Opatřování dokladu k prověrce nebo revizi
§ 15
Účel a cíl opatřování dokladů
Údaje, uváděné v prověrkových nebo revizních materiálech, musí být kontrolory nejen prověřeny, ale musí se opírat i o věrohodné doklady. Kontroloři musí mít na paměti, že svojí činností zasahují do chodu prověřované organizace, popř. do celého odvětví národního hospodářství nebo i otázek celostátního významu a v řadě případů i do života lidí, např. při vyvozování kárné, majetkové nebo trestní odpovědnosti, a že tedy mají vysokou odpovědnost za věrohodnost a správnost svých zjištění.
§ 16
Volba způsobu opatřování dokladů
(1) Při volbě způsobu opatřování dokladů vycházejí kontroloři z konkrétních podmínek a přísně dbají zásady účelnosti. Přikládají k prověrkovým nebo revizním materiálům jen doklady nezbytně nutné, aniž by tím však oslabovali průkaznost kontrolních zjištění. Kontroloři vycházejí při volbě způsobu opatřování dokladů z těchto zásad:
(2) Doklady vypracovávají pro prověrkovou nebo revizní skupinu zásadně pracovníci kontrolované organizace a odpovídají za jejich správnost. Doklady jsou adresovány kontrolnímu orgánu. Je nepřípustné, kromě případů dále výslovně uvedených, aby si kontroloři vyhotovovali doklady sami. Aby byla ulehčena práce s přípravou dokladů, projedná kontrolor předběžně s příslušnými pracovníky nejvhodnější formu a obsah dokladů. Při stanovení termínu pro vypracování dokladů je třeba vycházet z reálných možností pro jejich přípravu a sestavení.
§ 17
Hlavní druhy dokladů
Hlavními druhy dokladů, jichž kontroloři používají k doložení svých zjištění, jsou výpisy a opisy originálních písemností, souhrnné doklady, protokoly o výsledku osobního prověření stavu kontrolory přímo na místě (průběžné protokoly), ověření nebo sdělení o stavu v jiných organizačních jednotkách (protokol či jiný doklad o vstřícné prověrce), expertizy, posudky odborníků, výrobní vzorky, protokoly o zkouškách a laboratorních analýzách, fotografické snímky, v závažných případech originální doklady a ve zcela výjimečných případech sdělení odpovědných osob.
§ 18
Výpisy a opisy
Doložení závady nebo nedostatku výpisem nebo opisem originální písemnosti (např. údajů národohospodářské evidence, výkazů, faktur, korespondence apod.) je nejběžnější a nejjednodušší forma doložení kontrolního zjištění. Použití výpisu nebo opisu jako dokladu vyžaduje, aby kontroloři nejprve kriticky posoudili správnost originálních dokladů.
§ 19
Souhrnný doklad
Místo několika samostatných dokladů, např. výpisů nebo opisů, je někdy účelné vyhotovit souhrnný doklad nebo tabulky, v nichž jsou potřebné údaje sestaveny ve vzájemné souvislosti tak, aby bylo možno názorněji charakterizovat určitý stav nebo vývoj, např. plněni plánu za několik let apod. Podkladem pro souhrnné doklady a tabulky jsou prověřené originální doklady. Jejich sestavení kontroloři vyžadují po pečlivé úvaze a jen v rozsahu nezbytně nutném.
§ 20
Osobní prověření přímo na místě
Kontroloři osobně prověří skutečný stav přímo na místě, nelze-li nedostatky doložit z písemného materiálu, mohou-li však skutečný stav zjistit a osobně si prověřit přímo na místě, např. stav pokladny, stav skladování materiálu, zboží, zařízení apod. Kontroloři provádějí osobní prověření na místě za účasti osob, které jsou za příslušný úsek osobně odpovědny, a podle konkrétních podmínek za přítomnosti jiných osob, určených vedením prověřované organizace, nebo dalších osob, vyžaduje-li to zvláštnost nebo náročnost prověřovaného stavu, např. za přítomnosti odborníků apod. Kontroloři sepisují protokol o výsledku osobního prověření na místě (průběžný protokol), který podepíší všechny zúčastněné osoby a který se přikládá jako doklad k protokolu o prověrce nebo revizi.
§ 21
Ověření stavu v jiných organizacích
Mají-li kontroloři pochybnosti o skutečném provedení určitých operací, např. o skutečném převzetí věcných hodnot (materiálu, zboží, zařízení apod.) nebo peněžních prostředků či o skutečném provedení nebo převzetí výkonů jinými organizacemi, prověří v nich se souhlasem vedoucího příslušné organizace a v dohodě s jeho kontrolním orgánem tyto konkrétní skutečnosti, které mají bezprostřední vztah k prověřovaným nebo revidovaným otázkám (vstřícná prověrka). V případech, kdy není nutno provádět šetření na místě, kontroloři si vyžádají doklad o skutečném stavu přímo od vedoucího příslušné organizace. Takto získané doklady kontroloři vyhodnotí a v případě potřeby, např. budou-li zjištěny nesprávnosti ve vzájemném styku obou organizací, dají podnět k provedení prověrky nebo revize v příslušné organizaci.
