a administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu dále vždy

a) zjišťuje okolnosti, které ve vztahu ke konkrétním službám a činnostem, které poskytuje tento obhospodařovatel a administrátor nebo jiná osoba jejich jménem nebo na jejich účet, mohou vést ke střetu zájmů, který představuje podstatné nebezpečí poškození zájmů standardního fondu podílníků nebo akcionářů nebo osob ve srovnatelném postavení zahraničního standardního fondu (dále jen „podstatný střet zájmů“),

b) upřesní závazné postupy a opatření k řízení podstatných střetů zájmů a

c) vede aktuální evidenci poskytnutých služeb, ze kterých vznikl nebo může vzniknout podstatný střet zájmů.

(1) Obhospodařovatel a administrátor standardního fondu nebo zahraničního standardního fondu zabezpečí, aby osoby se zvláštním vztahem k tomuto obhospodařovateli a administrátorovi, které se podílejí na výkonu služeb, se kterými je spojen podstatný střet zájmů, vykonávaly svou činnost s takovou mírou nezávislosti, která je přiměřená povaze, rozsahu a složitosti činností tohoto obhospodařovatele a administrátora a podnikatelského seskupení podle zákona upravujícího obchodní společnosti a družstva, do kterého patří, a závažnosti nebezpečí poškození zájmů standardního fondu a zahraničního standardního fondu.

(2) Postupy pro řízení podstatného střetu zájmů, které povedou k zabezpečení nezávislosti podle odstavce 1, podle okolností konkrétní situace zahrnují

a) účinné postupy k zamezení nebo kontrole výměny informací mezi osobami se zvláštním vztahem k tomuto obhospodařovateli a administrátorovi, pokud je s informacemi spojeno nebezpečí střetu zájmů a pokud by výměna informací mohla poškodit zájmy podílníků nebo akcionářů standardního fondu a osob ve srovnatelném postavení zahraničního standardního fondu,

b) nezávislou kontrolu osob se zvláštním vztahem k tomuto obhospodařovateli a administrátorovi, které se podílejí na provádění služeb pro standardní fond a zahraniční standardní fond, jejichž zájmy, nebo zájmy osob, pro které vykonávají činnost, mohou být ve vzájemném střetu,

c) zamezení jakékoliv přímé vazby mezi odměnou osoby se zvláštním vztahem k tomuto obhospodařovateli a administrátorovi převážně vykonávající určitou činnost a odměnou či příjmy jiné osoby se zvláštním vztahem k tomuto obhospodařovateli a administrátorovi vykonávající činnost odlišnou, pokud ve vztahu těchto činností může vzniknout střet zájmů,

d) taková opatření, která zabraňují možnosti vykonávání neoprávněného nebo nedůvodného vlivu na způsob, kterým osoba se zvláštním vztahem k tomuto obhospodařovateli a administrátorovi zabezpečuje poskytováním služeb,

e) opatření, která zamezí osobě se zvláštním vztahem k tomuto obhospodařovateli a administrátorovi, aby se podílela na poskytování služby, pokud by při tom mohlo dojít k ohrožení řádného řízení střetu zájmů, nebo zajistí kontrolu této činnosti tak, aby k ohrožení řádného řízení střetu zájmů nedocházelo, a

f) další vhodná opatření, pokud opatření přijatá podle písmen a) až e) nezajišťují potřebnou míru nezávislosti podle odstavce 1.

a) řídicím a kontrolním systému obhospodařovatele a administrátora,

b) činnosti osob, pomocí kterých vykonávají činnost,

c) systému vnitřní kontroly,

d) systému vnitřní a vnější komunikace,

e) kontrolních a bezpečnostních opatřeních při zpracování a evidenci informací.