MANIPULACE S UTAJOVANÝMI DOKUMENTY
Evidence utajovaného dokumentu

(1) Zásilku přijímá a její převzetí doručiteli potvrzuje osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba určená k přebírání zásilek. Přijme-li zásilku osoba určená k přebírání zásilek, předá ji neprodleně k zaevidování.

(2) Vyskytne-li se u doručené zásilky závada, zejména nejsou-li na obálkách otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se s obsahem utajovaného dokumentu mohla seznámit neoprávněná osoba podle § 2 písm. h) zákona, nebo se po otevření zásilky zjistí, že nesouhlasí počet listů nebo příloh, nebo pokud dokument neobsahuje náležitosti utajovaného dokumentu, sepíše o tom osoba, která zásilku převzala, neprodleně záznam. Zásilka se zaeviduje podle skutečného stavu. Kopie záznamu se zašle odesílateli. O zjištěné závadě musí být neprodleně vyrozuměn bezpečnostní ředitel adresáta nebo osoba jím pověřená.

(3) Zjistí-li se po otevření zásilky, že utajovaný dokument byl určen jinému adresátovi, příjemce jej zaeviduje a neprodleně zašle správnému adresátovi a vyrozumí o této skutečnosti odesílatele nebo jej vrátí zpět odesílateli. Na přední straně prvního listu utajovaného dokumentu musí být uvedeno „Doručeno omylem“, název a adresa orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firma nebo název a adresa podnikatele anebo jméno, příjmení a sídlo podnikatele, který utajovaný dokument omylem obdržel, a datum, jméno, příjmení a podpis osoby pověřené vedením jednacího protokolu.

(4) Převezme-li utajovaný dokument osoba, která není určena k přebírání zásilek podle odstavce 1, předá jej neprodleně osobě pověřené vedením jednacího protokolu k zaevidování. Utajovaný dokument musí být předán vždy proti podpisu v manipulační nebo doručovací knize; to neplatí pro utajovaný dokument stupně utajení Vyhrazené, pokud odpovědná osoba stanoví výjimku z povinnosti potvrdit převzetí podle § 23 odst. 1 písm. b) zákona. Při přepravě nebo přenášení utajovaného dokumentu převzatého podle věty první musí být splněny podmínky podle § 23 odst. 4 a 5 a § 24 odst. 1.

(5) Doručenou zásilku opatřenou na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá; zásilku eviduje neotevřenou a předává ji přímo adresátovi, který, zjistí-li u zásilky závadu, postupuje obdobně podle odstavce 2. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajovaného dokumentu v jednacím protokolu a zajistí vyznačení údajů podle § 11 odst. 3 na utajovaný dokument.

(1) Utajovaný dokument doručený nebo vznikající u orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona, podnikatele nebo jejich organizačních součástí, které vedou evidenci utajovaných dokumentů, musí být evidován v jednacím protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce nebo sběrném archu podle pokynů uvedených v příloze č. 7 k této vyhlášce. Evidenci provádí osoba pověřená vedením jednacího protokolu, evidenci ve sběrném archu může provádět i zpracovatel. Utajovaný dokument stupně utajení Přísně tajné musí být evidován v samostatném jednacím protokolu. Utajované dokumenty stupně utajení Vyhrazené, Důvěrné a Tajné se mohou evidovat společně, není-li v odstavci 2, § 13 odst. 2, § 29 odst. 3, § 31 odst. 1 nebo v § 32 odst. 3 stanoveno jinak.

(2) Utajovaný dokument cizí moci stupně utajení, který odpovídá stupni utajení Vyhrazené, musí být evidován v samostatném jednacím protokolu a lze jej odeslat samostatně nebo jako přílohu utajovaného dokumentu cizí moci. Jednací protokoly musí být vedeny samostatně pro utajované dokumenty Organizace Severoatlantické smlouvy, utajované dokumenty Evropské unie a utajované dokumenty ostatních subjektů cizí moci.

(3) Na doručený utajovaný dokument musí být vyznačen

(4) Oprava evidenčního zápisu na utajovaném dokumentu musí být provedena způsobem podle § 4 odst. 4 věty druhé.

(1) Orgán státu, právnická osoba podle § 60b zákona nebo podnikatel mohou, pro účely zaznamenávání pohybu utajovaného dokumentu z jednacích protokolů na organizační součásti, které jednací protokoly nevedou, zavést v těchto organizačních součástech pomocné jednací protokoly. Je-li v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele více evidenčních míst, lze vést konkrétní pomocný jednací protokol pouze k jednomu z nich. K jednacím protokolům vedeným samostatně pro každý stupeň utajení lze vést společný pomocný jednací protokol. Do pomocného jednacího protokolu je utajovaný dokument zapisován pod přiděleným pořadovým číslem z jednacího protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce.

