BĚŽNÁ ÚČETNÍ EVIDENCE

Účetní zápisy

Otevírání a uzavírání účtů

Účetní knihy

Účetní doklady

Typové formy vedení účetní evidence

Celkové uspořádaní běžné účetní evidence

Forma účetních zápisů a ostatních zápisů v účetní evidenci

Opravy v účetních knihách a ostatních písemnostech účetní evidence

Kontrola běžné účetní evidence

Výsledná kalkulace vlastních nákladů

a) věcného uspořádání (soustavné neboli systematické zápisy) a

b) časového uspořádání (časové neboli chronologické zápisy).

(1) Soustavné zápisy se provádějí na účtech, přičemž se účetní případy třídí a seskupují

a) v syntetické evidenci souhrnně na syntetických účtech stanovených účtovou osnovou,*)

b) v analytické evidenci, ve které se zapisují podrobněji rozvedené nebo doplněné údaje zápisů na jednotlivých syntetických účtech, a to nejméně v rozsahu stanoveném směrnicemi k účtové osnově.**)

(2) Peněžní částky vyplývající ze zápisů analytické evidence musí odpovídat příslušným peněžním částkám na syntetickém účte, pro který se analytické evidence vede.***)

(3) Zápisy stejnorodých účetních případů lze sbírat (sborníkovat) v obdobích nejdéle měsíčních (např. v prodloužené části deníku při propisovací formě) a pak účtovat jejich údaje soustavnými zápisy hromadně.

(1) Syntetická evidence se vede jen v peněžních jednotkách.

(2) Analytická evidence se vede v peněžních jednotkách nebo v jednotkách množství (kg, litry, kusy)

(3) Evidence práce členů se vede v pracovních jednotkách tak, aby umožňovala spravedlivé odměňování podle množství a jakosti vykonané práce, popřípadě dosažených hektarových výnosů a užitkovosti zvířat a umožňovala soustavnou kontrolu vykonané práce.

(1) Družstvo musí vést všechny účty stanovené účtovou osnovou, pokud jsou pro ně dány účetní případy.

(2) Seznam účtů vedených podle odstavce 1 tvoří účtový rozvrh. Účtový rozvrh je spojen s knihou použitých listů k syntetickým účtům (§ 13 odst. 2) nebo se seznamem otevřených účtů ve vázané knize (§ 26 odst. 3), v nichž se uvádějí i názvy a číselná označení účtů podle účtové osnovy.

(1) Časové zápisy se provádějí v denících (sbornících) podle jednotlivých účetních případů. Je však dovoleno jedním zápisem zaznamenávat více jednotlivých stejnorodých účetních případů, jsou-li zahrnuty v jednom původním účetním dokladu nebo vyhotoví-li se na ně sběrný účetní doklad (§ 19).

(2) Při vedení deníků (sborníků) lze postupovat i tak, že účetní doklady za určité časové období kratší než měsíc (např. za 10 dní) se napřed roztřídí na skupiny podle věcného uspořádání a teprve účetní doklady každé skupiny se zaúčtují podle jejich časového uspořádání. Zápisů ve sbornících je třeba využívat pro podrobnější členění hospodářských operací podle potřeb operativního řízení výroby.

a) ke dni, k němuž se v družstvech sestaví zahajovací rozvaha (např. přechod družstva z nižšího typu na vyšší),

b) k začátku následujícího dne, k němuž se účty uzavírají podle § 11 odst. 1. Stavy aktiv a pasív, jimiž se účty otevírají, musí navazovat na stavy aktiv a pasív, jimiž byly účty uzavřeny.

(1) Účty syntetické a analytické evidence se musí po vyúčtování všech účetních případů roku řádně uzavřít (účetní uzávěrka) ke konci posledního dne roku (roční rozvahový neboli bilanční den).

(2) Účetní uzávěrku je nutno provést také ke dní zániku družstva (např. při splynutí s jiným družstvem).

