23/1990 Sb. — Vyhláška federálního ministerstva financí o účetnictví

Oddíl 1

§ 1

Tato vyhláška upravuje podmínky a náležitosti vedení účetnictví v socialistických a jiných organizacích (dále jen „organizace“).

§ 2

(1) Podle podvojné účetní soustavy vedou účetnictví organizace určené směrnicemi k účtové osnově.¹)

(2) Podle jednoduché účetní soustavy vedou účetnictví organizace určené ostatní metodikou účetnictví.²)

(3) Hospodářské organizace účtující podle podvojné účetní soustavy vedou základní a vnitropodnikové účetnictví.

§ 3

Vedení účetnictví zabezpečuje pracovník určený vedoucím organizace.

Oddíl 2

§ 4

(1) Účetní doklady

a) ověřují uskutečněné hospodářské operace, tj. operace ovlivňující stav hospodářských prostředků organizace, její náklady, výnosy, výdaje a příjmy,

b) ověřují uskutečněné účetní operace, tj. operace související s účetními převody při účetní uzávěrce, při zúčtování nákladů, výnosů, výdajů a příjmů podle různých třídících hledisek a s opravami účetních zápisů,

c) dokládají účetní zápisy.

(2) Účetní doklady ověřující uskutečněné hospodářské operace se vyhotovují bez zbytečného odkladu po dokončení těchto operací.

(3) Účetními doklady se nemusí ověřovat a dokládat, s výjimkou oprav účetních zápisů, účetní operace uskutečněné v souladu s projekčně programovou dokumentací prostředky výpočetní a jiné techniky.

§ 5

(1) Jednotlivým účetním dokladem lze ověřit

a) jednu hospodářskou nebo účetní operaci,

b) více stejnorodých hospodářských nebo účetních operací, které se uskutečnily téhož dne nebo v určitém období, nejdéle však v průběhu jednoho kalendářního měsíce; za stejnorodé hospodářské nebo účetní operace se považují ty, které lze zaúčtovat stejným jednoduchým nebo složitým účetním zápisem (§ 21 této vyhlášky).

(2) Jednotlivé účetní doklady podle odstavce 1 lze shrnovat do sběrných účetních dokladů. Do jednoho sběrného účetního dokladu se mohou shrnout údaje jednotlivých účetních dokladů ověřujících stejnorodé hospodářské nebo účetní operace nejvýše za jeden kalendářní měsíc. Sběrný účetní doklad může shrnout údaje i z více sběrných účetních dokladů.

§ 6

(1) Jednotlivý účetní doklad ověřující uskutečnění hospodářské operace obsahuje tyto náležitosti:

a) název účetního dokladu, nevyplývá-li z jeho obsahu alespoň nepřímo,

b) popis obsahu a označení účastníků hospodářské operace, nevyplývají-li z účetního dokladu alespoň nepřímo,

c) datum, popřípadě období provedení hospodářské operace,

ch) podpisy pracovníků, kteří přezkoušeli účetní doklad.

d) peněžní částku nebo údaj o množství, popřípadě obojí,

e) podpis pracovníka, který hospodářskou operaci nařídil nebo schválil a odpovídá za ni,

f) podpis pracovníků, kteří hospodářskou operaci uskutečnili, jestliže to povaha operace vyžaduje (například v pokladním styku),

g) datum vyhotovení účetního dokladu,

h) podpis vyhotovitele účetního dokladu,

(2) Vedoucí organizace může písemně stanovit, v kterých případech a za jakých podmínek lze podpisy pracovníků podle odstavce 1 písm. e), f), h) a ch) nahradit jejich označením (jménem, kódem), popřípadě jde-li o podpisy pracovníků podle odstavce 1 písm. h) a ch) označením útvaru organizace (razítkem, kódem), v němž byl účetní doklad vyhotoven nebo přezkoušen. Tímto postupem se nesmí narušit v organizaci odpovědnost pracovníků za nařizování, schvalování a uskutečňování hospodářských operací a za vyhotovování a přezkušování účetních dokladů.

(3) Podpisy pracovníků, kteří přezkoušeli účetní doklad, popřípadě jejich nahrazení podle odstavce 2 se nemusí na účetním dokladu uvádět, pokud se přezkoušení účetního dokladu prokáže jiným způsobem.

(4) Jednotlivý účetní doklad ověřující uskutečněné hospodářské operace vyhotovený prostředky jiné techniky (zařízeními pro vážení, měření, počítání a podobně) obsahuje tyto náležitosti:

a) název účetního dokladu nebo popis obsahu hospodářské operace,

b) datum, popřípadě období provedení hospodářské operace,

c) označení zařízení, které účetní doklad vyhotovilo,

d) údaj o množství, popřípadě i peněžní částku.

