Ukončení prověrky nebo revize

(1) Písemný materiál o prověrce nebo revizi je nutno vypracovat jako podklad opatření pro zjednání nápravy zjištěných závad a nedostatků a ke splnění povinnosti zanechat v kontrolované organizaci záznam (protokol, příkaz vedoucího organizace) o provedené prověrce nebo revizi.

(2) Způsob vypracování výsledných materiálu o prověrce nebo revizi je podřízen základnímu cíli veškeré prověrkové a revizní činnosti, jímž je urychlené a účinné zjednání nápravy a důsledné odstranění zjištěných závad a nedostatků. Vypracování výsledných materiálů musí být proto oproštěno od zbytečné administrativy a průtahů, které oslabují účinnost kontrolní práce. Písemný výsledný materiál je podkladem pro zevšeobecnění kontrolních výsledků (na poradách, v tisku apod.) a umožňuje vedoucím ostatních organizací odstraňovat obdobné nedostatky v práci jejich organizací; orientuje a usměrňuje činnost jiných kontrolních orgánů, které mají využívat a navazovat na předchozí prověrky nebo revize; je i prostředkem k posouzení kvality práce kontrolorů.

(1) Velmi účelným způsobem zpracování výsledků prověrek a revizí je sestavení protokolu o prověrce nebo revizi jako základního dokladu. V zájmu jednotnosti všechny kontrolní orgány používají pro tuto formu zpracování výsledků prověrky nebo revize jednotného označení „Protokol o prověrce (revizi)”.

(2) Protokol o prověrce nebo revizi kontroloři vypracují vždy, mají-li být vyvozeny proti odpovědným pracovníkům důsledky kárné, majetkové nebo trestní.

(3) Protokol o prověrce nebo revizi shrnuje výsledky prověrky nebo revize a opíraje se o spolehlivé doklady, uvádí nedostatky a závady, jejich příčiny, spočívající zejména v nedodržování nebo porušování povinností, uložených příslušným pracovníkům, jakož i pracovníky, kteří jsou odpovědni za vznik a trvání závad a nedostatků. Kontroloři dále uvedou konkrétně právní předpisy, které byly odpovědnými osobami porušeny a důsledky jejich nesprávného jednání, např.; vzniklou škodu a její výši apod.

(4) Obsah protokolu musí být pravdivý a přesný, srozumitelný a stručný, nemá být zatížen popisem méně významných nebo všeobecně známých skutečností. Závady v něm musí být uváděny adresně v souvislosti s činností konkrétních osob. Při sestavování protokolu musí být kontroloři zásadoví, uvádět chyby a nedostatky bez ohledu na to, kým byly způsobeny, a přísně objektivně brát v úvahu veškeré okolnosti a souvislosti, které měly vliv na vznik a trvání nedostatků.

(5) Protokol nesmí obsahovat úvahy, domněnky, neprověřené okolnosti apod., nýbrž jen skutečnosti kontrolory spolehlivě a všestranně zjištěné a doložené věrohodnými doklady.

(6) Kontrolní zjištění uvádějí se v protokole podle jednotlivých bodů programu, a to u každé otázky; uceleně.

(7) Kontroloři jsou povinni v protokolech uvádět nedostatky v řídící a kontrolní práci vedoucích pracovníků, zejména zda kontrolují stav plnění úkolů přímo na pracovištích a jaká je kvalita a účinnost opatření, která učinili k odstranění nedostatků.

(8) Je nepřípustné, aby kontroloři v protokole uváděli funkční odpovědnost pracovníků. Funkční odpovědnost činí pracovníky odpovědnými jen z titulu funkce, kterou zastávají, aniž je u každého pracovníka přesně uvedeno, jaké povinnosti mu byly uloženy a kterým konkrétním a řádně doloženým jednáním je porušil.

