OPERATIVNÍ EVIDENCE
(K § 15 zákona)

(1) Operativní evidenci majetku uvedeného v ustanovení § 10 zákona vedou příslušné organizační složky (§ 11 zákona) tak, aby poskytovala přehled o rozsahu, ocenění, stavu a místě uložení majetku, jakož i o způsobu, jakým tato organizační složka s majetkem naložila.

(2) Údaje a zápisy operativní evidence se pořizují průkazným způsobem, srozumitelně a čitelně a jejich opravy lze provádět pouze s uvedením data a podpisu toho, kdo opravu provedl. Evidenční pomůcky a doklady se uschovávají tak, aby nemohlo dojít k jejich ztrátě, poškození, zneužití a pozměnění neoprávněnými osobami. Elektronické vedení operativní evidence a použití prostředků výpočetní a jiné techniky a technických nosičů dat je přípustné jen při zachování pravidel vedení operativní evidence a jejího účelu a za předpokladu, že operativní evidence bude v příslušné organizační složce takto vedena jednotně a ve všech případech majetku uvedeného v ustanovení § 10 zákona; to platí obdobně, budou-li takto vedeny jen některé druhy evidenčních pomůcek.

(3) Správnost údajů a postupů operativní evidence ověřují příslušné organizační složky pravidelnou každoroční inventarizací, prováděnou vždy k 31. prosinci kalendářního roku formou kontroly stavu a úrovně vedení evidenčních pomůcek a dokladů, v případě nemovitých věcí evidovaných v katastru nemovitostí též porovnáním údajů v evidenčních pomůckách s údaji v katastru nemovitostí a v případě jiných věcí porovnáním údajů v těchto evidenčních pomůckách se skutečným stavem.

(4) Organizační složka příslušná hospodařit s majetkem podle ustanovení § 11 odst. 2 zákona vede majetek v operativní evidenci podle svých územních pracovišť²²) a při používání evidenčních pomůcek postupuje podle ustanovení § 7 až 13. To platí i v případě, je-li příslušná hospodařit s majetkem na základě opatření vydaného ministerstvem podle ustanovení § 11 odst. 3 zákona.

(5) Organizační složky příslušné hospodařit s majetkem podle ustanovení § 11 odst. 1 zákona a organizační složky příslušné hospodařit s majetkem na základě opatření vydaného ministerstvem podle ustanovení § 11 odst. 3 zákona, nejde-li o organizační složku uvedenou v odstavci 4, postupují při používání evidenčních pomůcek podle ustanovení § 7 až 13 s přihlédnutím k povaze evidovaného majetku a postupům, které těmto organizačním složkám ukládají zvláštní právní předpisy. Ministerstvo a ostatní věcně příslušné ústřední správní úřady mohou pro tyto organizační složky upravit podrobnější pravidla vedení operativní evidence vnitřní směrnicí.

(1) K vedení operativní evidence slouží tyto evidenční pomůcky:

(2) Způsob uložení evidenčních pomůcek podle odstavce 1 musí vylučovat volný přístup ze strany osob, které nejsou zaměstnanci zařazení v útvaru zajišťujícím v rámci organizační složky hospodaření s majetkem uvedeným v ustanovení § 10 zákona. Tomu odpovídající způsob ochrany a používání evidenčních pomůcek musí být zajištěn i tehdy, jsou-li evidenční pomůcky vedeny elektronicky.

(3) Evidenční pomůcky podle odstavce 1 písm. a) až e) vydává ministerstvo ve formě tiskopisů. Obsah, údaje a uspořádání stanovené v těchto tiskopisech pro jednotlivé evidenční pomůcky jsou závazné i pro evidenční pomůcky vedené elektronicky. Požaduje-li tato vyhláška pro evidenční pomůcku zvláštní náležitosti spojené s celistvostí a zabezpečením průkaznosti evidenční pomůcky, musí být tyto podmínky srovnatelným způsobem splněny i v případě, je-li evidenční pomůcka vedena elektronicky. Evidenční pomůcka vedená elektronicky musí být vedena tak, aby trvale zachycovala postupné pořizování jednotlivých záznamů, veškeré jejich změny a doplnění, jakož i jakékoli jiné zásahy do evidenční pomůcky.

(4) Pokud má organizační složka přejít z listinného vedení evidenční pomůcky na elektronické vedení evidenční pomůcky anebo naopak, dokončí používání dosavadní evidenční pomůcky pro rozpracované případy a nové případy započne vést v nově založené evidenční pomůcce. Při změně vedení evidenční pomůcky z elektronického na listinné anebo z důvodu vyčerpání kapacity dosavadní evidenční pomůcky vedené jako listinná požádá organizační složka s dostatečným předstihem ministerstvo o zaslání potřebné evidenční pomůcky.