§ 7

Jednotlivý účetní doklad ověřující uskutečnění účetní operace obsahuje náležitosti uvedené v § 6 odst. 1 této vyhlášky, které přicházejí v úvahu pro nepochybné ověření operace.

§ 8

(1) Sběrný účetní doklad obsahuje tyto náležitosti:
Jednotlivé účetní doklady jsou součástí sběrného účetního dokladu. Pokud není možné jednotlivé účetní doklady připojit k sběrnému účetnímu dokladu, je nutno v něm uvést místo jejich uložení, popřípadě vyznačit návaznost mezi sběrným účetním dokladem a jednotlivými účetními doklady.

a) název vyjadřující, že jde o sběrný účetní doklad, nevyplývá-li ze sběrného účetního dokladu alespoň nepřímo,

b) popis obsahu hospodářské nebo účetní operace, která je předmětem ověření shrnutými jednotlivými účetními doklady, nevyplývá-li ze sběrného účetního dokladu alespoň nepřímo,

c) úhrn peněžních částek nebo údajů o množství, popřípadě oboje tyto údaje; úhrn je třeba rozepsat podle jednotlivých účetních dokladů, pokud jimi není jinak snadno prokazatelný,

d) období, za které jsou ve sběrném účetním dokladu shrnuty údaje jednotlivých účetních dokladů,

e) datum vyhotovení sběrného účetního dokladu,

f) podpis vyhotovitele sběrného účetního dokladu, který odpovídá za jeho správnost, popřípadě označení (razítko, kód) útvaru organizace, v němž byl sběrný účetní doklad vyhotoven.

§ 9

Na účetním dokladu (jednotlivém nebo sběrném) nebo jiným způsobem se vyjádří údaje:

a) o spojitosti účetních dokladů s účetními zápisy,

b) prokazující úplnost zaúčtovaných účetních dokladů vztahujících se k příslušnému účetnímu období,

c) prokazující zaúčtování účetních dokladů v účetních knihách.

§ 10

Náležitosti účetních dokladů mohou být umístěny i na písemnostech, které byly podkladem k jejich vyhotovení nebo které prokazují správnost peněžních částek nebo údajů o množství uváděných na účetních dokladech. Uvedené písemnosti jsou součástí účetního dokladu a je nutno zajistit jejich návaznost na účetní doklad. Pokud nejsou uvedené písemnosti připojeny k účetnímu dokladu, ukládají se tak, aby je bylo možno snadno vyhledat a uschovávají se po stejnou dobu jako účetní doklad.

§ 11

Oběh účetních dokladů
Vedoucí organizace písemně stanoví oběh účetních dokladů, ve kterém se zejména

a) vyhlásí jména a podpisové vzory pracovníků oprávněných nařizovat a schvalovat hospodářské a účetní operace a pracovníků určených k přezkušování přípustnosti operací, popřípadě způsob nahrazení podpisů uvedených pracovníků v souladu s ustanovením § 6 odst. 2 této vyhlášky,

b) určí, v které fázi oběhu, kterými pracovníky, v jakém rozsahu a jakým způsobem se účetní doklady přezkušují.

Oddíl 3

§ 12

Účetní doklady se přezkušují z hlediska

a) věcného, které zahrnuje přezkoušení správnosti údajů včetně správnosti výpočtů obsažených v účetních dokladech a v rozsahu uvedeném v § 13 této vyhlášky také přípustnosti operací těmito doklady ověřovaných s výjimkou údajů, kdy jejich přezkoušení bylo provedeno podle jiného obecně závazného právního předpisu,³)

b) formálního, které zahrnuje přezkoušení oprávněnosti pracovníků, kteří nařídili nebo schválili operace ověřované účetními doklady, a úplnosti náležitostí účetních dokladů.

§ 13

(1) Při přezkoušení přípustnosti operací se posuzuje, zda uskutečnění hospodářské nebo účetní operace není v rozporu s obecně závaznými právními předpisy a s vnitřními předpisy organizace.

(2) Přípustnost operací se přezkušuje v případech, které písemně určí vedoucí organizace, popřípadě jím pověřená osoba.

(3) Zjistí-li pracovník přezkušující účetní doklady nepřípustnost ověřované operace, uvědomí o tom pracovníka, který operaci nařídil nebo schválil; trvá-li tento pracovník na jejím provedení nebo neučiní-li opatření k odstranění následků již uskutečněné nepřípustné operace, pracovník přezkušující účetní doklady uvědomí o tom písemně vedoucího organizace, popřípadě jím pověřenou osobu, a opisem pracovníka, který zabezpečuje v organizaci vedení účetnictví. Vedoucí organizace, popřípadě jím pověřená osoba zabezpečí nápravu v souladu s obecně závaznými právními předpisy.

