UKLÁDÁNÍ A ÚSCHOVA PÍSEMNOSTÍ ÚČETNÍ EVIDENCE

(1) Písemnosti účetní evidence, jakmile jich není třeba k běžným účtárenským pracím a lze z nich vytvořit ucelené soubory, se uspořádaně podle předem stanoveného pořádku ukládají do uzamknutelných místností nebo skříni odděleně od jiných písemností (účetní archív). O účetní archív pečuje účetní družstva.

(2) Před uložením do účetního archívu musí být písemnosti účetní evidence uspořádaně uschovány pod odpovědností pracovníků, kteří jich používají ke své práci, a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození.

(3) O ztrátě nebo zničení písemností účetní evidence, jakož i o takovém jejich poškození, jímž byly zničeny nebo se staly nečitelnými části jejich obsahu, se musí sepsat zápis. Je-li důvodné podezření, že ztráta, zničení nebo poškození písemností byly způsobeny trestným činem nebo přestupkem byť i neznámého pachatele, je nutno uvědomit o věci písemně odbor zemědělství a lesního hospodářství rady okresního národního výboru a místně příslušné oddělení Veřejné bezpečnosti.

(4) Obdobně jako písemnosti účetní evidence se musí uspořádaně uschovávat i evidenční listy o době zaměstnání a výdělku pro účely sociálního zabezpečení zaměstnanců družstva, a to do té doby, pokud nevznikne povinnost je odevzdat orgánům sociálního zabezpečení podle zvláštních předpisů.*) Tyto evidenční listy se však do účetního archívu neukládají.

(1) Písemnosti účetní evidence ve vázaných knihách se ukládají do účetního archívu samostatně. Účetní knihy na volných listech, účetní doklady a ostatní písemnosti účetní evidence na volných listech se ukládají v určitých souborech (např. deník, popřípadě jednotlivé deníky, hlavní kniha v uspořádání podle účtového rozvrhu, účetní doklady v pořadí jejich čísel), které se spojí do svazků označených podle jejich obsahu. Při tvoření souborů se přihlíží také k tomu, aby písemnosti téhož souboru měly stejnou uschovací lhůtu.

(2) Ukládané knihy a svazky se zapisují jednotlivě do vázané archívní knihy, ve které se pořadově očíslují stránky počínajíc číslem 1 a počet očíslovaných stránek se uvede na začátku nebo na konci knihy. Zápis musí obsahovat datum uložení a takové údaje, aby se podle nich dala spolehlivě zjistit totožnost jednotlivých knih a svazků.

(3) Pokud archívní kniha nebyla dosud vedena, zapíší se do nově založené archívní knihy i knihy a svazky, které byly uloženy do účetního archívu již před platností této vyhlášky.

(1) Písemnosti účetní evidence lze vydávat z účetního archívu pracovníkům družstva jen na potvrzení.

(2) Vydávat písemnosti účetní evidence, a to i písemnosti v účetním archívu dosud neuložené, orgánu nebo osobám mimo družstvo je dovoleno jen se souhlasem předsedy a účetního družstva. Osobně lze písemnosti vydat jen na potvrzení; při zasílání poštou nebo podobně je nutno o vydání písemnosti vyhotovit záznam.

(1) Při zániku družstva a převodu celého jeho majetku a všech závazků do jiného družstva převezme jeho písemnosti účetní evidence přejímající družstvo.

(2) Při vynětí částí majetku nebo závazků z družstva a jejich převodu do jiného družstva se rozdělí a převezmou také příslušné písemnosti účetní evidence. Jejich rozdělení a převzetí se zajistí ve vzájemné dohodě s odborem zemědělství a lesního hospodářství rady okresního národního výboru.

(3) Dojde-li k jinému zániku družstva (např. při zřízení vodní přehrady), rozhodne o dalším uložení a úschově písemností účetní evidence odbor zemědělství a lesního hospodářství rady okresního národního výboru podle zvláštních předpisů ministerstva zemědělství a lesního hospodářství.

(1) V účetním archívu se uschovávají

(2) Ustanovení odstavce 1 platí i pro úschovu písemností účetní evidence, týkajících se doby přede dnem počátku účinnosti této vyhlášky, pokud se zřetelem k dosud platným uschovacím lhůtám nebyly do konce tohoto dne již vyřazeny (skartovány).

a) zápisy o převzetí mrtvého a živého inventáře, sepsané při vstupu členů do družstva a doklady o vyúčtování s vystouplými (vyloučenými) členy trvale,

b) účtové listy pro zúčtování příjmů se členy (kniha evidence pracovních jednotek a jejich vyúčtování se členy) a mzdové listy alespoň po dobu dvaceti let následujících po roce, kterého se týkají,

c) roční účetní výkazy alespoň po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají,

d) měsíční účetní výkazy, deníky, sborníky, knihy syntetické a analytické evidence, účtové rozvrhy, inventurní seznamy, inventarizační zápisy a účetní doklady, alespoň po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají,

e) archívní knihy alespoň po dobu, dokud jsou uschovány písemnosti v nich zapsané; knihy použitých listů a seznamy účetních knih alespoň po dobu, dokud jsou uschovány příslušné účetní knihy; účetní doklady, popřípadě i jiné písemnosti účetní evidence, které jsou součástí technické nebo právní dokumentace týkající se budov a staveb, s výjimkou budov a staveb dočasných, až do doby vyřazení příslušných inventárních předmětů ze základních prostředků,

f) ostatní písemnosti účetní evidence alespoň po dobu dvou let následujících po roce, kterého se týkají.