Změna vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby

1. V § 2 odst. 3 písm. d) se slova „vnitřní organizační jednotce“ nahrazují slovy „organizační součásti“.

2. V § 5 se doplňuje odstavec 3, který zní:
„(3) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, obálku doručeného dokumentu v analogové podobě zpravidla převede do digitální podoby.“.

3. V § 6 odst. 1 se věta druhá včetně poznámky pod čarou č. 25 zrušuje.

4. V § 6 odst. 2 se věta druhá zrušuje.

5. V § 6 odstavec 3 zní:
„(3) Veřejnoprávní původce může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1 nebo 2, zničit bez výběru archiválií.“.

6. V § 16 odst. 1 se slova „záhlaví, v němž je uvedeno“ zrušují.

7. V § 16 odst. 3 se za větu první vkládá věta „Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument podle věty první v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.“.

8. V § 16 se doplňuje odstavec 5, který zní:
„(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, musí jím vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce zajistí soulad obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného textu a metadat ve formátu XML. Věty první a druhá se nepoužijí v případě, je-li dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.“.

9. V § 17 odst. 3 se věta poslední nahrazuje větou „Ministerstvo vnitra vede a na svých internetových stránkách zveřejňuje seznam ztracených úředních razítek, který obsahuje údaje o ztracených úředních razítkách uvedených v oznámeních.“.

10. V § 20 odst. 1 se slova „ , nejde-li o převáděné dokumenty podle § 6 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 6 odst. 2“ zrušují.

11. V § 23 se na konci odstavce 2 doplňuje věta „Verze PDF/A-3 a vyšší je výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů, neobsahuje-li dokument v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem, a dokument obsahující další dokumenty.“.

12. V § 23 odstavec 4 zní:
„(4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je
a) datový formát Graphics Interchange Format (GIF),
b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172),
c) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
d) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 4 (MPEG-4, ISO/IEC 14496-3).“.

13. V § 23 odst. 6 se za slovo „databáze“ vkládají slova „a datové věty“.

14. Za § 26 se vkládá nový § 26a, který včetně nadpisu zní:
㤠26a
Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis
Ustanovení § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.“.