§ 14

(1) Účetní doklady se přezkušují po věcné i formální stránce před jejich zaúčtováním.

(2) Po zaúčtování lze účetní doklady přezkušovat po věcné stránce jen tehdy, jde-li o účetní doklady,

a) ověřující zpravidla stejnorodé operace, které se vyskytují ve velkém množství,

b) které s ohledem na způsob zpracování nelze přezkušovat před jejich zaúčtováním,

c) které se účtují podle ustanovení směrnic k účtové osnově ihned po jejich vyhotovení.

(3) Jestliže byly účetní doklady přezkoušeny podle předchozího odstavce až po jejich zaúčtování nebo v případě zaúčtování účetního dokladu, který ověřuje nepřípustnou operaci, opraví se účetní zápisy doložené uvedenými účetními doklady podle ustanovení § 51 až 54 této vyhlášky.

§ 15

(1) Z hlediska věcného přezkušují účetní doklady pracovníci určení vedoucím organizace, popřípadě jím pověřenou osobou z pracovníků, kteří se podílejí na oběhu účetních dokladů, popřípadě na jejich zpracování či zaúčtování. Pro přezkušování účetních dokladů z hlediska věcného mohou být určeni i pracovníci, kteří operace zachycené v těchto účetních dokladech nařídili nebo schválili; pracovníci, kteří operace nařídili nebo schválili, nemohou přezkušovat přípustnost uvedených operací.

(2) Z hlediska formálního přezkušují účetní doklady účetní pracovníci.

(3) Přezkušování účetních dokladů lze uskutečnit kontrolními postupy v souladu s projekčně programovou dokumentací prostředky výpočetní a jiné techniky.

§ 16

Vedoucí organizace, popřípadě jím pověřená osoba písemně stanoví povinnost pracovníků věcně příslušných útvarů organizace poskytovat osobám, které přezkušují účetní doklady, požadovaná vysvětlení, popřípadě písemné odborné posudky.

§ 17

(1) Jednotlivé účetní doklady shrnované do sběrného účetního dokladu se přezkušují podle § 12 až 15 této vyhlášky se zřetelem k povaze operací buď postupně při jejich vzniku nebo najednou.

(2) U sběrných účetních dokladů se přezkušuje úplnost jejich náležitostí a shoda jejich číselných údajů s číselnými údaji jednotlivých účetních dokladů do nich shrnutých.

(3) Sběrné účetní doklady přezkušují účetní pracovníci v rozsahu podle odstavce 2.

Oddíl 4

§ 18

Účetními zápisy se zachycují v účetních knihách stavy hospodářských prostředků a jejich změny, k nimž dochází v důsledku uskutečněných hospodářských a účetních operací (dále jen „účetní případy“).

§ 19

Účetní zápisy se provádějí tak, aby se zabránilo jejich nepřípustnému dodatečnému doplňování, změnám a úpravám. Volné řádky nebo prázdné plochy mezi jednotlivými účetními zápisy se proškrtnou; mohou se však ponechat, jestliže dodatečné doplňování vylučuje použitá účetní technika.

§ 20

(1) Odvození účetních zápisů programem zpracování dat prostředky výpočetní a jiné techniky z dat zaznamenaných na technických nosičích či z dat při jejich dálkovém přenosu se prokazuje projekčně programovou dokumentací.

(2) Při vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky se nemusí samostatně zachycovat v hlavní knize, popřípadě v knihách analytické evidence a dokládat účetními doklady účetní zápisy související s uzávěrkovými účetními operacemi (§ 29 odst. 1 této vyhlášky). Účetní písemností (například sestavou) se přitom zajistí přehled o údajích vznikajících při uzávěrkových účetních operacích (například o tvorbě a rozdělení hospodářského výsledku, nerozděleném nebo překročeném rozdělení hospodářského výsledku, zúčtovaných rozpočtových příjmech a výdajích); uvedená účetní písemnost je součástí účetních knih a uschovává se po stejnou dobu jako účetní knihy. V účetních knihách je vždy nutné zachytit výsledek uzávěrkových účetních operací a promítnout jej do stavu aktiv nebo pasív organizace.

§ 21

(1) Účetní zápisy na syntetických, popřípadě i analytických účtech jsou buď jednoduché nebo složité.

(2) Při jednoduchém účetním zápisu má zápis na straně Má dáti jednoho účtu souvztažný zápis na straně Dal druhého účtu.

(3) Při složitém účetním zápisu

a) účetní zápis na straně Má dáti (Dal) jednoho účtu má souvztažné zápisy na straně Dal (Má dáti) více účtů nebo

b) účetní zápisy na straně Má dáti (Dal) několika účtů mají souvztažné zápisy na straně Dal (Má dáti) více účtů.

