(4) Uzavření sběrného archu musí být provedeno podtržením posledního zápisu, uvedením záznamu s datem uzavření sběrného archu, celkového počtu ukládaných listů utajovaných dokumentů a počtu a druhu ukládaných dokumentů v nelistinné podobě anebo příloh v nelistinné podobě, jména, příjmení a podpisu osoby, která záznam provedla. Po uzavření sběrného archu z něj nelze přidělovat další pořadová čísla. Utajované dokumenty zaevidované ve sběrném archu musí být při uzavření pevně spojeny, je-li to fyzicky možné a nedošlo-li by tím k neúměrným obtížím při následném nakládání s tímto spisem. Po uzavření sběrného archu tvoří utajované dokumenty nedělitelný soubor dokumentů (spis), a to i po změně nebo zrušení stupně utajení jednotlivých utajovaných dokumentů; to platí i v případě, že nedojde k pevnému spojení dokumentů podle předchozí věty. Na první straně tohoto spisu musí být uveden spisový znak, skartační znak, rok skartačního řízení, počet ukládaných listů, počet a druh ukládaných dokumentů anebo příloh v nelistinné podobě. Do jednacího protokolu, ve kterém je sběrný arch zaevidován, provede osoba pověřená jeho vedením k příslušnému číslu jednacímu záznam podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce.