Oddíl 1
§ 1
(1) Tato vyhláška upravuje vedení účetnictví ve všech socialistických a jiných organizacích (dále jen „organizace“).
(2) Federální ministerstvo financí v dohodě s Federálním statistickým úřadem určí, v jakém rozsahu, popř. s kterými se tato vyhláška vztahuje na místní národní výbory v malých obcích, drobné provozovny místních národních výborů, zálohované organizace, malé příspěvkové organizace a jiné drobné organizace.
§ 2
Za řádný stav a vedení účetnictví a pořádek při úschově účetních písemností odpovídá vedoucí útvaru informační soustavy, a není-li tento útvar v organizaci zřízen, vedoucí útvaru účetnictví.
§ 3
Kontrolní systém v organizaci*) musí v oboru účetnictví zabezpečit soustavné, úplné, včasné a hospodárné přezkušování účetních dokladů a účetních zápisů z hlediska jejich věcné a formální správnosti.
§ 4
(1) Organizace jsou povinny vést základní účetnictví za organizaci jako celek.
(2) V hospodářských organizacích se dále musí ve vnitropodnikovém účetnictví se zřetelem na zásady vnitropodnikového chozrasčotu sledovat náklady a výnosy a zajišťovat hospodářský výsledek podle okruhů odpovědnosti nebo podle výkonů, popř. současně podle okruhů odpovědnosti i podle výkonů.
§ 5
Účetnictví se může v organizaci decentralizovat do jejích vnitřních útvarů (např. do závodů). Rozsah decentralizace musí být v souladu s pravomocí a odpovědností přiznanou vnitřním útvarům; přitom však musí decentralizované úseky účetnictví na sebe navazovat tak, aby bylo možno sestavovat z jejich údajů účetní výkazy za organizaci jako celek.
Oddíl 2
§ 6
(1) Účetními doklady se ověřuje provedení
a) hospodářských operací (např. nákupu materiálu a jeho spotřeby, výdajů peněz) a
b) účetních operací (např. účetních převodů při účetní uzávěrce, oprav účetních zápisů).
(2) Účetní doklady podle odst. 1 písm. a) se musí vyhotovovat neprodleně po dokončení ověřovaných operací.
(3) Za účetní doklady podle odstavce 1 se považují
a) pro účetní zápisy odvozené programem počítače ze záznamů zachycených na jeho paměťových prostředcích, účetní doklady ověřující tyto záznamy; takto vznikající účetní zápisy musí být alespoň v jedné sestavě zvlášť vyznačeny,
b) pro operace, které se zachycují automaticky snímáním nebo zaznamenáváním dat pomocí speciálních zařízení, opisy automaticky pořizovaných dat; tyto opisy jsou součástí účetních písemností.
§ 7
(1) Jedním účetním dokladem lze ověřit
a) jednu hospodářskou nebo účetní operaci,
b) více stejnorodých hospodářských nebo účetních operací, které se uskutečnily téhož dne nebo v určitém obdob, nejdéle měsíčním.
(2) Za účelem dosažení úspor v počtu účetních zápisů je dovoleno jednotlivé účetní doklady shrnovat do sběrných účetních dokladů. Do jednoho sběrného účetního dokladu se mohou shrnout údaje jednotlivých účetních dokladů (odstavec 1) seřazených v určitém pořádku (např. z hlediska časového) a ověřujících stejnorodé hospodářské nebo účetní operace, které se týkají nejvýše jednoho měsíčního účetního období. Sběrný účetní doklad se může vyhotovit i z více sběrných účetních dokladů.
§ 8
(1) Účetní doklady ověřující provedení hospodářských nebo účetních operací musí mít tyto náležitosti:
a) název účetního dokladu, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,
b) popis obsahu operace, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,
c) peněžní částku nebo údaj o množství, popř. obojí (podle povahy operace a způsobu účtování),
d) datum vyhotovení účetního dokladu,
e) podpis pracovníka, který operaci nařídil nebo schválil a za ni odpovídá; v případech písemně stanovených vedoucím organizace lze nahradit tento podpis jen jménem (označením) odpovědného pracovníka nebo razítkem útvaru organizace, v němž byl dán příkaz k provedení operace,
f) podpisy pracovníků, kteří operaci uskutečnili, jestliže to zvláštní povaha operace vyžaduje (např. v pokladním styku),
g) podpisy pracovníků, kteří přezkoušeli účetní doklad popř. razítko příslušného útvaru, v němž byl účetní doklad přezkoušen, jestliže se provedená kontrola neprokáže jiným způsobem (např. potvrzením přezkušujícího pracovníka na příslušném sběrném účetním dokladu).
(2) Účetní doklady ověřující provedení hospodářských operací musí mít kromě náležitostí uvedených v předchozím odstavci ještě tyto náležitosti:
a) označení účastníků operace, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,
b) datum provedení operace, je-li ho třeba k bližšímu vymezení operace nebo nespadá-li do měsíčního účetního období, do něhož se musí účetní doklad zaúčtovat.