(4) Pokud se k vyjádření spojitosti účetního dokladu s účetním zápisem [§ 9 písm. a) této vyhlášky] používá účtovací předpis, uvádějí se v něm syntetické, popřípadě i analytické účty a jejich strany podle odstavce 2 nebo 3 a jde-li o složitý účetní zápis, uvede se v účtovacím předpisu též rozpis příslušných peněžních částek.

§ 22

(1) Účetní případy se při zachycování v účetních knihách třídí a seskupují především podle věcného hlediska. Účetní zápisy je nutné uspořádat tak, aby umožňovaly přezkoušení zaúčtování všech účetních případů správnými částkami do příslušného účetního období a na správné účty a jejich strany. Účetní případy je nutné zachytit alespoň v jedné účetní knize podle jednotlivých, popřípadě sběrných účetních dokladů.

(2) Zaúčtování všech účetních případů správnými částkami do příslušného účetního období lze též prokázat účetní knihou (deníkem), v níž se účetní případy zachycují v časovém uspořádání.

(3) Při vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky obsahuje alespoň jedna účetní kniha údaje umožňující kontrolu návaznosti jednotlivých účetních zápisů na údaje účetních dokladů zaznamenané na technické nosiče dat (dále jen „vstupní data“). Zaúčtování všech účetních případů správnými částkami do příslušného účetního období lze v tomto případě prokazovat i zhotovováním opisu vstupních dat, který je účetní knihou.

§ 23

(1) Účetní případy se podle věcného hlediska zachycují:

a) v hlavní knize (knize syntetické evidence),

b) v knihách analytické evidence.

(2) Hlavní kniha zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu (§ 27 této vyhlášky), které obsahují alespoň tyto údaje:

a) zůstatek k začátku prvního dne roku,

b) souhrnné obraty strany Má dáti a Dal podle jednotlivých měsíců od začátku roku,

c) zůstatek ke konci posledního dne sledovaného měsíce.

(3) Knihy analytické evidence si vytváří a jejich obsah určuje organizace v souladu se svými potřebami řízení, s požadavky účetních výkazů a s ustanovením směrnic k účtové osnově.

(4) Jestliže se v hospodářských organizacích organizuje vnitropodnikové účetnictví odděleně od základního účetnictví, jsou účty vnitropodnikového účetnictví součástí samostatné účetní knihy a nezahrnují se do hlavní knihy.

§ 24

(1) Syntetická evidence se vede v peněžních jednotkách.

(2) Analytická evidence se podle povahy hospodářských operací a v souladu s potřebami řízení organizace vede v peněžních jednotkách nebo v jednotkách množství, popřípadě v obojích těchto jednotkách. Vede-li se analytická evidence jen v jednotkách množství, lze zajistit vazbu v peněžních jednotkách jen v souhrnu na zůstatek syntetického účtu, popřípadě jeho obraty strany Má dáti a Dal.

(3) Peněžní částky v analytické evidenci odpovídají příslušným souhrnným peněžním částkám na syntetickém účtu (účtech), k němuž (k nimž) se analytická evidence vede.

§ 25

(1) Syntetické účty se označí číslem a názvem podle účtového rozvrhu. Analytické účty lze označit jen číslem, přičemž z jejich označení musí být zřejmé, ke kterému syntetickému účtu (účtům) se vedou.

(2) Při vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky postačí označovat syntetické i analytické účty jen číslem, popřípadě zvolenými číselnými znaky.

§ 26

Seznam účetních knih

(1) Každá organizace založí a průběžně aktualizuje seznam účetních knih; v seznamu se uvede u každé účetní knihy název odpovídající jejímu obsahu, popřípadě též vymezení její funkce v účetnictví.

(2) Každá organizace založí a průběžně aktualizuje též seznam (seznamy) číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek užívaných při vedení účetnictví s uvedením jejich významu, popřípadě stanoví způsob jejich utajení a ochrany.

(3) Seznam účetních knih a seznam číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek mohou být spojeny s písemnostmi sloužícími v účetnictví k jiným účelům.

§ 27

Účtový rozvrh

(1) Organizace si sestaví pro každý rok účtový rozvrh, v němž podle stanovené účtové osnovy a směrnic k ní uvede číselná označení, popřípadě i zvolené číselné znaky a názvy syntetických účtů potřebných k zachycení účetních případů, které se mohou v organizaci během roku vyskytnout. Vznikne-li v průběhu roku potřeba dalších syntetických účtů, účtový rozvrh se doplní.

(2) Pokud nedochází k 1. lednu běžného roku ke změně účtového rozvrhu platného v minulém roce, vyhlásí se v organizaci písemně prodloužení jeho platnosti.

(3) Účtový rozvrh může obsahovat i analytické účty, popřípadě účty vnitropodnikového účetnictví, jestliže se organizuje odděleně od základního účetnictví.

§ 28

Otevírání účtů

(1) Stavy aktiv a pasív se zachycují na příslušných syntetických, popřípadě i analytických účtech:

a) ke dni zřízení organizace, k němuž se otevírají účty,

b) k 1. lednu každého roku, pokračuje-li organizace ve své činnosti,

c) ke dni sloučení nebo splynutí organizace s jinou organizací, ke dni jejího rozdělení a ke dni jejího zrušení (ke dni zahájení její likvidace).

(2) Stavy aktiv a pasív, jimiž se při pokračující činnosti organizace účty hlavní knihy otevírají, navazují na stavy aktiv a pasív, jimiž byly tyto účty uzavřeny k rozvahovému dni bezprostředně předcházejícího účetního období, popřípadě upravené o prokázané důsledky celostátně vyhlášených změn v ocenění hospodářských prostředků.

(3) Syntetické účty se nově otevírají pro každý rok. Pokračuje-li se při zápisech na analytických účtech v příštím roce na témže účtovém listě, je třeba nové zápisy zřetelně oddělit od zápisů předchozího roku.

§ 29

Účetní uzávěrka

(1) Na syntetických účtech a zpravidla i na analytických účtech se vyúčtují k 31. prosinci každého roku (roční rozvahový den) po zachycení všech účetních případů roku uzávěrkové účetní operace podle metodiky pro účtování na konci roku.

(2) Účetní uzávěrka se v organizaci provádí také ke dni jejího sloučení nebo splynutí s jinou organizací, ke dni jejího rozdělení, ke dni jejího zrušení, ke dni skončení její likvidace.

Oddíl 5

§ 30

Účetní knihy se mohou vést na volných listech, formou záznamů na technických nosičích dat a formou sestav, popřípadě jako vázané knihy.

§ 31

Při vedení hlavní knihy a knih analytické evidence na volných (účtových) listech se pořídí seznam účtů vedených na volných listech uspořádaný podle jednotlivých účetních knih, aby na jeho podkladě mohla být kdykoli prokázána úplnost účetních knih. Seznam účtů na volných listech se zřizuje vždy při založení účetních knih, k nimž se vede, a průběžně se aktualizuje.

§ 32

Při používání volných listů je nutno:

a) opatřit účtové listy pro každý účet (syntetický i analytický) před zahájením účtování, popřípadě současně s prvým účetním zápisem, pořadovými čísly stránek (listů), počínajíc číslem jedna od nového založení účetních knih,

b) sečíst účtované peněžní částky, popřípadě účtovaná množství na konci každé stránky (listu) a zajistit návaznost součtů, popřípadě zůstatků s dalšími zápisy,

c) udržovat volné listy tvořící účetní knihu v souboru podle předem stanoveného pořádku; z jednotlivých volných listů účetní knihy musí být zřejmé, ke které účetní knize patří a kterého účetního období se týkají.

§ 33

Při vedení účetních knih formou záznamů na technických nosičích dat a formou sestav se pořídí a průběžně se aktualizuje seznam technických nosičů dat a sestav s jejich označením a uvedením, o kterou účetní knihu nebo jinou účetní písemnost jde; tento seznam nahrazuje seznam účetních knih podle § 26 odst. 1 této vyhlášky.

§ 34

Při vedení účetních knih formou záznamů na technických nosičích dat je nutno výstižně označit výstupní data a vyznačit, které účetní knihy a kterého účetního období se týkají.

§ 35

Při používání tištěných sestav je nutno:

a) v každé sestavě nebo na zvláštním listě pro více sestav se stejným uspořádáním sloupců a řádků výstižně označit jednotlivé sloupce a řádky, označit sestavu podle seznamu sestav a vyznačit v ní účetní období, kterého se údaje sestavy týkají,

b) u více listů tvořících jednu sestavu podle seznamu sestav zajistit jejich vzájemnou návaznost.

§ 36

Ve vázané účetní knize, v níž se provádějí zápisy na účtech, je nutno vést a běžně doplňovat seznam účtů v ní otevřených s uvedením stránky (listu), na které každý z nich začíná.

§ 37

(1) Při používání vázaných knih je nutno v každé účetní knize před zahájením účtování očíslovat pořadově stránky nebo listy počínajíc číslem jedna a počet očíslovaných stránek (listů) uvést v poznámce na začátku nebo na konci knihy. Každá vázaná účetní kniha se označí názvem a účetním obdobím, kterého se týká.

(2) Ve vázané účetní knize obsahující také perforované listy se ustanovení prvé věty předchozího odstavce týká jen pevných listů. Perforované listy se očíslují shodně s příslušným pevným listem.