(2) Osoba, která vytváří nebo převzala utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, jej zaznamenává v jí přidělené manipulační knize. Záznam provede neprodleně po přidělení čísla jednacího pro vytvářený utajovaný dokument nebo po převzetí utajovaného dokumentu. Pokud se s utajovaným dokumentem pouze seznamuje, aniž by jej převzala, zápis do manipulační knihy neprovádí, pouze potvrdí toto seznámení podpisem v kontrolním listu.

(3) Na konci kalendářního roku osoba pověřená vedením jednacího protokolu ukončí přidělování pořadových čísel z jednacího protokolu. Poslední evidenční zápis osoba pověřená vedením jednacího protokolu celý podtrhne, pod podtržením uvede datum a záznam o počtu použitých čísel jednacích, který spolu s ní podepíše bezpečnostní ředitel nebo osoba pověřená podle § 4 odst. 1.

(4) U vyřazeného dokumentu v příslušném jednacím protokolu proškrtne osoba pověřená vedením jednacího protokolu sloupec č. 1 a ve sloupci č. 16 uvede záznam o vyřazení podle pokynů stanovených v příloze č. 1 k této vyhlášce. Ztrátu nebo neoprávněné zničení utajovaného dokumentu zaznamená v příslušném jednacím protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce.

(1) Při vytváření sběrného archu osoba pověřená vedením jednacího protokolu iniciační utajovaný dokument zaeviduje v příslušném jednacím protokolu a současně zaeviduje do sběrného archu pod pořadové číslo jedna. Osoba, která sběrný arch vede, do sběrného archu zaeviduje další utajované dokumenty v pořadí, ve kterém jsou doručeny nebo ve kterém vznikly, podle pokynů uvedených v příloze č. 7 k této vyhlášce. Založení sběrného archu osoba pověřená vedením jednacího protokolu vyznačí v jednacím protokolu.

(2) Ve sběrném archu lze evidovat utajované dokumenty pouze stejného stupně utajení.

(3) Na každý utajovaný dokument zaevidovaný ve sběrném archu musí být vyznačeno číslo jednací, ke kterému byl sběrný arch založen. Jednotlivé utajované dokumenty zaevidované ve sběrném archu musí být v čísle jednacím rozlišeny pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 7 odst. 1 písm. b).

(4) Uzavření sběrného archu musí být provedeno podtržením posledního zápisu, uvedením záznamu s datem uzavření sběrného archu, celkového počtu ukládaných listů utajovaných dokumentů a počtu a druhu ukládaných dokumentů v nelistinné podobě anebo příloh v nelistinné podobě, jména, příjmení a podpisu osoby, která záznam provedla. Po uzavření sběrného archu z něj nelze přidělovat další pořadová čísla. Utajované dokumenty zaevidované ve sběrném archu musí být při uzavření pevně spojeny, je-li to fyzicky možné a nedošlo-li by tím k neúměrným obtížím při následném nakládání s tímto spisem. Po uzavření sběrného archu tvoří utajované dokumenty nedělitelný soubor dokumentů (spis), a to i po změně nebo zrušení stupně utajení jednotlivých utajovaných dokumentů; to platí i v případě, že nedojde k pevnému spojení dokumentů podle předchozí věty. Na první straně tohoto spisu musí být uveden spisový znak, skartační znak, rok skartačního řízení, počet ukládaných listů, počet a druh ukládaných dokumentů anebo příloh v nelistinné podobě. Do jednacího protokolu, ve kterém je sběrný arch zaevidován, provede osoba pověřená jeho vedením k příslušnému číslu jednacímu záznam podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce.

(5) Sběrný arch se ukládá u jednacího protokolu a vyřazuje se společně s ním. Kopie sběrného archu musí být přiložena ke spisu podle odstavce 4 a je jeho součástí. Po uzavření sběrného archu lze odeslat nebo předat pouze spis podle odstavce 4 s kopií sběrného archu.

(1) Na utajovaném dokumentu v listinné podobě musí být uveden název orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firma nebo název podnikatele anebo jméno, příjmení a sídlo podnikatele, u kterého utajovaný dokument vznikl, číslo jednací, stupeň utajení, datum vzniku, číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh v listinné podobě a počet jejich listů, případně i místo vzniku a počet a druh utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě. Na utajovaný dokument se mohou vyznačit i další nezbytné údaje.