§ 22
Expertizy, posudky odborníků, analýzy, vzorky, fotografické snímky
(1) O skutečnostech, které vyžadují speciálních znalostí, vyžádá si vedoucí prověrkové skupiny se souhlasem svého vedoucího expertizu. Prověrkové skupiny mohou spolupracovat s odborníky, vyžádat si laboratorní analýzy a zkoušky a zajistit odebrání výrobních vzorků za své osobní účasti. Výrobní vzorky, pokud to jejich povaha dovoluje, kontroloři vrátí prověřované organizaci, jakmile jich není dále potřeba pro další řízení.
(2) Expertizy a doklady o výsledcích laboratorních analýz a zkoušek, obsahující stanovisko orgánu, od něhož expertiza byla vyžádána nebo který provedl analýzu či zkoušku, se přikládají k protokolu, v němž se kontroloři odvolají na jejich obsah.
(3) Velmi účinným a průkazným dokladovým materiálem, jehož je často možno velmi dobře využít i k okamžitému zjednávání nápravy, jsou fotografické snímky, např. o skladování materiálu, zařízení, o stavu výrobních prostorů a pracovišť apod. a fotokopie originálních dokladů. Fotografický snímek musí být označen údaji o předmětu a čase snímku, podepsán odpovědnými osobami a opatřen razítkem kontrolované organizace.
§ 23
Originální doklady
Originální doklady kontroloři odebírají v prověřované nebo revidované organizaci v případech, kdy hrozí nebezpečí, že doklady by mohly být odcizeny, vyměněny, obsahově upravovány apod., nebo mají-li sloužit jako důkazní materiál např. v trestním řízení soudním nebo správním, v kárném řízení nebo při uplatnění majetkových sankcí. Při odebrání originálního dokladu je třeba zajistit, aby v kontrolované organizaci byl zanechán náhradní doklad např. fotokopie, opis aj. s potvrzením vedoucího prověrkové nebo revizní skupiny, že originál byl odebrán kontrolním orgánem.
§ 24
Sdělení odpovědných osob
Vyskytnou-li se při provádění prověrky nebo revize případy, kdy není možno provést ani osobní prověření skutečného stavu na místě, např. jde-li o stav, který v době prověrky již netrvá, ani nelze nedostatek doložit z písemného materiálu, např. byl-li pracovníku vydán jen ústní příkaz a je-li přesto nutné a účelné, aby se kontroloři příslušnou otázkou zabývali, mohou výjimečně použít jako dokladu sdělení osob, odpovědných za vznik a trvání závad. Věrohodnost sdělení těchto osob zajišťují např. porovnáním jednotlivých sdělení různých osob, které jsou obeznámeny s danou otázkou, nebo porovnáváním se sdělením osoby, která je nadřízena pracovníku, který podává sdělení.
§ 25
Účelnost, pravdivost, přesnost dokladů
(1) Doklady, které kontroloři přikládají k prověrkovým nebo revizním materiálům, musí být podepsány odpovědnou osobou, datovány a opatřeny razítkem kontrolované organizace a doložkou o správnosti např. opisu, výpisu apod.
(2) Účelnost při vyžadování dokladů kontroloři zajišťují tím, že promyšleně a z hlediska využitelnosti dokladů v prověrkovém nebo revizním materiálu přejímají jen doklady nezbytně potřebné. Počet dokladů snižuje, když se kontroloři zaměřují především na závažné a zásadní nedostatky a dávají vedoucím pracovníkům podněty, aby drobné závady odstraňovali operativně již v průběhu prověrky nebo revize.
a) Doklady přikládají se k protokolu o prověrce nebo revizi vždy v případech, kdy prověrkový nebo revizní materiál má být předán prokuratuře k trestnímu stíhání odpovědných osob. Podle okolností konkrétního případu se doklady přikládají k protokolu také tehdy, má-li být navrženo, aby proti odpovědným osobám byly vyvozeny kárné nebo majetkové důsledky, nebo je-li účelné, aby doklady; byly k dispozici i po skončení prověrky nebo revize,
b) v ostatních případech kontroloři doloží zjištěné nedostatky tak, že se odvolají na písemnosti, z nichž své údaje čerpají, např. na údaje národohospodářské evidence, korespondenci, účetní doklady apod., tedy na oficiální výkazy a jiné materiály, které se nalézají na více různých místech a u nichž není nebezpečí, že budou dodatečně upravovány. Kontroloři odpovídají za to, že prověřili správnost a pravdivost přejímaného údaje, že údaj převzali z originálu písemnosti v přesném znění, jakož i za to, že v prověrkovém nebo revizním materiálu podrobně označí písemnost, z níž údaj byl převzat.