§ 38

Účetní písemnosti,⁴) jejichž náležitosti se touto vyhláškou nestanoví nebo se stanoví jen zčásti, se označí alespoň názvem odpovídajícím jejich obsahu a dále se v nich uvede období, kterého se týkají, popřípadě den, k němuž byly sestaveny, nevyplývají-li tyto náležitosti z účetních písemností alespoň nepřímo. Skládá-li se účetní písemnost z více částí (listů, příloh), které spolu nejsou spojeny, označí se jednotlivé části tak, aby nemohly vznikat pochybnosti, ke které písemnosti patří.

§ 39

V případě, kdy by mohlo docházet k záměně účetních písemností různých organizací, popřípadě různých vnitřních útvarů organizace, uvede se na těchto písemnostech organizace, popřípadě vnitřní útvar organizace, kterému patří.

Oddíl 6

§ 40

Účetní zápisy se přezkušují z hlediska

a) věcného, tj. zda jsou všechny účetní případy správně zaúčtovány a zda stavy na účtech odpovídají skutečnosti,

b) formálního, tj. zda je dodržena podvojnost zápisů, číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech a číselná shoda údajů syntetických účtů se součty údajů na příslušných analytických účtech.

§ 41

(1) Úplnost a správnost zaúčtování účetních případů do příslušného účetního období a na správné účty a jejich strany se prokazuje měsíčně účetní knihou, v níž jsou účetní případy zachyceny podle jednotlivých, popřípadě sběrných účetních dokladů. Správnost stavů hospodářských prostředků na účtech se ověřuje invetarizacemi hospodářských prostředků.⁵)

(2) Formální správnost účetních zápisů se ověřuje měsíčně ke konci posledního dne měsíce za uplynulé účetní období sestavováním předvah (§ 42 této vyhlášky) a kontrolních soupisek (§ 43 této vyhlášky).

(3) Přezkušování účetních zápisů lze uskutečnit kontrolními postupy v souladu s projekčně programovou dokumentací prostředky výpočetní a jiné techniky.

§ 42

(1) Podvojnost zápisů v hlavní knize a číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech se přezkušuje předvahou. Předvaha se sestavuje buď jen za sledovaný měsíc anebo za celé uplynulé období od začátku roku. V předvaze se pro jednotlivé účty hlavní knihy uvádějí:

a) jejich číselná označení,

b) jejich zůstatky k začátku prvního dne sledovaného měsíce (nebo k začátku prvního dne roku), popřípadě rozvedené na aktivní a pasívní,

c) jejich obraty za sledovaný měsíc (nebo od začátku roku),

d) jejich zůstatky ke konci posledního dne měsíce, popřípadě rozvedené na aktivní a pasívní.

(2) Odchylně od ustanovení předchozího odstavce může předvaha obsahovat:

a) namísto obratů uvedených v odstavci 1 písm. c) součty těchto obratů účtů s jejich zůstatky uvedenými v (odstavci 1 písm. b) nebo

b) namísto zůstatků a obratů uvedených v odstavci 1 písm. b) a c) jen zůstatky uvedené v odstavci 1 písm. d), pokud číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech vyplývá přímo z účetních knih při použití určité účetní techniky.

(3) Předvahu není nutné sestavovat, jestliže dodržení podvojnosti zápisů v hlavní knize a číselná shoda úhrnu částek všech zaúčtovaných účetních dokladů s úhrnem obratů na účtech vyplývá přímo z účetních knih nebo z použité účetní techniky.

§ 43

(1) Číselná shoda údajů syntetických účtů se součty údajů na příslušných analytických účtech se měsíčně přezkušuje podle obratů nebo zůstatků příslušných účtů. Nevyplývá-li tato číselná shoda přímo z účetních knih nebo z použité účetní techniky, sestaví se jako podklad k jejímu přezkoušení ke každému syntetickému účtu kontrolní soupiska z obratů nebo zůstatků příslušných analytických účtů.

(2) Číselnou shodu údajů syntetických účtů základních prostředků, popřípadě i účtů předmětů postupné spotřeby v používání, se součty údajů na jejich analytických účtech vedených podle jednotlivých inventárních předmětů lze přezkušovat jen jednou ročně.

(3) Kontrolní soupisku není nutné sestavovat ze mzdových listů.

Oddíl 7

§ 44

Účetní závěrka⁶) navazuje na stavy nebo obraty jednotlivých syntetických, popřípadě i analytických účtů.

§ 45

(1) Rozvaha podává souhrnně přehled o stavech hospodářských prostředků organizace z hlediska jejich druhů a zdrojů k rozvahovému dni.

(2) Výkaz o hospodářském výsledku podává souhrnně přehled o hospodářském výsledku organizace a o jeho složkách za účetní období od začátku roku, a vznikla-li organizace v průběhu roku, ode dne jejího vzniku.