(2) Číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh a počet jejich listů, případně počet a druh utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě se uvede na přední stranu prvního listu podle vzoru stanoveného v příloze č. 8 k této vyhlášce. Počet příloh v listinné podobě a počet jejich listů musí být vyjádřen zlomkem, jehož čitatelem je počet příloh v listinné podobě a jmenovatelem celkový počet listů příloh. Pokud je k utajovanému dokumentu připojen více než 1 výtisk příloh v listinné podobě, musí být uveden u zlomku podle předchozí věty i počet výtisků příloh v listinné podobě násobkem. U příloh v nelistinné podobě musí být uveden jejich počet a druh, případně i jejich evidenční označení.

(3) Skládá-li se utajovaný dokument v listinné podobě z více částí, musí být na průvodní části, která obsahuje údaje podle odstavce 1, vyznačen stupeň utajení podle části s nejvyšším stupněm utajení podle vzoru stanoveného v příloze č. 9 k této vyhlášce. Je-li k utajovanému dokumentu v listinné podobě připojena příloha, jejíž stupeň utajení je vyšší než stupeň utajení utajovaného dokumentu, musí být na utajovaném dokumentu uveden stupeň utajení podle přílohy s nejvyšším stupněm utajení. Náležitosti uvedené v odstavci 1 a v tomto odstavci musí být vyznačeny i na průvodní list, který neobsahuje utajovanou informaci, pokud je k němu připojena utajovaná příloha.

(4) Příloha v listinné podobě k utajovanému dokumentu musí být označena číslem jednacím utajovaného dokumentu tak, že se na přední stranu prvního listu v pravé horní části uvede „Příloha č. ... k č. j. ...“; neobsahuje-li příloha utajované informace, uvede se „Neutajovaná příloha č. ... k č. j. ...“. Na přední straně prvního listu utajované přílohy v listinné podobě musí být uveden název orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firma nebo název podnikatele anebo jméno, příjmení a sídlo podnikatele, u kterého utajovaná příloha vznikla, stupeň utajení, vlastní číslo výtisku, počet listů a datum, případně i místo vzniku. Na utajované příloze v nelistinné podobě musí být uvedeno označení „Příloha č. ... k č. j. ...“ a další náležitosti podle § 16 odst. 1; neobsahuje-li příloha utajované informace, uvede se „Neutajovaná příloha č. ... k č. j. ...“. Stupeň utajení každé utajované přílohy musí být vyznačen stejným způsobem jako na utajovaném dokumentu. Utajované i neutajované přílohy musí být číslovány průběžně v jedné řadě. Nelze-li uvedené náležitosti vyznačit na přílohu, musí být vyznačeny na popisném štítku nebo jiným způsobem.

(5) Listy nebo stránky utajovaného dokumentu v listinné podobě musí být průběžně číslovány. Listy nebo stránky jednotlivých utajovaných příloh v listinné podobě musí být číslovány samostatně. Listy utajovaného dokumentu a listy jednotlivých utajovaných příloh v listinné podobě musí být sešity nebo jinak pevně spojeny. Pro potřeby uvedení počtu listů utajovaného dokumentu a jeho příloh je každý list bez ohledu na jeho formát považován za 1 list.

(6) O odpojení přílohy a jejím přeevidování jako nový dokument nebo příloha jiného dokumentu musí být proveden písemný záznam na přední stranu prvního listu utajovaného dokumentu, v pravé horní části, nebo u doručeného utajovaného dokumentu u evidenčního záznamu podle § 11 odst. 3, anebo jiným způsobem. Písemný záznam obsahuje údaje o tom, která příloha byla odpojena, datum odpojení, nové číslo jednací odpojené přílohy, jméno, příjmení a podpis osoby, která odpojení a písemný záznam provedla. Na odpojenou utajovanou přílohu musí být uvedeno i číslo jednací, pod kterým byla před jejím odpojením evidována. Pokud byl před odpojením změněn nebo zrušen stupeň utajení přílohy, uvede na tuto přílohu osoba, která provádí její odpojení, text záznamu uvedeného na utajovaném dokumentu nebo spisu podle § 9 odst. 1 věty třetí.

(1) Na výtisku utajovaného dokumentu určeném k uložení musí být vyhotoven záznam podle vzoru stanoveného v příloze č. 10 k této vyhlášce. V případě vyhotovení více než jednoho výtisku utajovaného dokumentu musí být na výtisku určeném k uložení vyhotoven též rozdělovník podle vzoru stanoveného v příloze č. 11 k této vyhlášce. Rozdělovník a záznam se nevyhotovují na doručeném utajovaném dokumentu.

(2) Rozdělovník lze uvést i na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen a ukládá se společně s ním. Na utajovaný dokument musí být uvedeno označení „Rozdělovník přiložen“. Rozdělovník musí být vždy uveden na samostatném listu, pokud

(3) Rozdělovník podle odstavce 2 písm. b) musí být při zničení utajovaného dokumentu uložen u příslušné administrativní pomůcky, ve které je utajovaný dokument zaevidován, a lze jej zničit po písemném oznámení o zrušení stupně utajení utajovaného dokumentu všem jeho adresátům.

