3. Každý účastnický stát zajistí sestavení a vedení jednoho či více aktualizovaných oficiálních rejstříků a/nebo soupisů osob zbavených svobody, které budou na požádání ihned dány k dispozici jakýmkoli soudním či jiným příslušným orgánům nebo institucím k tomuto účelu zmocněným právem daného účastnického státu nebo jakýmkoli příslušným mezinárodním smluvním dokumentem, jehož stranou je daný stát. Musí zde být obsaženy minimálně tyto informace:

(a) totožnost osoby zbavené svobody;

(b) den, čas a místo, kde byla osoba zbavena svobody, a označení orgánu, který osobu zbavil svobody;

(c) orgán, který nařídil zbavení svobody, a důvody zbavení svobody;

(d) orgán odpovědný za dozor nad výkonem zbavení svobody;

(e) místo výkonu zbavení svobody, den a čas přijetí na místo výkonu zbavení svobody a orgán odpovědný za místo výkonu zbavení svobody;

(f) údaje týkající se zdravotního stavu osoby zbavené svobody;

(g) v případě smrti v době výkonu zbavení svobody, okolnosti a příčina smrti a místo určení ostatků;

(h) den a čas propuštění na svobodu nebo přemístění na jiné místo výkonu zbavení svobody, místo určení a orgán odpovědný za přemístění.