(1) Administrativní pomůcky podle § 3 odst. 1 písm. a) až e) musí být před vzetím do užívání autentizovány tak, že se jejich listy průběžně očíslují a prošijí, na vnitřní straně desek se přelepí konce prošití, otiskne razítko s názvem orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firmou nebo názvem podnikatele anebo jménem, příjmením a sídlem podnikatele a připojí se podpis odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby, přesahující okraj přelepu; v případě použití průhledné lepicí pásky se konce prošití, otisky razítka a podpisy přelepí touto páskou až následně. Dále se uvede doložka o počtu listů a podpis odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby a datum přidělení administrativní pomůcky k užívání. K podpisu podle vět první a druhé nelze v případě jednacího protokolu pověřit osobu pověřenou vedením jednacího protokolu; to neplatí, je-li osobou pověřenou vedením jednacího protokolu odpovědná osoba, pokud současně vykonává funkci bezpečnostního ředitele. Pověření musí být písemné a uchovává se až do vyřazení výše uvedených administrativních pomůcek.