(1) Na utajovaném dokumentu v nelistinné podobě musí být uveden název orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firma nebo název podnikatele anebo jméno, příjmení a sídlo podnikatele, u kterého utajovaný dokument vznikl, datum vzniku, číslo jednací, pod kterým je utajovaný dokument v nelistinné podobě zaevidován, a stupeň utajení. Je-li přílohou, musí být uvedeno označení „Příloha č. ... k č. j. ...“.

(2) Nelze-li údaje podle odstavce 1 vyznačit přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, musí být vyznačeny na popisném štítku nebo jiným způsobem.

(3) Utajovaný dokument v nelistinné podobě při přepravě opatří orgán státu, právnická osoba podle § 60b zákona nebo podnikatel průvodním listem, který obsahuje náležitosti podle § 14 odst. 1 a 2. Při přepravě utajovaného dokumentu cizí moci v nelistinné podobě se průvodní list nevytváří.

(1) Poznámky nebo dílčí údaje obsahující utajovanou informaci lze zaznamenat pouze do poznámkového sešitu nebo knihy, které byly před vzetím do užívání upraveny podle § 4 odst. 1 a označeny příslušným stupněm utajení, nebo do informačního systému, který je certifikován pro nakládání s utajovanými informacemi příslušného nebo vyššího stupně utajení. Evidenci vydaných poznámkových sešitů nebo knih vede bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

(2) Poznámkové sešity nebo knihy pro zaznamenávání poznámek a dílčích údajů, obsahující utajované informace, musí být ukládány obdobně jako utajovaný dokument stejného nebo vyššího stupně utajení a přenášejí se za splnění podmínek podle § 23 odst. 4 a 5 a § 24 odst. 1. Příslušný stupeň utajení musí být do poznámkového sešitu nebo knihy vyznačen u doložky o počtu listů uvedené způsobem podle § 4 odst. 1 a dále na obalu poznámkového sešitu nebo knihy.

(3) Poznámky nebo dílčí údaje obsahující utajovanou informaci stupně utajení Vyhrazené lze též zaznamenávat jako podkladový materiál.

(1) Podkladový materiál v listinné nebo nelistinné podobě stupně utajení Vyhrazené lze vyhotovit

(2) Za podkladový materiál se nepovažuje výtisk

(3) Ten, kdo podkladový materiál vytváří, na něj vyznačí stupeň utajení Vyhrazené podle § 8 odst. 2 nebo 5 a označení „Podkladový materiál“. Podkladový materiál musí být zaevidován a opatřen náležitostmi podle § 14 nebo 16 vždy, pokud má být předán, nebo pokud se stane součástí utajovaného dokumentu. Za účelem vyhotovení kryptografického dokumentu (§ 37 odst. 1 zákona) se podkladový materiál vytvářet nesmí.

(1) Opisem nebo kopií se pro účely této vyhlášky rozumí vyhotovení určitého počtu výtisků z výtisku doručeného utajovaného dokumentu, výtisku vlastního utajovaného dokumentu vyhotoveného v jediném výtisku nebo výtisku vlastního utajovaného dokumentu uvedeného v rozdělovníku, nebo jeho převod do elektronické podoby. Překladem se pro účely této vyhlášky rozumí významově shodný převod utajovaného dokumentu do jiného jazyka. Výpisem se pro účely této vyhlášky rozumí vyhotovení listinného nebo digitálního záznamu z utajovaného dokumentu.

(2) Písemný souhlas původce utajované informace k vyhotovení opisu, kopie, překladu utajovaného dokumentu stupně utajení Přísně tajné nebo výpisu z něj obsahuje číslo jednací utajovaného dokumentu, počet výtisků, důvod vyhotovení, jméno, příjmení a podpis toho, kdo souhlas udělil, a datum, kdy byl souhlas udělen, a musí být uložen u utajovaného dokumentu. Písemný souhlas přímo nadřízené osoby k vyhotovení opisu, kopie, překladu utajovaného dokumentu stupně utajení Důvěrné nebo Tajné nebo výpisu z něj může být zapsán na tomto utajovaném dokumentu nebo na samostatném listu; je-li zapsán na samostatném listu, musí být uložen u utajovaného dokumentu.

(3) Na utajovaném dokumentu, ze kterého se vyhotovuje opis, kopie, překlad nebo výpis, musí být vyznačeno datum vyhotovení, počet vyhotovených opisů, kopií, výpisů v podobě utajovaných dokumentů v listinné podobě, výtisků překladu, nebo, v případě vyhotovení digitálního záznamu, identifikace certifikovaného informačního systému, ve kterém byl vyhotoven, jméno a příjmení osoby, která vydala souhlas podle odstavce 2, a jméno, příjmení a podpis toho, kdo je vyhotovil.