(3) Účty analytické evidence základních prostředků podle inventárních předmětů se neuzavírají; po zúčtování vyřazeného předmětu se příslušný účtový list připojí k účetnímu dokladu o vyřazení.

(4) Při účetní uzávěrce je třeba na účtě uvést jeho zůstatek. Pokračuje-li se v analytické evidenci na témže účtovém listě v příštím roce, je třeba nové zápisy označit nadepsáním příslušného roku a vynecháním volných řádek oddělit je od zápisů předchozího roku.

(1) Při používání volných listů je nutno

b) sečíst účtované peněžní částky a účtovaná množství na konci každé stránky (listu) a součty převést s odvoláním na další stránku (list),

c) udržovat listy tvořící účetní knihu v určitém souboru (např. v lístkovnici, v pořadačích) podle předem stanoveného pořádku,

a) opatřit účtové listy pro každý účet, deníkové a sborníkové listy pro každý deník (sborník) přeci započetím účtování pořadovými čísly stránek (listů), počínajíc číslem 1 od nového založení,

d) nově zakládat knihu syntetické evidence (hlavní knihu) na volných listech pro každý rok.

(2) Každé družstvo musí vést seznam účtů zvlášť podle jednotlivých účetních knih, pro které používá volných účtových listů, v knize použitých listů tak, aby na jejím podkladě mohla být bezpečně prokázána úplnost účetní knihy. Kniha použitých listů musí být vázaná a platí pro ni přiměřeně ustanovení o vázaných účetních knihách.

(3) Kniha použitých listů pro syntetickou evidenci je současně účtovým rozvrhem (§ 8 odst. 2).

a) jednotlivých hospodářských operací v nich zachycených (např. výdej zásob),

b) jednotlivých účetních operací v nich zachycených (např. převod nákladů na generální opravy koncem roku na vrub účtu nedělitelného fondu, opravy účetních zápisů).

a) vnější, jestliže vyplývají ze styku družstva s vnějškem (např. vydané a přijaté faktury, doklady o příjmu a výdaji peněžních prostředků na účtech u peněžních ústavů, doklady pokladní),

(1) Původní účetní doklady ověřující provedení hospodářských operací, jsou

b) vnitřní, jestliže vyplývají z vnitřní činnosti družstva (např. doklady o sklizni).

(2) Původní účetní doklady ověřující provedení hospodářských operací musí mít alespoň tyto náležitosti:

a) název účetního dokladu, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,

b) označení účastníků hospodářské operace,

c) datum vyhotovení účetního dokladu (popřípadě v něm obsaženého příkazu k provedení hospodářské operace), a jde-li o vnější účetní doklady došlé, také datum jejich doručení,

d) popis obsahu hospodářské operace a datum nebo období jejího provedení, neshoduje-li se s datem vyhotovení účetního dokladu nebo nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,

e) peněžní částku nebo údaj o množství, popřípadě obojí, podle povahy hospodářské operace,

f) podpisy osob odpovědných za provedení hospodářské operace.

(3) Původní účetní doklady ověřující provedení hospodářských operací musí být vyhotoveny ve lhůtách stanovených zvláštními předpisy (např. vyhláškou o fakturování a placení dodávek zboží a prací uskutečněných jednotnými zemědělskými družstvy), a není-li takových lhůt, neprodleně po dokončení ověřované hospodářské operace.

(1) Pro účetní zápis může být místo jednotlivých původních účetních dokladů o stejnorodých hospodářských nebo účetních operacích vyhotoven sběrný účetní doklad. Do jednoho sběrného účetního dokladu se však mohou shrnout nejvýše údaje původních účetních dokladů

a) vnějších, které téhož dne došlý, byly odeslány, vyhotoveny, proplaceny nebo pod.,

b) vnitřních za jedno měsíční období.

c) označení hospodářských nebo účetních operací v něm zachycených, nevyplývá-li již z názvu,

(2) Sběrný účetní doklad musí obsahovat alespoň

a) název vyjadřující, že jde o sběrný účetní doklad,

b) datum vyhotovení a období, za které jsou v něm shrnuty údaje původních účetních dokladů,

e) podpis vyhotovitele.

d) úhrn peněžních částek nebo též údajů o množství buď rozepsaný podle jednotlivých původních účetních dokladů s odvoláním na ně, nebo původními účetními doklady jinak snadno prokazatelný,

(3) Je nutno zajistit, aby bylo možné snadno vyhledat jednotlivé původní účetní doklady podle jednotlivých položek sběrného účetního dokladu a naopak.