§ 9
(1) Sběrné účetní doklady musí mít tyto náležitosti:
a) název vyjadřující, že jde o sběrný účetní doklad, nevyplývá-li ze sběrného účetního dokladu alespoň nepřímo,
b) popis obsahu hospodářské nebo účetní operace, která je předmětem ověření shrnutými účetními doklady, nevyplývá-li ze sběrného účetního dokladu alespoň nepřímo,
c) úhrn peněžních částek nebo údajů o množství, popř. oboje tyto údaje (podle povahy operací nebo způsobu účtování); úhrn je třeba rozepsat podle jednotlivých účetních dokladů, pokud jimi není jinak snadno prokazatelný,
d) období, za které jsou ve sběrném účetním dokladu shrnuty údaje jednotlivých účetních dokladů,
e) datum vyhotovení sběrného účetního dokladu,
f) podpis vyhotovitele sběrného účetního dokladu, který odpovídá za jeho správnost, popř. označení (razítko) útvaru organizace, v němž byl sběrný účetní doklad vyhotoven.
(2) Pokud nejsou účetní doklady připojeny k sběrnému účetnímu dokladu, je nutno v něm uvést místo jejich uložení, popř. vyznačit návaznost mezi sběrným dokladem a jednotlivými účetními doklady.
§ 10
Ve vztahu k účetním zápisům musí mít účetní doklady včetně sběrných účetních dokladů tyto další náležitosti:
a) měsíční účetní období, do něhož se účetní doklady musí zaúčtovat, jestliže se toto období neshoduje s obdobím, v němž byly účetní doklady vyhotoveny,
b) účtovací předpis sloužící k vyjádření spojitosti účetních dokladů s účetními zápisy, jestliže způsob, jak mají být tyto účetní doklady zaúčtovány, nevyplývá z jejich obsahu nebo úpravy,
c) číslo nebo jiné označení sloužící ke kontrole úplnosti zaúčtovaných účetních dokladů a jejich spojitosti s účetními zápisy, jestliže se kontrola úplnosti účetních dokladů a jejich spojitosti s účetními zápisy nezajistí jiným způsobem,
d) poznámku o zaúčtování nebo jiné označení svědčící, že účetní doklady byly zaúčtovány, jestliže zaúčtování těchto dokladů nevyplývá z organizačních opatření při jejich manipulaci.
§ 11
(1) V účtovacím předpisu [§ 10 písm. b)] se uvádějí syntetické, popř. i analytické účty a jejich strany, na které se účetní doklady zaúčtují, a jde-li o složitý účetní zápis, též rozpis příslušných peněžních částek.
§ 12
(1) Náležitosti účetních dokladů mohou být umístěny na více listech, které musí být spolu spojeny.
(2) Nedílnou součástí účetních dokladů jsou písemnosti prokazující správnost peněžních částek (údajů o množství) uváděných na účetních dokladech (např. propočty zdůvodňující odvodovou povinnost vůči státnímu rozpočtu jsou součástí účetního dokladu, podle něhož se zaúčtuje předpis odvodu do státního rozpočtu). Tyto písemnosti se buď s účetním dokladem spojí anebo se ukládají zvlášť v takovém pořádku, aby je bylo možno k příslušnému účetnímu dokladu snadno vyhledat.
§ 13
(1) Oběh účetních dokladů upraví závazně (příkazem, organizační směrnicí apod.) vedoucí organizace; současně vyhlásí podpisové vzory pracovníků oprávněných nařizovat a schovat hospodářské i účetní operace.
(2) Oběh účetních dokladů musí v organizaci napomáhat plynulosti prací v jejich vnitřních útvarech a účtování těchto dokladů do správného účetního období.
(3) Vedoucí organizace rovněž závazně stanoví, v které fázi oběhu, kterými pracovníky, v jakém rozsahu a jakým způsobem se jednotlivé účetní doklady přezkušují. Pokud to nestanoví zvláštní předpisy, určí vedoucí organizace i způsob, jímž se prokáže, že účetní doklady byly přezkoušeny (např. podpisem přezkušujícího na účetním dokladu).
§ 14
Jednotlivé a sběrné účetní doklady se účtují v zásadě do účetního období, s nímž ověřované operace hospodářsky souvisí. Jestliže prokazatelně není možno tuto zásadu dodržet (např. při opožděném opatření podkladů potřebných pro vyhotovení účetního dokladu), lze zaúčtovat účetní doklady i do účetního období, s nímž ověřované operace hospodářsky nesouvisí.
Oddíl 3
§ 15
Účetní doklady se přezkušují z hlediska
a) věcného, tj. správnosti (i početní) údajů obsažených v účetních dokladech a v rozsahu uvedeném v § 18 také přípustnosti operací těmito doklady ověřovaných, a
b) formálního, tj. oprávněnosti pracovníků, kteří nařídili nebo schválili operace ověřované účetními doklady, a úplnosti náležitostí předepsaných pro účetní doklady.
§ 16
(1) Účetní doklady se přezkušují po věcné i formální stránce v zásadě před jejich zaúčtováním.