(4) Na opisu v listinné podobě nebo kopii v listinné podobě vyhotovené z utajovaného dokumentu musí být na přední stranu prvního listu vyznačeno slovo „OPIS“ nebo slovo „KOPIE“ a pořadové číslo vyhotoveného opisu nebo kopie utajovaného dokumentu. Nesouhlasí-li počet listů opisu nebo kopie s počtem listů výtisku utajovaného dokumentu, ze kterého byly vyhotoveny, musí být na opisu nebo kopii vyznačen rovněž skutečný počet listů opisu nebo kopie. Na vyhotovený překlad utajovaného dokumentu musí být na přední stranu prvního listu vyznačeno slovo „PŘEKLAD“ a náležitosti podle § 14 odst. 1, 2 a 4.

(5) Výpis z utajovaného dokumentu lze vyhotovit pouze do poznámkového sešitu nebo knihy podle § 18 odst. 1 nebo do certifikovaného informačního systému anebo jako utajovaný dokument v listinné podobě, který musí být opatřen náležitostmi podle § 14 odst. 1, 2 a 4. Výpis z utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené lze vyhotovit též jako podkladový materiál.

(6) Vyhotovený opis, kopie nebo překlad utajovaného dokumentu, nejedná-li se o podkladový materiál, musí být zaevidován v příslušném jednacím protokolu nebo ve sběrném archu. Pokud není v případě odeslání opisu, kopie nebo překladu uveden výčet všech adresátů v jednacím protokolu nebo ve sběrném archu, musí být vyhotoven rozdělovník, pro který se použije § 15 odst. 2 a 3 obdobně.

(1) Utajovaný dokument je předáván proti potvrzení podpisem; to neplatí pro utajovaný dokument stupně utajení Vyhrazené, pokud odpovědná osoba stanoví výjimku z povinnosti potvrdit převzetí podle § 23 odst. 1 písm. b) zákona. Způsob potvrzení převzetí utajovaného dokumentu evidovaného v administrativních pomůckách vedených v elektronické podobě stanoví odpovědná osoba, nestanoví-li vyhláška o zajištění kryptografické ochrany utajovaných informací jinak.

(2) O předání utajovaného dokumentu mimo orgán státu, právnickou osobu podle § 60b zákona nebo podnikatele nebo jinému evidenčnímu místu zřízenému v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele provede osoba pověřená vedením jednacího protokolu záznam v jednacím protokolu nebo sběrném archu. Podpis potvrzující převzetí utajovaného dokumentu lze uvést v doručovací knize nebo na stvrzence o převzetí utajovaného dokumentu; podpis lze uvést též v rozdělovníku na výtisku utajovaného dokumentu určeném k uložení.

(3) O předání utajovaného dokumentu v rámci jednoho evidenčního místa zřízeného v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele provede osoba pověřená vedením jednacího protokolu záznam v jednacím protokolu nebo ve sběrném archu, případně i v pomocném jednacím protokolu, pokud je veden. Podpis potvrzující převzetí utajovaného dokumentu lze uvést v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu nebo v doručovací knize anebo při vrácení převzatého utajovaného dokumentu v manipulační knize, není-li v § 27 odst. 3, § 34 odst. 2 písm. b) nebo v § 35 odst. 6 písm. b) stanoveno jinak; podpis lze uvést též v rozdělovníku na výtisku utajovaného dokumentu určeném k uložení. Stanoví-li tak odpovědná osoba nebo bezpečnostní ředitel, lze utajovaný dokument předat další fyzické osobě v rámci jednoho evidenčního místa i proti podpisu v manipulační knize.

(4) Potvrzení o převzetí utajovaného dokumentu musí být uloženo alespoň po dobu 5 let, není-li v § 31 odst. 3 stanoveno jinak.

(1) Bude-li zásilka přepravována prostřednictvím držitele poštovní licence¹), musí být utajovaný dokument vložen do dvou obálek.

(2) Na vnitřní obálce musí být v levé horní části uveden odesílatel, celé číslo jednací, v pravé horní části stupeň utajení a v dolní název a úplná adresa adresáta. Je-li zásilka adresována fyzické osobě, musí být uvedeno rovněž její jméno, příjmení a případně její funkce. Je-li do obálky vloženo více utajovaných dokumentů, musí být na obálce uveden stupeň utajení podle utajovaného dokumentu s nejvyšším stupněm utajení a dále čísla jednací všech vložených utajovaných dokumentů. Obálka musí být zajištěna tak, že se všechny spoje obálky po celé délce přelepí lepicí páskou a opatří otisky razítka orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele a podpisy osoby pověřené vedením jednacího protokolu, nebo osoby, která provedla zajištění obálky; to neplatí pro obálku obsahující pouze utajovaný dokument stupně utajení Vyhrazené. Otisky razítka a podpisy musí přesahovat mimo lepicí pásku. Při použití průhledné lepicí pásky musí být otisky razítka a podpisy touto páskou přelepeny. Má-li být obálka otevřena pouze adresátem, musí být obálka označena nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“.