(3) Výkazy o plnění rozpočtu podávají přehled o pokladním plnění příjmů a výdajů rozpočtové organizace za účetní období od začátku roku, a vznikla-li rozpočtová organizace v průběhu roku, ode dne jejího vzniku.

(4) Výkaz o majetku, příjmech a výdajích podává souhrnně přehled o majetku organizace ke dni sestavení účetní závěrky a přehled o příjmech a výdajích organizace za účetní období od začátku roku, a vznikla-li organizace v průběhu roku, ode dne jejího vzniku.

§ 46

(1) Roční účetní závěrka organizace se sestavuje k ročnímu rozvahovému dni.

(2) Účetní závěrku sestaví organizace také ke dnům, k nimž provádí účetní uzávěrku (§ 29 odst. 2 této vyhlášky), a to jako mimořádnou účetní závěrku.

(3) Rozvaha sestavená ke dni vzniku organizace a ke dni zahájení její likvidace je zahajovací rozvahou.

(4) Roční účetní závěrka organizace nesmí být nahrazena záznamy na technických nosičích dat; toto omezení platí jen pro účely jejího potvrzování, schvalování a úschovy.

Oddíl 8

§ 47

Při používání prostředků výpočetní a jiné techniky při vedení účetnictví je nutno:

a) přezkoušet správnost zpracování dat podle projekčně programové dokumentace při jejím zavádění, úpravách a změnách a prověřit, zda tato dokumentace zabezpečuje vedení účetnictví v souladu se stanovenou metodikou,⁷)

b) prokázat úplnost a správnost zpracování dat z hlediska věcného a časového,

c) prokázat průběh zpracování dat a návaznost jednotlivých fází zpracování dat,

d) zajistit možnost následného přezkoušení správnosti vedení účetnictví pro účely dohledu nebo kontroly.

§ 48

(1) Datové soubory související s vedením účetnictví (například ceníky, číselníky, účtovací tabulky) je nutno prověřit z hlediska jejich věcné správnosti a úplnosti při záznamu dat na technické nosiče; prověření se prokazuje účetní písemností, popřípadě projekčně programovou dokumentací pro vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky.

(2) Změny obsahu datových souborů podle odstavce 1 se prokazují účetní písemností dokumentující, která změna a od kterého data se uplatňuje.

(3) Původní obsah datových souborů podle odstavce 1 je nutno uschovat tak, aby bylo možno dodatečně přezkoušet správnost dat pro účely kontroly.

§ 49

(1) Při vedení účetnictví, ukládání a úschově účetních písemností lze použít mikrografický záznam na mikrofiších jen u těch účetních písemností které mohou být nahrazeny záznamy na technických nosičích dat.

(2) Mikrografické záznamy podle odstavce 1 lze použít pro vedení účetnictví, ukládání a úschovu účetních písemností v případech, když vznikají na speciálních zařízeních výhradně z dat zaznamenaných prostředky výpočetní a jiné techniky na technické nosiče.

§ 50

(1) Projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky je součástí účetních písemností a ukládá se v organizaci, jejíž účetnictví se podle ní vede. V případě, že účetnictví vede pro organizaci prostředky výpočetní a jiné techniky jiná organizace, dohodnou se organizace, u které z nich bude tato dokumentace uložena.

(2) V projekčně programové dokumentaci pro vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky schvaluje pracovník, který zabezpečuje v organizaci vedení účetnictví:

a) obsah a formu účetních dokladů,

b) strukturu, obsah a formu účetních knih,

c) průběh zpracování dat a návaznosti jednotlivých fází zpracování dat v účetnictví,

d) kontrolní postupy pro přezkušování vstupních dat, správnosti průběhu zpracování dat a jeho výsledků, úplnosti zpracování dat, návaznosti jednotlivých fází zpracování dat, úplnosti a věcné správnosti datových souborů souvisejících s vedením účetnictví,

e) opatření k ochraně datových souborů před jejich zneužitím, poškozením, zničením, ztrátou, záměnou či před narušením jejich úplnosti, popřípadě opatření k utajení číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek užívaných při vedení účetnictví,

f) způsob oprav vstupních a výstupních dat a chyb vzniklých v průběhu zpracování dat,

g) postupy při havárii prostředků výpočetní a jiné techniky,

h) způsob úschovy datových souborů obsahujících údaje účetnictví.

(3) Změny v projekčně programové dokumentaci pro vedení účetnictví, které se týkají oblastí stanovených v odstavci 2, nelze provádět bez písemného souhlasu pracovníka, který zabezpečuje v organizaci vedení účetnictví.

(4) Ustanovení odstavců 2 a 3 se neuplatňuje v případě, když organizace používá pro vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky schválenou typovou projekčně programovou dokumentaci.