(2) Po zaúčtování lze účetní doklady přezkušovat po věcné stránce jen tehdy,
a) jde-li o účetní doklady ověřující zpravidla stejnorodé operace, které se vyskytují ve velkém množství,
b) jde-li o účetní doklady, které s ohledem na způsob zpracování nelze přezkušovat před jejich zaúčtováním, nebo
c) je-li nutno podle směrnic k účtové osnově zaúčtovat tyto účetní doklady ihned po jejich vyhotovení (např. došlé faktury po opatření náležitostmi účetního dokladu).
§ 17
(1) Po věcné stránce přezkušují účetní doklady pracovníci určení vedoucím organizace z osob, jež tyto účetní doklady vyhotovují nebo se podílejí na jejich oběhu, zpracování a zaúčtování. Pro přezkušování správnosti údajů v účetních dokladech mohou být určeni i pracovníci, kteří operace zachycené v těchto účetních dokladech nařídili nebo schválili; tito pracovníci nemohou však přezkušovat přípustnost uvedených operací.
(2) Po formální stránce přezkušují účetní doklady účetní pracovníci.
§ 18
(1) Přípustnost operací se povinně přezkušuje u účetních dokladů ověřujících pořizování investic, pořizování předmětů postupné spotřeby s výjimkou drobných předmětů a krátkodobých předmětů do 3000 Kčs za 1 předmět, zúčtovávání nákladů příštích období do nákladů na činnosti, tvoření rezerv na výdaje příštích období, ostatní osobní náklady, ostatní použití hospodářského výsledku a čerpání fondu kulturních a sociálních potřeb. U ostatních operací se jejich přípustnost přezkušuje povinně jen v případech, které písemně určí vedoucí organizace, popřípadě orgán nadřízený organizaci.
(2) Přezkušováním přípustnosti operací pověří vedoucí organizace v souladu s ustanovením § 17 odst. 1 pracovníky, kteří jsou k tomuto přezkušování odborně způsobilí.
(3) Zjistí-li pracovník určený k přezkušování účetních dokladů nepřípustnost ověřované operace, je povinen uvědomit o tom pracovníka, který operaci nařídil nebo schválil; trvá-li tento pracovník na jejím provedení nebo neučiní-li opatření k odstranění následků již uskutečněné nepřípustné operace, je pracovník určený k přezkušování účetních dokladů povinen uvědomit o tom písemně vedoucího organizace a opisem vedoucího útvaru informační soustavy (vedoucího útvaru účetnictví).
§ 19
Vedoucí organizace je povinen zajistit, aby pracovníci věcně příslušných útvarů organizace poskytovali pracovníkům, kteří přezkušují účetní doklady, požadovaná vysvětlení, popř. písemné odborné posudky.
§ 20
(1) Účetní doklady shrnované do sběrného účetního dokladu se přezkušují podle § 15 až 18 se zřetelem k povaze operací buď postupně při jejich vzniku nebo najednou ve sběrném účetním dokladu.
(2) U sběrných účetních dokladů se přezkušuje shoda jejich číselných údajů s číselnými údaji jednotlivých účetních dokladů do nich shrnutých a úplnost náležitostí předepsaných pro sběrné účetní doklady.
(3) Sběrné účetní doklady přezkušují v rozsahu podle odstavce 2 účetní pracovníci.
Oddíl 4
§ 21
Účetními zápisy se zachycují v účetních knihách stavy hospodářských prostředků a jejich změny, k nimž dochází v důsledku provedených hospodářských a účetních operací (dále jen „účetní případy“). Účetní zápisy musí být doloženy účetními doklady.
§ 22
(1) Účetní případy se při zapisování v účetních knihách třídí a seskupují v zásadě podle věcného hlediska. Účetní zápisy je třeba uspořádat tak, aby umožňovaly přezkoušení zaúčtování všech účetních případů správnými částkami do patřičného účetního období a na správné účty a jejich strany; k tomu účelu se musí účetní případy zachycovat alespoň v jedné účetní knize podle jednotlivých, popř. sběrných účetních dokladů.
(2) Průkaznost úplnosti účetních případů a správnosti jejich zaúčtování do patřičného účetního období je možno také zajistit účetní knihou, v níž se účetní případy zachycují v časovém uspořádání (v deníku nebo v denících).
(3) Při vedení účetnictví formou sestav vyhotovovaných stroji na děrné štítky nebo počítači (dále jen „sestava“), musí alespoň jedna výstupní sestava, představující účetní knihu, obsahovat údaje umožňující kontrolu návaznosti jednotlivých položek na vstupní data (např. čísla účetních dokladů) a na kontrolní součty vstupních dat. Průkaznost úplnosti účetních případů v účetnictví vedeném formou sestav lze zabezpečovat i zhotovováním sestavy zahrnující opis vstupních dat; data je třeba vhodně uspořádat a ukončit kontrolními součty.
§ 23
(1) Účetní případy se podle věcného hlediska zapisují
a) v syntetické evidenci (v hlavní knize),
b) v analytické evidenci, v niž se podrobněji rozvádějí nebo doplňují zápisy na jednotlivých syntetických účtech.
(2) Organizace si sestaví pro každý rok účtový rozvrh, v němž podle stanovené osnovy*) uvede číselná označení a názvy syntetických účtů nutných k zachycení účetních případů, které se mohou v organizaci během roku vyskytnout a může jej doplnit i o analytické účty. Vznikne-li v průběhu roku potřeba dalších účtů, účtový rozvrh se doplní.