(1) Každý družstevník se aktivně účastní a napomáhá k řádnému vedení účetní evidence svého družstva tím, že dbá o dochvilné vyhotovování a odevzdávání potřebných účetních dokladů na svém pracovním úseku, zabezpečuje pravdivost jejich údajů a pečlivě dbá, aby nikdo nezneužil této důležité záruky přesného vykazování rozvoje celého družstva a podílu jednotlivých družstevníků na výsledcích hospodaření družstva

(2) Účetní družstva musí původní účetní doklady před jejich zaúčtováním přezkoušet, pokud jde o úplnost předepsaných náležitostí a o oprávněnost funkcionářů, kteří nařídili, schválili nebo provedli hospodářské nebo účetní operace, které jsou doklady ověřovány. Kromě toho musí přezkoušet početní správnost číselných údajů v dokladech obsažených a spolu s příslušnými odpovědnými funkcionáři družstva i přípustnost ověřovaných operací. Tím se neomezuje pravomoc revizní komise družstva ve věcech ověřování hospodářských a účetních operací.

(3) Obdobně musí účetní družstva přezkoušet i původní účetní doklady shrnuté do sběrného účetního dokladu a sběrné účetní doklady před jejich zaúčtováním.

(1) U vnějších účetních dokladů nejsou dovoleny dodatečné opravy.

(2) U vnitřních účetních dokladů je dovoleno provést opravy tak, že se opravovaná část původního zápisu přeškrtne tenkou čarou, aby zůstala čitelná, a nad ni, popřípadě na jiné místo se napíše nový zápis. K opravovanému zápisu se připojí datovaná poznámka o provedení opravy, podepsaná osobou odpovědnou za správnost opravovaného údaje.

(1) Formu a techniku běžné účetní evidence si volí družstvo (pokud nepoužívá mechanizované evidence) z typových forem doporučených ministerstvem zemědělství a lesního hospodářství. Jsou to: sborníková forma a propisovací forma.*)

(2) Družstvo používá typovou formu buď bez změn nebo ji upravuje podle svých potřeb a podmínek vyplývajících zejména z organizace výroby, výrobního zaměření a velikosti družstva. Úpravy forem však nesmí narušit správné vedení účetní evidence, možnost použití jejích údajů pro potřeby celostátního řízení (dodržení alespoň minimálního členění účtů a jejich vzájemných souvztažností) a musí být v souladu s ustanoveními této vyhlášky.

(3) Při propisovací formě vznikají časové zápisy v deníku a soustavné zápisy na účtech hlavní knihy současně propisem.

(4) Při sborníkové formě vznikají časové zápisy a soustavné zápisy rozčleněné podle potřeb analytické evidence ve sbornících. Měsíční součty stejnorodých účetních případů se převádějí na účty hlavní knihy. Účetní případy vyžadující oboustranný zápis na účtech analytické evidence (např. při nákupu zásob: Má dáti analytický účet zásob a Dal analytický účet odběratele) a účetní případy, které se často neopakují (např. změny investičních úvěrů) se účtují přímo na příslušné účty s časovým zápisem v registračním deníku, v němž se zjišťuje i celkový deníkový obrat.

(5) Účetní knihy obou doporučených forem jsou vedeny s výjimkou pokladní knihy na volných účtových listech.