(9) Prověřené dobré zkušenosti, pokrokové pracovní metody, kladné poznatky o zjednodušování a zlevňování aparátu apod. mohou být v protokole uvedeny, je-li účelné navzájem porovnat, organizace, závody, cechy apod., které pracují za obdobných podmínek a docilují různých výsledků. Jinak kontroloři kladné zkušenosti a poznatky jen shromažďují pro jejich zevšeobecnění.

(10) Závady a nedostatky v činnosti pracovníků nadřízených organizací se v protokole neuvádějí. Kontroloři však soustřeďují průkazný materiál, jehož využijí při prověrce nebo revizi nadřízených organizací, pokud patří do jejich oboru působnosti, nebo jej předají vedoucímu kontrolního orgánu nadřízené organizace, případně ministerstvu státní kontroly, jestliže by dané otázky ani tyto orgány nemohly úspěšně řešit.

(11) Kontroloři při sestavování protokolu přihlížejí k výsledkům předchozích prověrek a revizí a vyhodnocují v něm zejména nesplnění úkolů, které z nich vyplynuly pro vedoucí pracovníky.

(12) Protokol podepisují všichni členové prověrkové nebo revizní skupiny.

(1) Příkaz vedoucího pracovníka k odstranění zjištěných závad a nedostatků obsahuje dvě základní části: zjišťovací (konstatační) a přikazovací.

(2) Zjišťovací část příkazu obsahuje stručné vylíčení zjištěných hlavních nedostatků, příčin jejich vzniku a jména pracovníků, kteří jsou za ně odpovědni.

(3) Přikazovací část příkazu vychází ze zjišťovací části a vedoucí pracovník v ní ukládá pracovníkům, odpovědným za příslušné pracovní úseky činnosti kontrolované organizační jednotky jasně, adresně a konkrétně formulované úkoly a stanoví termíny jejich provedení.

(4) Obsah příkazu je připravován vedoucím kontrolované organizace již v průběhu prověrky, nebo revize a je projednáván za účasti kontrolorů. Přitom využívají v nejširší míre iniciativy a zkušeností pracujících a vytvářejí podmínky pro jejich bezprostřední zainteresování na opatřeních, která mají být učiněna k zjednání nápravy. Vedoucí pracovník vydává příkaz pravidelně na poradě, které se účastni kontroloři, vedoucí a případně další pracovníci, u nichž je účelné, aby byli obeznámeni s výsledky prověrky nebo revize, a funkcionáři organizací KSČ, ROH, ČSM apod. Vedoucí pracovník na poradě zhodnotí zjištěné závady a nedostatky, jejich příčiny a vysvětlivky odpovědných osob, projedná opatření k nápravě a vydá příkaz k odstranění zjištěných nedostatků.

(1) Před podpisem protokolu vedoucími pracovníky prověřované nebo revidované organizace kontroloři je seznámí s obsahem protokolu v rozsahu, vyplývajícím z jejich pravomoci a odpovědnosti. Vedoucí pracovnici (např. ředitelé, vedoucí odborů rad národních výborů apod.) budou seznámeni s obsahem celého protokolu a ostatní pracovníci jen s těmi částmi protokolu, které se týkají jejich odpovědnosti za vznik nebo trvání zjištěných nedostatků. Rozsah, v němž pracovníci kontrolované organizace byli seznámeni s obsahem protokolu, se uvádí v jeho závěru; příslušní pracovníci potvrdí svým podpisem, že s obsahem protokolu byli seznámeni.

(2) Pokud je v protokole o prověrce nebo revizi, který již byl podepsán, třeba provést opravy nebo změny, neprovádějí je kontroloři v textu protokolu, nýbrž až za podpisy osob, které byly s protokolem seznámeny. Kontroloři s provedenými změnami seznámí pracovníky, jichž se týkají, a tyto osoby svým podpisem potvrdí, že s úpravou protokolu byly obeznámeny a v případě potřeby doplní své vysvětlivky.