(3) Jestliže se na jednom syntetickém účtě sleduje velké množství skupin a druhů hospodářských prostředků (např. různých druhů materiálů ve více skladech a pod odpovědností více osob) je dovoleno vytvářet z jednotlivých analytických účtů skupiny, a stavy a pohyby na těchto účtech sledovat ještě zvlášť v úhrnech za vytvořené skupiny na skupinových analytických účtech. Z jednotlivých skupinových analytických účtů lze vytvářet skupinové analytické účty vyššího stupně.
§ 24
(1) Syntetické účty musí být označeny číselně a slovně, a to podle účtového rozvrhu. Analytické účty musí být označeny alespoň číselně, přičemž z jejich označení musí být zřejmé, ke kterému syntetickému účtu (účtům) se vedou.
(2) V sestavách postačí označovat syntetické a analytické účty alespoň číselně, popř. zvolenými číselnými znaky.
§ 25
(1) Syntetická evidence se vede v peněžních jednotkách.
(2) Analytická evidence se podle povahy hospodářských operací a podle potřeb organizace vede v peněžitých jednotkách nebo v jednotkách množství, popř. v obojích těchto jednotkách. Vede-li se analytická evidence jen v jednotkách množství, je nutno zajistit vazbu v peněžních jednotkách na zápisy syntetické evidence alespoň v souhrnu.
(3) Peněžní částky v analytické evidenci musí odpovídat příslušným souhrnným peněžním částkám na syntetickém účtě (účtech), k němuž (k nimž) se analytická evidence vede.
Oddíl 5
§ 26
Účetní zápisy se přezkušují z hlediska
a) věcného, tj. zda všechny účetní případy správně zaúčtovány (§ 22 odst. 1) a zda stavy na účtech odpovídají skutečnosti, a
b) formálního, tj. zda je dodržena podvojnost zápisů, číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech a číselná shoda údajů syntetických účtů se součty údajů na příslušných analytických účtech.
§ 27
(1) Úplnost a správnost zaúčtování účetních případů do patřičného účetního období a na správné účty a jejich strany se musí zabezpečit organizačními a kontrolními a prokazuje se měsíčně účetní knihou, v níž musí být účetní případy zachyceny podle jednotlivých, popř. sběrných účetních dokladů (§ 22). Správnost stavů hospodářských prostředků na účtech se ověřuje inventarizacemi hospodářských prostředků.*)
§ 28
(1) Podvojnost zápisů v hlavní knize a číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech se přezkušuje předvahou. Předvaha se sestavuje buď jen za sledovaný měsíc anebo za celé uplynulé období od začátku roku. V předvaze se pro jednotlivé účty hlavní knihy uvádějí
a) jejich číselná označení,
b) jejich zůstatky k začátku prvního dne sledovaného měsíce (nebo k začátku prvního dne roku), popř. rozvedené na aktivní a pasívní,
c) jejich obraty za sledovaný měsíc (nebo od začátku roku),
d) jejich zůstatky ke konci posledního dne měsíce, popř. rozvedené na aktivní a pasívní.
(2) Odchylně od ustanovení předchozího odstavce může předvaha obsahovat
a) namísto obratů uvedených v odst. 1 písm. c) součty těchto obratů účtů s jejich zůstatky uvedenými v odst. 1 písm. b) nebo
b) namísto zůstatku a obratů uvedených v odst. 1 písm. b) a c) jen zůstatky uvedené v odst. 1 písm. d), pokud číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech vyplývá přímo z účetních knih (při použití určité účetní techniky, např. propisovací metody).
(3) Předvaha se nemusí sestavovat, jestliže dodržení podvojnosti zápisů v hlavní knize a číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech vyplývá přímo z účetních knih nebo z použité účetní techniky.
§ 29
(1) Číselná shoda údajů syntetických účtů se součty údajů na příslušných analytických účtech se měsíčně přezkušuje podle obratů nebo zůstatků příslušných účtů. Nevyplývá-li tato číselná shoda přímo z účetních knih nebo z použité účetní techniky, musí se jako podklad k jejímu přezkoušení sestavit ke každému syntetickému účtu kontrolní soupiska z obratů nebo zůstatků příslušných analytických účtů.
(2) Číselnou shodu údajů syntetických účtů základních prostředků, popř. i účtů předmětů postupné spotřeby v používání, se součty údajů na jejich analytických účtech vedených podle jednotlivých předmětů, postačí přezkušovat jednou ročně.
(3) Kontrolní soupisku není třeba sestavovat ze mzdových listů.
Oddíl 6
§ 30
(1) Stavy aktiv a pasív se musí zachytit na příslušných syntetických, popř. i analytických účtech
a) ke dni zřízení organizace, k němuž se otevírají účty,
b) k 1. lednu každého roku, pokračuje-li organizace ve své činnosti,
c) ke dni sloučení organizace s jinou organizací, ke dni jejího rozdělení a ke dni jejího zrušení (ke dni zahájení její likvidace).