(1) Rejstřík podstat je vázaný a jeho jednotlivé listy jsou očíslovány a prošity. Je opatřen údajem o počtu listů, které obsahuje, a v místě prošití je opatřen pečetí. V rejstříku podstat se vyznačí den, měsíc a rok, kdy bylo započato s jeho používáním. Je vždy opatřen podpisem toho vedoucího zaměstnance, který v daném období řídí útvar (vnitřní organizační jednotku) zajišťující v rámci organizační složky hospodaření s majetkem uvedeným v ustanovení § 10 zákona.

(2) Do rejstříku podstat se zapisuje každý případ majetku uvedeného v ustanovení § 10 zákona, a to podle pořadí, ve kterém se organizační složka o případu dozvěděla. Zahrnuje-li případ skupinu více majetkových položek (např. dědictví), učiní se o případu jeden zápis. Jednotlivé zápisy se číslují v průběhu let bez přerušení.

(3) Věcné označení případu se řídí právním důvodem nabytí majetku státem, popřípadě důvodem podle ustanovení § 10 písm. b) zákona; současně se uvedou souvztažné údaje předepsané pro jmenný index k rejstříku podstat (§ 9).

(4) Zjistí-li se dodatečně, že se nejedná o majetek státu, poznamená se toto zjištění v rejstříku podstat po ukončení případu.

(1) Jmenný index k rejstříku podstat se vede abecedně podle příjmení anebo názvu posledního vlastníka, popřípadě jiného oprávněného, pokud je znám. Není-li poslední vlastník, popřípadě jiný oprávněný znám, zapisují se jednotlivé případy vedené v rejstříku podstat do jmenného indexu abecedně

(2) V případě majetku uvedeného v ustanovení § 10 písm. b) zákona se jednotlivé případy vedené v rejstříku podstat zapisují do jmenného indexu k rejstříku podstat abecedně podle názvu organizační složky, popřípadě státní organizace (§ 54 až 56 zákona), která byla naposledy příslušná s majetkem hospodařit, a není-li známa, pod označením „stát“.

(3) K údaji podle odstavce 1 nebo 2 se vždy poznamená pořadové číslo, pod nímž je případ veden v rejstříku podstat.

(1) Seznam, popis a ocenění majetku tvoří vždy součást dokladového spisu a označuje se pořadovým číslem, pod kterým je případ veden v rejstříku podstat. Zápisy v seznamu lze doplnit, pokud jsou další související majetkové položky nebo předepsané údaje zjištěny postupně.

(2) Majetek se v seznamu rozepisuje podle jednotlivých majetkových položek. Popis majetkových položek se provede tak, aby umožňoval jejich identifikaci a vylučoval vzájemnou záměnu. V rámci jedné majetkové položky lze uvést počtem kusů pouze druhově shodné části majetku, které jsou bezcenné nebo mají nepatrnou cenu. U každé majetkové položky se uvede místo, popřípadě způsob uložení. Jde-li o pohledávku nebo jiné právo, uvedou se údaje o dlužníkovi.

(3) Pro údaj o ocenění věcí se zásadně použije ocenění dle jejich stavu v době, kdy se hospodaření s nimi organizační složka podle své příslušnosti ujala. U nemovitých věcí, dopravních prostředků a těch movitých věcí, u nichž lze důvodně předpokládat vyšší cenu, jakož i u práv a jiných majetkových hodnot, kde nelze jejich cenu vyjádřit jmenovitou hodnotou, je pro tyto účely rozhodující vždy ocenění podle právních předpisů upravujících oceňování majetku a účinných ke dni ocenění. Jde-li o věci prohlášené za kulturní památku, umělecké předměty a sbírky muzejní nebo galerijní hodnoty, lze pro tyto účely využít též ocenění, které provede odborné pracoviště určené Ministerstvem kultury. Jde-li o archiválie,³) lze pro tyto účely využít též ocenění, které provede Ministerstvo vnitra. Bylo-li ocenění provedeno znalcem buď v řízení předcházejícím převzetí majetku organizační složkou anebo jinak při příležitosti nabytí majetku státem, uvede se v seznamu podle odstavce 1 cena takto zjištěná.

(4) Ocenění movitých věcí, které nevyžadují ocenění podle odstavce 3, může komisionálně provést organizační složka. Doklady o způsobu ocenění podle tohoto odstavce i podle odstavce 3 jsou vždy součástí dokladového spisu. Bylo-li ocenění provedeno hromadně, lze se na uložení těchto dokladů v jiném dokladovém spisu odvolat.