(1) Účetní evidence musí být účinným nástrojem družstevníků k zlepšování výsledků společného hospodaření. Běžnou účetní evidenci a zápisy v ní je proto třeba uspořádat tak, aby umožňovaly snadnou orientaci všem družstevníkům o činnosti družstva a aby se také družstevníci mohli přesvědčovat o jejich správnosti.

(2) Účetní družstva je povinen pravidelně informovat představenstvo a členy družstva o výsledcích a stavu jeho hospodaření, a to na schůzích představenstva a na každé členské schůzi.

(1) Družstvo, které si upravilo typovou formu tím, že změnilo počet knih podle svých potřeb, musí mít a udržovat v běžném stavu také seznam všech účetních knih, obsahující pro každou z nich alespoň název odpovídající jejímu obsahu a poznámku o tom, kterou knihu typové formy nahrazuje.

(2) Z jednotlivých volných listů účetní knihy musí být patrno, ke které účetní knize patří a kterého období se týkají. Volné listy knihy analytické evidence musí být označeny také číselným znakem syntetického účtu, k němuž se kniha vede.

(3) Každá vázaná účetní kniha musí být označena názvem a obdobím, kterého se týká. Ve vázané účetní knize pro soustavné zápisy musí být veden a běžně doplňován seznam v ní otevřených účtů s uvedením stránky (listu), na které každý z nich začíná. Účtované peněžní částky a účtovaná množství musí být na konci každé stránky sečteny a součty převedeny s odvoláním na další stránku. Seznam účtů ve vázané hlavní knize je současně účtovým rozvrhem (§ 8 odst. 2).

(4) Jednotlivé účty musí být v záhlaví označeny názvem odpovídajícím jejich obsahu a číselným znakem podle účtové osnovy.

(5) Ostatní písemnosti běžné účetní evidence musí být označeny názvem odpovídajícím jejich obsahu a dále obdobím, kterého se týkají, popřípadě dnem, k němuž byly sestaveny, nevyplývá-li to z jejich obsahu. Skládá-li se písemnost z více částí (listů, příloh), které spolu nejsou pevně spojeny, musí být jednotlivé části označeny tak, aby nemohly vznikat pochybnosti, ke které písemnosti patří.

(6) Vydávají-li se písemnosti běžné účetní evidence z družstva, musí být opatřeny jeho razítkem.

(1) Spojitost mezi účetními doklady, podle nichž se účtuje a účetními zápisy musí být vyjádřena

c) číslováním účetních dokladů.

b) poznámkou o zaúčtování a

a) účtovacím předpisem, jímž se stanoví účty a jejich strany, na které se účetní doklad zaúčtuje, a jde-li o složitý účetní zápis, též rozpis příslušných peněžních částek; u sborníkové formy se v účtovacím předpisu uvádějí i čísla příslušných karet (čísla volných účtových listů),

(2) V účtovacím předpisu lze stanovit složité účetní zápisy, při nichž

b) účetní zápis na stráně Má dáti (Dal) několika syntetických účtů má souvztažné zápisy na straně Dal (Má dáti) více syntetických účtů, jen tehdy jsou-li podmíněny povahou hospodářské operace zachycené v původním účetním dokladu (např. zúčtování odpočtu mlékárny).

a) účetní zápis na straně Má dáti (Dal) jednoho syntetického účtu má souvztažné zápisy na straně Dal (Má dáti) více syntetických účtů (např. několik různých úhrad z bankovního účtu),

(1) Účetní zápisy je nutno provádět perem nebo strojem. Při ručním propisování účetních zápisů a v analytické evidenci je dovoleno používat inkoustové tužky. Účetní zápisy se nesmějí provádět tzv. věčným perem.

(2) Účetní zápisy není dovoleno provádět těsnopisem.

(3) Účetní zápisy je nutno provádět pečlivě a čitelně.