(2) Stavy aktiv a pasív, jimiž se při pokračující činnosti organizace účty hlavní knihy otevírají, musí navazovat na stavy aktiv a pasív, jimiž byly tyto účty uzavřeny k rozvahovému dni bezprostředně předcházejícího účetního období.
§ 31
(1) Na syntetických účtech a zpravidla i na analytických účtech se musí k 31. prosinci každého roku (roční rozvahový den) po zachycení všech účetních případů roku vyúčtovat uzávěrkové účetní operace podle pokynů pro účtování na konci roku, obsažených ve směrnicích k účtové osnově a doplněných zvláštními směrnicemi pro roční účetní uzávěrku.
(2) Účetní uzávěrku je nutno v organizaci provést také ke dni jejího sloučení s jinou organizací, ke dni jejího rozdělení, ke dni jejího zrušení a ke dni skončení její likvidace.
(3) Při účetní uzávěrce se zjistí na syntetických a analytických účtech jejich zůstatky.
(4) Syntetické účty je nutno pro každý rok vždy nově otevírat. Pokračuje-li se při zápisech na analytických účtech v příštím roce na témže účtovém listě, je třeba nové zápisy zřetelně oddělit od zápisů předchozího roku.
Oddíl 7
§ 32
(1) Organizace sestavují ve stanovených lhůtách účetní výkazy, v nichž se souhrnnými anebo dílčími ukazateli sledují stav a pohyb hospodářských prostředků a hospodářský výsledek.
(2) Údaje účetních výkazů musí navazovat na stavy nebo obraty jednotlivých syntetických, popř. i analytických účtů.
(3) Organizace sestavují jednak účetní výkazy sloužící výlučně pro vlastní potřebu organizace nebo příslušného oborového (generálního) ředitelství (vnitropodnikové a podnikové účetní výkazy) a jednak účetní výkazy sloužící jak pro vlastní potřebu těchto organizací, tak i pro potřebu jiných oprávněných orgánů, popř. výlučně pro potřebu těchto orgánů (státní účetní výkazy).
§ 33
(1) Základními účetními výkazy, které se sestavují za organizaci jako celek a tvoří její účetní závěrku, jsou ve všech organizacích s výjimkou rozpočtových rozvaha a výsledovka a v rozpočtových organizacích rozvaha a výkazy o plnění rozpočtu.
(2) Rozvaha podává souhrnně přehled o stavech hospodářských prostředků organizace z hlediska jejich složení a zdrojů k rozvahovému dni. Výsledovka podává souhrnně přehled o hospodářském výsledku organizace a jeho složkách za účetní období od začátku roku a vzniká-li organizace v průběhu roku, ode dne jejího vzniku. Výkazy o plnění rozpočtu podávají přehled o pokladním plnění příjmů a výdajů za účetní období od začátku roku.
(3) Rozvahu, výsledovku a výkazy o plnění rozpočtu podpisuje vedoucí organizace a vedoucí útvaru informační soustavy (vedoucí útvaru účetnictví), popř. další osoby, pokud tak stanoví zvláštní předpisy.
§ 34
(1) Rozvaha, výsledovka a výkazy o plnění rozpočtu, sestavené k ročnímu rozvahovému dni, tvoří roční účetní závěrku.
(2) Účetní závěrku musí organizace sestavit také ke dnům, k nimž je nutno provádět účetní uzávěrku (§ 31 odst. 2), a to jako mimořádnou účetní závěrku.
(3) Ke dni vzniku organizace a ke dni zahájení její případné likvidace se sestaví zahajovací rozvaha.
Oddíl 8
§ 35
Účetními písemnostmi podle této vyhlášky jsou
a) účetní doklady včetně sběrných účetních dokladů,
b) účetní knihy (hlavní kniha, deníky, knihy analytické evidence, např. knihy pohledávek a závazků, mzdové listy, inventární karty, skladní karty),
c) účetní výkazy,
ch) seznamy účetních knih,
d) zprávy o výsledcích rozboru,
e) zápisy o projednání, hodnocení a schválení hospodářských výsledků a roční účetní závěrky,
f) účtové rozvrhy,
g) předvahy,
h) kontrolní soupisky,
i) seznamy účtů na volných listech,
j) seznamy sestavy,
k) seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek,
l) pokladní bloky na tržby v hotovosti za zboží (výrobky) a za poskytnuté služby nebo opravy,
m) sestavy zahrnující opis vstupních dat,
n) opisy automaticky pořizovaných dat,
o) technicko-organizační dokumentace souvisící s vedením účetnictví formou sestav,
p) inventurní soupisy,
q) inventarizační zápisy,
r) archívní knihy spolu s doklady o vyřazování účetních písemností z účetního archívu a se zápisy o jejich ztrátě, zničení nebo poškození,
s) dohody o předávání účetních písemností uložených v účetních archívech.
§ 36
(1) Každá organizace musí založit a udržovat v běžném stavu seznam účetních knih, které vede; v seznamu se uvede u každé účetní knihy alespoň název odpovídající jejímu, popř. též vymezení její funkce v účetnictví.
(2) Každá organizace musí založit a udržovat v běžném stavu též seznam (seznamy) číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek, užívaných v účetnictví, s uvedením jejich významu.