(5) Pokud na stát v souvislosti s nabytím majetku přešly dluhy předchozího vlastníka anebo je majetek zatížen zástavním právem, které přechodem na stát nezaniká (§ 41 zákona), v seznamu se přiměřeně podle odstavců 1 až 4 uvedou i tyto dluhy a zástavní práva; povinnost vedení závazků v účetnictví podle ustanovení § 38 zákona tím není dotčena.

(1) Skladní kniha se vede zvlášť pro movité věci, které má organizační složka uložené u sebe ve skladu, a zvlášť pro cenné a drobné movité věci (včetně např. vkladních knížek a listinných cenných papírů) uložené v trezoru. Je vázaná a jednotlivé listy jsou očíslovány.

(2) Do skladní knihy se zapisují věci jednotlivě, pokud nejde o soubor věcí jednoho druhu v rámci jednoho případu; vedle výstižného popisu věci se uvede i pořadové číslo případu dle rejstříku podstat a datum, kdy k uložení došlo. Vydává-li se věc ze skladu nebo z trezoru, ve skladní knize se uvede, kdy a z jakého důvodu se tak stalo a kdo věc převzal.

(3) Pokud je věc uložena v bezpečnostní schránce, platí odstavce 1 a 2 obdobně; o zvláštním způsobu uložení se ve skladní knize provede poznámka. Pro převzaté nebo pořízené klíče uložené v trezoru, popřípadě v bezpečnostní schránce platí ustanovení § 12.

(1) Pro každý případ vedený v rejstříku podstat se založí a vede samostatný dokladový spis. Označuje se pořadovým číslem případu dle rejstříku podstat a rokem, v němž byl případ zapsán do rejstříku podstat. Jednotlivé listy dokladového spisu se číslují v časovém sledu a jeho obsah se průběžně vede na samostatném listu. Do dokladového spisu se zakládají veškeré písemnosti k případu.

(2) Poté, kdy s majetkem předepsaným způsobem naloží (§ 15 odst. 2 a 3 zákona) a vypořádá případně na stát přešlé dluhy (§ 41 zákona), nejdéle však při skončení doby uvedené v ustanovení § 15 odst. 4 zákona, organizační složka vyhotoví a do dokladového spisu zařadí závěrečnou sestavu majetku. V závěrečné sestavě majetku vyčíslí celkovou hodnotu státem původně získaných aktiv, celkovou hodnotu dosud skutečně přijatých plnění a výnosů z prodeje majetku a celkovou hodnotu dosud státem vypořádaných dluhů; současně uvede výši s tím souvisejících dosud vynaložených nákladů.

(3) Dokladový spis se uzavře po ukončení všech úkonů nezbytných pro naložení s majetkem, vymožení pohledávek a vypořádání dluhů a po úhradě nákladů s tím spojených. Nelze-li dokladový spis takto uzavřít ani ve lhůtě stanovené v ustanovení § 15 odst. 4 zákona, pokračuje se dále v jeho vedení podle potřeby. Tato skutečnost se poznamená v rejstříku podstat a současně se v seznamu, popisu a ocenění majetku uvede, se kterými položkami bude nadále organizační složka příslušná hospodařit podle ustanovení § 9 zákona. Pokračováním ve vedení dokladového spisu není dotčen postup podle ustanovení § 14 odst. 2 zákona; při zavedení majetku do účetnictví se použije údaj o jeho ocenění podle dosavadní operativní evidence.

(4) U věcí ve skladu, jakož i věcí (klíčů) v trezoru (bezpečnostní schránce), s nimiž organizační složka bude nadále příslušná hospodařit podle ustanovení § 9 zákona, se o tom do skladní knihy (do přehledu o pohybu klíčů) učiní poznámka. Pokud dojde k převzetí těchto věcí jiným útvarem (vnitřní organizační jednotkou) v rámci příslušné organizační složky, evidence ve skladní knize (v přehledu o pohybu klíčů) se ukončí.

(5) S uzavřením dokladového spisu dává písemně souhlas vedoucí zaměstnanec útvaru, v jehož rámci je dokladový spis bezprostředně veden. Souhlas s uložením a archivací dokladového spisu dává písemně vedoucí zaměstnanec podle ustanovení § 8 odst. 1.

a) rejstřík podstat,

b) jmenný index k rejstříku podstat,

c) seznam, popis a ocenění majetku,

d) skladní knihy,

e) přehled o pohybu klíčů,

f) dokladový spis.

a) podle katastrálního území, jde-li o nemovitou věc,

b) podle názvu orgánu, který jiný majetek než nemovitou věc organizační složce předal anebo je původcem právního důvodu nabytí majetku státem.