(3) Na vnější obálce musí být uveden odesílatel, číslo jednací bez uvedení zkratky stupně utajení a název a úplná adresa adresáta. Na vnější obálce nesmí být uveden stupeň utajení. Vnější obálka musí být takové kvality, aby údaje na vnitřní obálce nebyly čitelné.

(4) Bude-li zásilka přepravována prostřednictvím kurýra, musí být utajovaný dokument vložen do obálky označené nápisem „KURÝREM“ a ustanovení odstavce 2 se použije obdobně. Obálka s utajovaným dokumentem musí být v tomto případě přepravována v přenosné schránce zajištěné proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem, například uzamčením mechanickým nebo kódovým zámkem nebo pečetěním anebo plombováním, a na vhodném místě se opatří názvem a adresou orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firmou nebo názvem a adresou podnikatele anebo jménem, příjmením a sídlem podnikatele a nápisem „V případě nálezu neotevírejte a předejte neprodleně Policii ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!“; v případě utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené to může být též obálka, na kterou musí být uvedeny náležitosti podle odstavce 3.

(5) Do vnitřní obálky s utajovaným dokumentem stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné musí být vložena stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu, kterou adresát potvrdí podpisem a otiskem razítka, opatří datem a neprodleně vrátí odesílateli. Podle věty první se postupuje i v případě utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené, není-li odpovědnou osobou stanovena výjimka z povinnosti potvrdit převzetí podle § 23 odst. 1 písm. b) zákona. Vzor stvrzenky o převzetí utajovaného dokumentu je stanoven v příloze č. 12 k této vyhlášce. Vrácená stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu musí být u odesílatele uložena u výtisku utajovaného dokumentu určeného k uložení; v případě odeslání všech výtisků utajovaného dokumentu musí být uložena na evidenčním místě, kde je utajovaný dokument evidován, § 21 odst. 4 se použije obdobně.

(6) V případě, že utajovaný dokument nelze vložit do obálky, musí být vložen do pevného obalu, který je zabezpečen a označen obdobným způsobem jako vnitřní, respektive vnější obálka.

a) název příjemce,

b) datum zaevidování,

c) číslo jednací příjemce,

d) počet listů,

e) počet příloh a počet jejich listů; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,

f) případně další údaje.

a) jej není možné v celém rozsahu uvést na utajovaný dokument nebo

b) výčet všech adresátů není uveden v administrativní pomůcce, ve které je utajovaný dokument zaevidován.

a) pro vlastní potřebu zejména za účelem vyhotovení utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené nebo za účelem využití v průběhu jednání, nebo

b) účastníkem jednání pro potřeby ostatních účastníků tohoto jednání za účelem jejich seznámení s obsahem podkladového materiálu; nejpozději před odchodem z jednání musí být ostatními účastníky tohoto jednání poskytnutý podkladový materiál odevzdán účastníkovi jednání, který jim jej poskytl.

a) doručeného utajovaného dokumentu,

b) vlastního utajovaného dokumentu vyhotoveného v jediném výtisku nebo

c) vlastního utajovaného dokumentu uvedený v rozdělovníku.

a) je místo dodání zásilky v České republice,

(1) Prostřednictvím držitele poštovní licence lze přepravovat zásilku do stupně utajení Důvěrné, a to formou poštovní služby, při které

c) adresát písemně potvrzuje držiteli poštovní licence převzetí zásilky,

b) držitel poštovní licence písemně stvrzuje odesílateli převzetí zásilky,

d) držitel poštovní licence doručí odesílateli písemné potvrzení prokazující doručení zásilky a

e) držitel poštovní licence odpovídá za ztrátu, poškození a úbytek obsahu zásilky.

(2) Potvrzení prokazující doručení zásilky podle odstavce 1 písm. d) musí být u odesílatele uloženo u výtisku utajovaného dokumentu určeného k uložení nebo, v případě odeslání všech výtisků utajovaného dokumentu, na evidenčním místě, kde je utajovaný dokument evidován; § 21 odst. 4 se použije obdobně.

(3) Pokud je podle odstavce 1 přepravována zásilka stupně utajení Vyhrazené, postačí splnění podmínek uvedených v odstavci 1 písm. b), c) a e).