(3) Seznam účetních knih a seznam číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek mohou být spojeny s písemnostmi sloužícími v účetnictví k jiným účelům, např. s účtovým rozvrhem.
§ 37
(1) Zápisy v účetních písemnostech se provádějí jen prostředkem zaručujícím jejich trvanlivost (inkoustem, inkoustovou tužkou, propisovací tužkou, strojem, tiskem apod.).
(2) Zápisy v účetních písemnostech musí být čitelné; nelze je provádět těsnopisem.
§ 38
Účetní zápisy je třeba provádět tak, aby se zabránilo dodatečnému doplňování. Volné řádky nebo prázdné plochy mohou být ponechány jen mezi formálně uzavřenými částmi účetních zápisů (např. mezi jednotlivými účty). Volné řádky nebo prázdné plochy mezi jednotlivými účetními zápisy je nutno proškrtnout; mohou se však ponechat, jestliže dodatečně doplňování vylučuje použitá účetní technika.
Oddíl 9
§ 39
Účetní knihy se mohou vést na volných listech, formou sestav, popř. jako vázané knihy.
§ 40
Při vedení hlavní knihy a knih analytické evidence na volných účtových listech se musí vést seznam účtů vedených na volných listech, uspořádaný podle jednotlivých účetních knih, aby na jeho podkladě mohla být kdykoli prokázána úplnost účetních knih. Seznam účtů na volných listech se zřizuje vždy při založení účetních knih, k nimiž se vede; může být spojen s písemnostmi sloužícími v účetnictví k jiným účelům, např. s účtovým rozvrhem.
§ 41
Při používání volných listů je nutno
a) opatřit účtové listy pro každý účet (syntetický i analytický) před zahájením účtování, popř. současně s prvým účetním zápisem, pořadovými čísly stránek (listů), počínajíc číslem 1 od nového založení účetních knih,
b) sečíst nebo saldovat účtované peněžní částky, popř. účtovaná množství na konci každé stránky (listu) a zajistit návaznost součtů nebo sald s dalšími zápisy,
c) udržovat volné listy tvořící účetní knihu v určitém souboru (např. v lístkovnici, v pořadačích) podle předem stanoveného pořádku; z jednotlivých volných listů účetní knihy musí být patrno, ke které účetní knize patří a kterého období se týkají.
§ 42
Při vedení účetnictví formou sestav je třeba
a) založit a udržovat v běžném stavu seznam sestav s označením každé sestavy a s uvedením, kterou účetní knihou nebo kterou jinou účetní písemností sestava je; tento seznam nahrazuje seznam účetních knih podle § 36 odst. 1,
b) vést v organizaci jako součást účetních písemností technicko-organizační dokumentaci a vyznačovat v ní změny s datem, od kdy se uplatnily ve vedení účetnictví,
c) projektem, programem a organizačními a technickými opatřeními 1. zajistit průkaz úplnosti a správnosti zpracovávaných údajů počínajíc jejich vstupem a končíc výstupem včetně návaznosti jednotlivých fází nebo úseků, 2. zabezpečit, aby v průběhu zpracování nedošlo k narušení, zničení, záměně nebo zneužití dat zpracovávaných nebo zaznamenaných na děrných štítcích, děrných nebo magnetických páskách apod.,
d) umožnit, aby pro revizní účely bylo dodatečně přezkoušet správnost vedeného účetnictví.
§ 43
(1) Technicko-organizační dokumentací se rozumějí
a) popis obsahu, formy a přípravy vstupních dat,
b) schematické znázornění postupu zpracování s případným jeho popisem,
c) operogramy při mechanizovaném zpracování nebo opis programů při automatizovaném zpracování, s výjimkou programů tvořících příslušenství počítače,
d) popis obsahu a formy výstupních sestav podle horizontálního a vertikálního uspořádání, včetně kontrolních sestav a sestav signalizujících chyby a postup zpracování, s uvedením kdy a za jaké období, popř. ke kterému dni se sestavy vyhotovují.
e) pokyny pro operování programů při automatizovaném zpracování,
f) opis číselníků nebo podobných údajů nutných ke zpracování.
(2) Technicko-organizační dokumentaci je nutno vést uspořádaně a přehledně. Jestliže účetnictví vede pro organizaci formou sestav cizí výpočetní středisko, dohodne se organizace s tímto výpočetním střediskem o místu a způsobu vedení technicko-organizační dokumentace.
(3) Technicko-organizační dokumentaci, jakož i její změny, schvaluje vedoucí útvaru informační soustavy (vedoucí útvaru účetnictví).
§ 44
Při používání sestav je nutno
a) v každé sestavě nebo na zvláštním listě pro více sestav se stejně uspořádanými sloupci a řádky uvést výstižné označení jednotlivých sloupců a řádků nebo označení sestavy podle seznamu sestav,
b) listy jedné sestavy pořadově očíslovat nebo je - pokud netvoří souvislý pás - trvale spojit (slepením, sešitím) do jediné knihy, nejsou-li peněžní částky, popř. množství na každém listě sečteny nebo saldovány a není-li zajištěna jejich spojitost se zápisy na dalším listě.
