Forma účetních knih a ostatních účetních písemností
§ 39
Účetní knihy se mohou vést na volných listech, formou sestav, popř. jako vázané knihy.
§ 40
Při vedení hlavní knihy a knih analytické evidence na volných účtových listech se musí vést seznam účtů vedených na volných listech, uspořádaný podle jednotlivých účetních knih, aby na jeho podkladě mohla být kdykoli prokázána úplnost účetních knih. Seznam účtů na volných listech se zřizuje vždy při založení účetních knih, k nimiž se vede; může být spojen s písemnostmi sloužícími v účetnictví k jiným účelům, např. s účtovým rozvrhem.
§ 41
Při používání volných listů je nutno
§ 42
Při vedení účetnictví formou sestav je třeba
(1) Technicko-organizační dokumentací se rozumějí
(2) Technicko-organizační dokumentaci je nutno vést uspořádaně a přehledně. Jestliže účetnictví vede pro organizaci formou sestav cizí výpočetní středisko, dohodne se organizace s tímto výpočetním střediskem o místu a způsobu vedení technicko-organizační dokumentace.
(3) Technicko-organizační dokumentaci, jakož i její změny, schvaluje vedoucí útvaru informační soustavy (vedoucí útvaru účetnictví).
§ 44
Při používání sestav je nutno
§ 45
Vedou-li se údaje účetnictví, jakož i údaje potřebné k vedení účetnictví (např. číselníky, ceníky) na trvalých paměťových prostředcích bez záznamů v číslech nebo písmenech (např. na děrných štítcích, na děrných nebo magnetických páskách) a nejsou-li tyto údaje zajistitelné z vyhotovovaných sestav, je nutno
§ 46
Ve vázané účetní knize, v níž se provádějí zápisy na účtech, musí být veden a běžně doplňován seznam účtů v ní otevřených s uvedením stránky (listu), na které každý z nich začíná. Seznam účtů ve vázané hlavní knize může být spojen s účtovým rozvrhem.
(1) Při používání vázaných knih je nutno v každé účetní knize před zahájením účtování očíslovat pořadové stránky nebo listy počínaje číslem 1 a počet očíslovaných stránek (listů) uvést v poznámce na začátku nebo na konci knihy. Každá vázaná účetní kniha musí být označena názvem a obdobím, kterého se týká.
(2) Ve vázané účetní knize obsahují také perforované listy se ustanovení prvé věty předchozího odstavce týká jen pevných listů. Perforované listy se očíslují shodně s příslušným pevným listem.
§ 48
Účetní písemnosti, jejichž náležitosti se touto vyhláškou stanoví jen zčásti nebo se nestanoví vůbec (např. kontrolní soupisky), musí být označeny alespoň názvem odpovídajícím jejich obsahu a dále v nich musí být uvedeno období, kterého se týkají, popř. den, k němuž byly sestaveny nevyplývají-li tyto náležitosti z účetních písemností alespoň nepřímo. Skládá-li se účetní písemnost z více částí (listů, příloh), které spolu nejsou spojeny, musí být jednotlivé části označeny tak, aby nemohly vznikat pochybnosti, ke které písemnosti patří (např. pořadovým očíslováním).
§ 49
Aby nemohlo docházet k záměně účetních písemností různých organizací (např. jsou-li určeny k vydání z organizace), musí být na těchto písemnostech uvedena organizace, jíž patří. To platí přiměřeně i o účetních písemnostech, které se týkají jen některého vnitřního útvaru organizace.
a) opatřit účtové listy pro každý účet (syntetický i analytický) před zahájením účtování, popř. současně s prvým účetním zápisem, pořadovými čísly stránek (listů), počínajíc číslem 1 od nového založení účetních knih,
b) sečíst nebo saldovat účtované peněžní částky, popř. účtovaná množství na konci každé stránky (listu) a zajistit návaznost součtů nebo sald s dalšími zápisy,
c) udržovat volné listy tvořící účetní knihu v určitém souboru (např. v lístkovnici, v pořadačích) podle předem stanoveného pořádku; z jednotlivých volných listů účetní knihy musí být patrno, ke které účetní knize patří a kterého období se týkají.
a) založit a udržovat v běžném stavu seznam sestav s označením každé sestavy a s uvedením, kterou účetní knihou nebo kterou jinou účetní písemností sestava je; tento seznam nahrazuje seznam účetních knih podle § 36 odst. 1,
b) vést v organizaci jako součást účetních písemností technicko-organizační dokumentaci a vyznačovat v ní změny s datem, od kdy se uplatnily ve vedení účetnictví,
c) projektem, programem a organizačními a technickými opatřeními 1. zajistit průkaz úplnosti a správnosti zpracovávaných údajů počínajíc jejich vstupem a končíc výstupem včetně návaznosti jednotlivých fází nebo úseků, 2. zabezpečit, aby v průběhu zpracování nedošlo k narušení, zničení, záměně nebo zneužití dat zpracovávaných nebo zaznamenaných na děrných štítcích, děrných nebo magnetických páskách apod.,
d) umožnit, aby pro revizní účely bylo dodatečně přezkoušet správnost vedeného účetnictví.
a) popis obsahu, formy a přípravy vstupních dat,
b) schematické znázornění postupu zpracování s případným jeho popisem,
c) operogramy při mechanizovaném zpracování nebo opis programů při automatizovaném zpracování, s výjimkou programů tvořících příslušenství počítače,
d) popis obsahu a formy výstupních sestav podle horizontálního a vertikálního uspořádání, včetně kontrolních sestav a sestav signalizujících chyby a postup zpracování, s uvedením kdy a za jaké období, popř. ke kterému dni se sestavy vyhotovují.
e) pokyny pro operování programů při automatizovaném zpracování,
f) opis číselníků nebo podobných údajů nutných ke zpracování.
a) v každé sestavě nebo na zvláštním listě pro více sestav se stejně uspořádanými sloupci a řádky uvést výstižné označení jednotlivých sloupců a řádků nebo označení sestavy podle seznamu sestav,
b) listy jedné sestavy pořadově očíslovat nebo je - pokud netvoří souvislý pás - trvale spojit (slepením, sešitím) do jediné knihy, nejsou-li peněžní částky, popř. množství na každém listě sečteny nebo saldovány a není-li zajištěna jejich spojitost se zápisy na dalším listě.
a) pořídit sestavu prvotně zaznamenaných údajů, pokud správnost převzetí vstupních údajů není spolehlivě zajištěna kontrolními součty.
b) pořídit sestavy vyjadřující jakékoli změny prvotně zaznamenaných údajů (např. v důsledku doplňků, změn nebo vynechání).
c) pořídit alespoň jednou ročně k ročnímu rozvahovému dni sestavu všech zaznamenaných údajů k tomuto dni.