(4) Účetní zápisy se nesmějí opravovat přepisováním, vymazávat, vyškrabovat ani jiným způsobem činit zcela nebo zčásti nečitelnými.

c) úplným červeným stornem a podle potřeby novým účetním zápisem v ostatních případech; takto je dovoleno postupovat i při opravách peněžních částek a jejich zaúčtování v případech uvedených pod písm. a) a b),

a) doplňkovým zápisem, byla-li na správné účty a na jejich správné strany zapsána nižší peněžní částka,

b) částečným červeným stornem, byla-li na správně účty a na jejich správné strany zapsána vyšší peněžní částka; při propisovací formě se červené storno vyznačí na deníku tak, že se dá peněžní částka do rámečku nebo označí znaménkem minus (—),

d) zápisem chybně zaúčtovaných peněžních částek na opačné strany účtů a podle potřeby novým účetním zápisem, nezkreslují-li se tím obraty účtů potřebné jako ukazatele v účetních výkazech.

(1) V účetních knihách je dovoleno provést opravy peněžních částek a jejich zaúčtování i tak, že se opravovaná část původního zápisu přeškrtne tenkou čarou, aby zůstala čitelná, a nad ni, popřípadě na jiné místo (např. na druhou stranu účtu, na jiný účet, na jiný řádek deníku) se napíše nový zápis. Tohoto způsobu se smí použít jen do té doby, dokud nebyly ještě předloženy účetní výkazy za období, jehož se oprava týká.

(2) K opravovanému zápisu se připojí datovaná poznámka o provedení opravy podepsaná účetním družstva, pokud povaha opravy nevyžaduje zvláštního dokladu.

(1) Formální správnost údajů běžné účetní evidence se musí kontrolovat alespoň k poslednímu dni měsíce, a to přezkoušením podvojnosti zápisů syntetické a analytické evidence, číselné shody údajů soustavných a časových zápisů a číselné shody údajů syntetické a analytické evidence za uplynulé období. Shodu údajů syntetické evidence základních prostředků a jejich analytické evidence podle inventárních předmětů však stačí přezkoušet alespoň jednou ročně ke dni inventarizace základních prostředků.

a) jejich číselná označení,

(2) Podvojnost zápisů syntetické a analytické evidence a číselná shoda jejich údajů s údaji časových zápisů se přezkušuje na podkladě předvahy, která musí pro jednotlivé syntetické (analytické) účty obsahovat alespoň

b) jejich zůstatky k začátku prvního dne roku rozvedené na aktivní a pasivní,

c) jejich obraty od začátku roku do konce sledovaného měsíce, včetně zůstatku k začátku prvního dne roku,

d) jejich zůstatky ke konci posledního dne měsíce rozvedené na aktivní a pasívní.

(3) Číselná shoda údajů syntetické a analytické evidence se přezkušuje podle obratů nebo zůstatků příslušných účtů. Nevyplývá-li tato číselná shoda přímo z účtových listů, musí se jako podklad k jejímu přezkoušení sestavit ke každému syntetickému účtu kontrolní soupiska z obratů nebo zůstatků příslušných analytických účtů. Jako kontrolní soupisky je dovoleno použít pásky sčítacího stroje, která se označí číslem příslušného syntetického účtu a příslušným obdobím; částky musí být na ní uvedeny v pořadí odpovídajícím seskupení analytických účtů v lístkovnici. Kontrolní soupisky musí být uspořádaně uloženy.

(1) Věcnou správnost údajů běžné účetní evidence je nutno zabezpečovat soustavou organizačních a kontrolních opatření, aby byly všechny doklady zaúčtovány správnými částkami do patřičného období a na správné účty.

(2) Věcná správnost údajů běžné účetní evidence se kontroluje periodicky inventarizací hospodářských prostředků.

(1) Z údajů běžné účetní evidence nebo z účetních dokladů, popřípadě s využitím údajů operativně technické evidence a statistiky mohou družstva sestavovat výsledné kalkulace vlastních nákladů kalkulačních jednic.

(2) Kalkulační jednicí se rozumějí výrobky a výkony, popřípadě jejich skupiny, vymezené množstvím nebo jiným způsobem (např. 1 q pšenice, 1 vejce, 1 q luštěnin, tunokilometr).