§ 45
Vedou-li se údaje účetnictví, jakož i údaje potřebné k vedení účetnictví (např. číselníky, ceníky) na trvalých paměťových prostředcích bez záznamů v číslech nebo písmenech (např. na děrných štítcích, na děrných nebo magnetických páskách) a nejsou-li tyto údaje zajistitelné z vyhotovovaných sestav, je nutno
a) pořídit sestavu prvotně zaznamenaných údajů, pokud správnost převzetí vstupních údajů není spolehlivě zajištěna kontrolními součty.
b) pořídit sestavy vyjadřující jakékoli změny prvotně zaznamenaných údajů (např. v důsledku doplňků, změn nebo vynechání).
c) pořídit alespoň jednou ročně k ročnímu rozvahovému dni sestavu všech zaznamenaných údajů k tomuto dni.
§ 46
Ve vázané účetní knize, v níž se provádějí zápisy na účtech, musí být veden a běžně doplňován seznam účtů v ní otevřených s uvedením stránky (listu), na které každý z nich začíná. Seznam účtů ve vázané hlavní knize může být spojen s účtovým rozvrhem.
§ 47
(1) Při používání vázaných knih je nutno v každé účetní knize před zahájením účtování očíslovat pořadové stránky nebo listy počínaje číslem 1 a počet očíslovaných stránek (listů) uvést v poznámce na začátku nebo na konci knihy. Každá vázaná účetní kniha musí být označena názvem a obdobím, kterého se týká.
(2) Ve vázané účetní knize obsahují také perforované listy se ustanovení prvé věty předchozího odstavce týká jen pevných listů. Perforované listy se očíslují shodně s příslušným pevným listem.
§ 48
Účetní písemnosti, jejichž náležitosti se touto vyhláškou stanoví jen zčásti nebo se nestanoví vůbec (např. kontrolní soupisky), musí být označeny alespoň názvem odpovídajícím jejich obsahu a dále v nich musí být uvedeno období, kterého se týkají, popř. den, k němuž byly sestaveny nevyplývají-li tyto náležitosti z účetních písemností alespoň nepřímo. Skládá-li se účetní písemnost z více částí (listů, příloh), které spolu nejsou spojeny, musí být jednotlivé části označeny tak, aby nemohly vznikat pochybnosti, ke které písemnosti patří (např. pořadovým očíslováním).
§ 49
Aby nemohlo docházet k záměně účetních písemností různých organizací (např. jsou-li určeny k vydání z organizace), musí být na těchto písemnostech uvedena organizace, jíž patří. To platí přiměřeně i o účetních písemnostech, které se týkají jen některého vnitřního útvaru organizace.
Oddíl 10
§ 50
(1) Dokud nebyly ještě odeslány státní účetní výkazy za měsíční období, jehož se opravy týkají, je dovoleno opravit peněžní částky a jejich zaúčtování v účetních knihách tak, že se opravovaná část původního zápisu přeškrtne tenkou čarou, aby zůstala čitelná, a nad ni, popř. na jiné místo (např. na druhou stranu účtu, na jiný účet) se napíše nový zápis; u sestav lze místo tohoto způsobu oprav vyhotovit novou správnou sestavu.
(2) Ustanovení předchozího odstavce platí přiměřeně také pro provádění jiných oprav (popř. doplňků) v účetních knihách a pro provádění oprav v ostatních účetních knihách a pro provádění oprav v ostatních účetních písemnostech (např. pro provádění oprav v účetních dokladech do doby, než jsou tyto doklady zaúčtovány, popř. před děrováním děrných štítků nebo děrné pásky a před pořízením vstupních dat při jejich zpracování pomocí prostředků výpočetní techniky).
(3) K opravovanému zápisu podle předchozích odstavců se připojí datovaná poznámka o provedení opravy, podepsaná pracovníkem odpovědným za správnost opravovaného údaje, pokud povaha opravy nevyžaduje zvláštního dokladu.
(4) V účetních dokladech, které se týkají pokladních operací nebo styku s peněžními ústavy, nejsou dovoleny opravy náležitostí účetních dokladů uvedených v § 8 odst. 1 pod písm. b), c) a d).
§ 51
(1) V účetních knihách lze provádět opravy peněžních částek a jejich zaúčtování také souvztažným účetním zápisem, a to zpravidla úplným stornem a novým účetním zápisem správných částek na správné strany účtů. Jestliže byly na správné účty a na jejich správné strany zapsány nižší nebo vyšší peněžní částky, lze uskutečnit opravy nižších částek také doplňkovým souvztažným zápisem a opravy vyšších částek také dodatečným částečným stornem původního účetního zápisu.
(2) Při vedení účetnictví formou sestav se opravy účetních zápisů provádějí buď zápisem na opačnou stranu účtu anebo zápisem na téže straně účtu s opačným znaménkem.
(3) Při volbě způsobu provedení opravy v účetních knihách je třeba přihlížet k tomu, aby se nezkreslovaly obraty účtů, pokud jsou potřebné jako ukazatele ve státních účetních výkazech.
§ 52
Zápisy v účetních písemnostech se nesmějí opravovat přepisováním, vymazáváním, vyškrabováním, ani jiným způsobem, kterým by se stal původní zápis zcela nebo zčásti nečitelným.
Oddíl 11
§ 53
(1) Účetní písemnosti, kterých není třeba k běžným účtárenským pracím a z nichž lze vytvořit ucelené soubory, se ukládají podle předem stanoveného pořádku odděleně od jiných písemností v účetním archívu; v něm zůstanou účetní písemnosti uloženy po dobu stanovenou uschovacími lhůtami.*)
(2) Před uložením do účetního archívu musí být účetní písemnosti uspořádaně uschovávány pod odpovědností pracovníků, kteří jich používají ke své práci, a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození.
(3) O ztrátě nebo zničení účetních písemností, jakož i o takovém jejich poškození, jímž části jejich obsahu byly zničeny nebo se staly nečitelnými, se musí sepsat zápis. Je-li podezření, že ztráta, zničení nebo poškození písemností byly způsobeny v úmyslu zakrýt přestupek, přečin nebo trestný čin, postupuje vedoucí organizace podle příslušných předpisů.
(4) Pro ukládání a úschovu účetních písemností v účetním archívu vydají vedoucí organizací pokyny.
§ 54
(1) Účetní knihy vedené na volných listech a formou sestav, účetní doklady a ostatní účetní písemnosti na volných listech se ukládají do účetního archívu v souborech (např. hlavní kniha v uspořádání podle účtového rozvrhu, účetní doklady v pořadí jejich čísel, inventarizační zápisy s inventurními soupisy), které se spojí do svazků označených podle jejich obsahu. Při tvoření souborů se přihlíží také k předpisům o utajování a k tomu, aby písemnosti téhož souboru měly stejnou uschovací lhůtu. Písemnosti ve vázaných knihách se ukládají do účetního archívu zpravidla samostatně.
(2) Knihy a svazky ukládané do účetního archívu se zapisují jednotlivě do vázané archívní knihy, pro kterou platí přiměřeně ustanovení této vyhlášky o vázaných účetních knihách. Zápis musí obsahovat datum uložení a další údaje, z nichž se dá spolehlivě zjistit totožnost jednotlivých knih a svazků a jejich umístění.
§ 55
(1) Účetní písemnosti lze vydávat z účetního archívu pracovníkům organizace jen na potvrzení. Vydání písemností z účetního archívu musí být poznamenáno v archívní knize.
(2) Vydávat účetní písemnosti i neuložené dosud v účetním archívu orgánům nebo osobám mimo organizaci je dovoleno jen se souhlasem jejího vedoucího, pokud zvláštní předpisy nestanoví jinak. Písemnost lze vydat oprávněné osobě jen na potvrzení a zasílá-li se poštou nebo jiným způsobem, vyhotovuje se o vydání písemnosti záznam.
§ 56
(1) Dojde-li při zániku organizace k převodu majetku, práv a závazků na jinou organizaci, převezme její účetní písemnosti přejímající organizace.
(2) Při vynětí části hospodářských prostředků z organizace a jejich převodu do jiné organizace se předávající organizace také písemně dohodou, zda a jak se rozdělí příslušné účetní písemnosti.
(3) Dojde-li k zániku organizace likvidací bez právního nástupce, rozhodne o dalším uložení a úschově účetních písemností orgán, který nařídil likvidaci.
§ 57
(1) Děrné štítky, popř. děrné pásky, které obsahují napsané nebo natištěné údaje tvořící součást účetních písemností, se ukládají a uschovávají v účetním archívu podle ustanovení platných pro příslušné písemnosti, které jejich údaje představují. Jestliže jsou na podkladě uvedených prostředků, s výjimkou prostředků představujících účetní doklady, vyhotoveny sestavy, postačí uschovávat v účetním archívu namísto uvedených prostředků jen tyto sestavy. Ostatní děrné štítky, děrné nebo magnetické pásky a jiné obdobné prostředky nejsou účetními písemnostmi a v účetním archívu se neuschovávají.
(2) Jako účetní písemnosti se v organizacích neuschovávají účetní výkazy (spolu se zprávami o výsledcích rozboru), které jim byly předloženy jinými, např. podřízenými organizacemi. Jestliže povinnosti vůči státnímu rozpočtu plní orgán nadřízený organizaci, musí uschovávat účetní výkazy (spolu se zprávami o výsledcích rozboru), které dostává od pořízených organizací, a to ve lhůtách předepsaných pro úschovu vlastních účetních výkazů.
§ 58
Po uplynutí uschovacích lhůt se účetní písemnosti vyřadí z účetního archívu; vyřazení se zaznamenává v archívní knize a doklady o něm se uschovají jako její příloha.
Oddíl 12
§ 59
Federální ministerstvo financí může organizacím - pokud to vyžaduje jejich zvláštní povaha - stanovit nebo povolit výjimky a odchylky z ustanovení této vyhlášky.
§ 60
Zrušují se
1. vyhláška č. 102/1958 Ú. l., o účetní evidenci hospodářských, rozpočtových a jiných organizací,
2. vyhláška č. 186/1958 Ú. l., o účetní evidenci jednotných zemědělských družstev.
§ 61
(1) Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 1972.