(4) Při přepravě prostřednictvím kurýra musí být zásilka přepravována v přenosné schránce v souladu s § 22 odst. 4. Kurýr, který bude přepravovat zásilku stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, se odesílateli prokáže platným osvědčením fyzické osoby podle § 54 zákona pro příslušný nebo vyšší stupeň utajení. V případě zásilky stupně utajení Vyhrazené se kurýr odesílateli prokáže platným oznámením podle § 6 zákona, osvědčením fyzické osoby podle § 54 zákona nebo dokladem podle § 85 zákona; pokud je kurýr osobou podle § 58a odst. 1 zákona, prokáže se poučením a služebním průkazem, byl-li mu vydán. Kurýr, případně jeho doprovod, při přepravě zásilky učiní taková opatření, aby se zabránilo přístupu neoprávněné osoby podle § 2 písm. h) zákona k utajované informaci, a to i v případě mimořádné situace, například v důsledku nehody nebo havárie.

(5) Zásilku stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné přepravuje kurýr v doprovodu nejméně 1 osoby. Tato zásilka je vyloučena z přepravy veřejnými dopravními prostředky, s výjimkou přepravy letecké, námořní a vnitrozemské vodní.

(6) V případě přepravy zásilky poskytované v mezinárodním styku prostřednictvím kurýra se postupuje podle odstavců 4 a 5, kurýr se odesílateli prokáže platným osvědčením fyzické osoby podle § 54 zákona pro příslušný stupeň utajení nebo vyšší a kurýrním listem podle § 137 písm. f) zákona, jehož vzor je stanoven v příloze č. 13 k této vyhlášce. Kurýrní list podle § 137 písm. f) zákona Úřad nevystavuje v případě přepravy zásilky prostřednictvím diplomatické pošty přepravované diplomatickým kurýrem a v případě podle § 79 odst. 5 zákona.

(1) Utajovaný dokument nebo spis lze přenášet v obálce nebo pevném obalu vloženém do přenosné schránky, která se zajistí proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem podle § 22 odst. 4; utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Vyhrazené lze přenášet v obálce, pevném obalu nebo v přenosné schránce. Na obálce nebo pevném obalu musí být uveden název orgánu státu nebo právnické osoby podle § 60b zákona, obchodní firma nebo název podnikatele anebo jméno, příjmení a sídlo podnikatele a stupeň utajení. Obálka nebo pevný obal musí být takové kvality, aby údaje na utajovaném dokumentu nebo spisu nebyly čitelné.

(2) Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné lze přenášet pouze s písemným souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby, a to za splnění podmínek podle § 23 odst. 5. Písemný souhlas musí mít osoba přenášející utajovaný dokument u sebe a ukládá se u utajovaného dokumentu.

(3) Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Důvěrné lze přenášet pouze se souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby.

(1) Utajovaný dokument Evropské unie stupně utajení TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET musí být při manipulaci v objektu mimo zabezpečenou oblast vložen do zalepené a zapečetěné obálky, na které je uvedeno pouze jméno a příjmení osoby, které má být předán.

(2) Přenos utajovaných informací Evropské unie stupně utajení TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET lze mezi budovami nebo areály provádět výhradně vojenským, vládním nebo diplomatickým kurýrem.

(1) Po vyřízení musí být utajovaný dokument nebo spis předán na evidenční místo osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument nebo spis uvede před uložením ten, kdo jej vyřizuje nebo ukládá, spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Pokud jej předává v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ni stupeň utajení, číslo jednací nebo značku spisu, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné podobě, případně i jejich evidenční označení, počet a druh utajovaných dokumentů v nelistinné podobě, spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Nelze-li při uložení utajovaného dokumentu nebo spisu stanovit rok skartačního řízení, uvede se skartační lhůta. Začátek běhu skartační lhůty musí být prověřen nejpozději spolu s prověřením trvání důvodu pro utajení informace podle § 22 odst. 5 zákona.

(2) Vyřízené utajované dokumenty nebo vyřízené a uzavřené spisy se ukládají podle věcných skupin, spisových znaků nebo čísel jednacích způsobem stanoveným odpovědnou osobou. Utajované dokumenty vkládané do spisu, vyjma případů, kdy spis vzniká pomocí sběrného archu, musí být průběžně zapisovány do seznamu vložených utajovaných dokumentů ukládaného u spisu. Utajované dokumenty jsou v rámci spisu vzájemně fyzicky spojeny a ukládány chronologicky zpravidla vzestupně nebo sestupně. Na spisu s vloženými utajovanými dokumenty musí být vyznačen nejvyšší stupeň utajení utajovaných dokumentů v něm vložených.

(3) Se souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele lze ve výjimečných odůvodněných případech předat uložený utajovaný dokument nebo spis osobě mimo orgán státu, právnickou osobu podle § 60b zákona nebo podnikatele, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 nebo § 11 odst. 1 zákona, na dobu nezbytně nutnou.

(1) Uložený utajovaný dokument nebo spis lze v rámci orgánu státu, právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele, nebo jejich organizační součásti, ve které je evidován (evidenční místo), zapůjčit na dobu nezbytně nutnou fyzické osobě, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 nebo § 11 odst. 1 zákona.

(2) Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné lze zapůjčit pouze s písemným souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby. Písemný souhlas musí být uložen u zápůjční knihy. Utajovaný dokument nebo spis stupně utajení Důvěrné lze zapůjčit pouze se souhlasem odpovědné osoby nebo jí pověřené osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jím pověřené osoby.

(3) Zapůjčení a vrácení utajovaného dokumentu nebo spisu zaznamenává v zápůjční knize osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba pověřená odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem.

(4) Zapůjčené utajované dokumenty stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné nebo spisy obsahující tyto utajované dokumenty musí být v měsíci lednu každého kalendářního roku vráceny k zápůjční knize pro účely provedení fyzické kontroly.

(1) Zničení utajovaného dokumentu musí být provedeno tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahoval²).

(2) Zničení utajovaného dokumentu provádí minimálně 2 osoby pověřené odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou nebo bezpečnostním ředitelem nebo jím pověřenou osobou, z nichž alespoň 1 není osobou pověřenou vedením jednacího protokolu. O zničení utajovaného dokumentu musí být proveden písemný záznam a záznam v administrativní pomůcce, ve které byl utajovaný dokument evidován. Písemný záznam podepisují všechny osoby, které zničení provedly, a musí být uložen na evidenčním místě alespoň po dobu 5 let, není-li v § 31 odst. 3 stanoveno jinak.

(3) Zničení podléhá utajovaný dokument, který nebyl ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení vybrán jako archiválie, nebo již nepotřebný utajovaný dokument uložený u právnické osoby podle § 60b zákona nebo podnikatele, kteří jako původci podle zákona o archivnictví a spisové službě nemají povinnost vykonávat spisovou službu, pokud tomu zákon o archivnictví a spisové službě nebrání.

(4) Ten, kdo vyhotovuje utajovaný dokument, neprodleně zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschválených utajovaných dokumentů. Stejně tak musí být po využití zničen podkladový materiál, pokud není evidován. Poznámkové sešity nebo knihy vrácené k evidenci po jejich využití zničí zpracovatel nebo osoba pověřená odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem a osoba pověřená vedením evidence poznámkových sešitů nebo knih. O zničení poznámkových sešitů nebo knih podle věty třetí provede osoba pověřená vedením jejich evidence záznam v této evidenci.

(5) Další výtisk utajovaného dokumentu, který byl vrácen k jednacímu protokolu, ve kterém je evidován, a který není určen k uložení nebo k dalšímu využití, lze zničit. Zničení provedou minimálně 2 osoby pověřené odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou nebo bezpečnostním ředitelem nebo jím pověřenou osobou, z nichž alespoň 1 není osobou pověřenou vedením jednacího protokolu, a potvrdí jej podpisy v rozdělovníku nebo na samostatném písemném záznamu, který musí být na evidenčním místě uložen alespoň do vyřazení utajovaného dokumentu. Obdobně se postupuje v případě opisu nebo kopie vrácené k jednacímu protokolu, pokud nebyla odeslána jinému adresátovi. Nejsou-li zničeny všechny výtisky podle věty první a opisy nebo kopie podle věty třetí, nelze utajovaný dokument vyřadit podle zákona o archivnictví a spisové službě.

(6) Doručený utajovaný dokument v listinné podobě, který byl převeden do elektronické podoby způsobem podle § 69a zákona o archivnictví a spisové službě a vložen do elektronického systému spisové služby, který je součástí certifikovaného infomačního systému, podle § 23 odst. 3 zákona, může veřejnoprávní původce, ve smyslu zákona o archivnictví a spisové službě, zničit. Zničení podle věty první provedou minimálně 2 osoby pověřené odpovědnou osobou nebo jí pověřenou osobou nebo bezpečnostním ředitelem nebo jím pověřenou osobou, z nichž alespoň 1 není osobou pověřenou vedením jednacího protokolu, a provedou o něm písemný záznam s uvedením podpisů všech osob, které zničení provedly; tento písemný záznam musí být na evidenčním místě uložen alespoň do vyřazení převedeného utajovaného dokumentu v elektronické podobě.

(7) Pokud nebyly administrativní pomůcky sloužící k evidenci utajovaných dokumentů vybrány jako archiválie, lze je zničit po uplynutí 5 let od vyřazení všech utajovaných dokumentů v nich evidovaných. O zničení administrativní pomůcky musí být proveden písemný záznam podle odstavce 2.