(5) Typovou projekčně programovou dokumentaci pro vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky a její změny schvaluje v rozsahu ustanovení odstavce 2 organizace, která je pověřená budováním automatizovaného systému řízení.⁸)

Oddíl 9

§ 51

(1) V účetních knihách se provádějí opravy peněžních částek a jejich zaúčtování souvztažným účetním zápisem, a to zpravidla úplným stornem a novým účetním zápisem správných částek na správné strany účtů. Jestliže byly na správné účty a na jejich správné strany zapsány nižší nebo vyšší peněžní částky, lze uskutečnit opravy nižších částek také doplňkovým souvztažným účetním zápisem a opravy vyšších částek také dodatečným částečným stornem původního účetního zápisu.

(2) Opravy účetních zápisů v účetních knihách se dokládají účetními doklady.

(3) Při volbě způsobu provedení oprav v účetních knihách je třeba přihlížet k tomu, aby se nezkreslovaly obraty účtů, pokud se jako ukazatele vykazují ve státních účetních výkazech.

§ 52

(1) Při vedení účetních knih formou záznamů na technických nosičích dat a formou sestav se opravy účetních zápisů provedou opravou dat v datových souborech uložených na technických nosičích nebo i vytištěním nové správné sestavy, popřípadě vytištěním sestavy s opravami chyb, která tvoří doplněk původní (chybné) tištěné sestavy; provedení oprav formou doplňku původní tištěné sestavy není možné použít u účetních zápisů v hlavní knize.

(2) Pokud se zjistí chyby v účetních zápisech po vytištění sestav a není již možné s ohledem na stanovené termíny doručení státních účetních výkazů opravit datové soubory a vytisknout nové správné sestavy podle odstavce 1, zaúčtují se opravy účetních zápisů jako účetní případy následujícího měsíce. V tištěných sestavách se opraví chybné údaje podle ustanovení § 53 této vyhlášky a doloží účetním dokladem, který se zaúčtuje v následujícím měsíci. Takto není možno postupovat koncem roku, kdy je nutné opravit datové soubory nebo i vytisknout nové správné sestavy za měsíc prosinec.

(3) Jen v případě, že účetnictví vede pro organizaci prostředky výpočetní a jiné techniky jiná organizace, kdy není možné koncem roku postupovat podle ustanovení odstavce 2, lze výjimečně opravit v tištěných sestavách chybné údaje podle § 53 této vyhlášky. Provedení těchto oprav se doloží účetním dokladem obsahujícím záznam o provedení opravy dat v datových souborech používaných v dalším roce.

§ 53

(1) Při vedení účetních knih na volných listech, popřípadě jako vázaných knih, je dovoleno opravit peněžní částky a jejich zaúčtování v účetních knihách tak, že se opravovaná část původního zápisu přeškrtne tenkou čarou, aby zůstala čitelná, a nad ni, popřípadě na jiné místo (například na druhou stranu účtu, na jiný účet) se napíše nový zápis; tento způsob provedení opravy v účetních knihách nelze použít v případě, že již byly doručeny státní účetní výkazy.

(2) Ustanovení předchozího odstavce platí také pro provádění jiných oprav (popřípadě doplňků) v účetních knihách a pro provádění oprav v ostatních účetních písemnostech.

(3) K opravovanému zápisu podle předchozích odstavců se připojí datovaná poznámka o provedení opravy podepsaná pracovníkem odpovědným za správnost opravovaného údaje, pokud povaha opravy nevyžaduje zvláštního účetního dokladu.

(4) V účetních dokladech, které se týkají pokladních operací nebo styku se peněžními ústavy, nejsou dovoleny opravy náležitostí účetních dokladů uvedených v § 6 odst. 1 písm. b), d) a g) této vyhlášky. V těchto případech se vyhotoví nový účetní doklad se správnými údaji a zruší původní chybný účetní doklad.

§ 54

Zápisy v účetních písemnostech se nesmějí opravovat přepisováním, vymazáváním, vyškrabáváním, ani jiným způsobem, kterým by se stal původní zápis zcela nebo zčásti nečitelným nebo by se zničily záznamy na technickém nosiči.

Oddíl 10

§ 55

(1) Účetní písemnosti, které nejsou potřeba k běžným účetním pracím a z nichž lze vytvořit ucelené soubory, se ukládají odděleně od jiných písemností v podnikovém archivu; v něm zůstanou účetní písemnosti uschovány po stanovenou dobu.⁹)

(2) O ztrátě nebo zničení účetních písemností, jakož i o takovém jejich poškození, při kterém části jejich obsahu byly zničeny nebo se staly nečitelnými, sepíše pracovník odpovědný za úschovu účetních písemností zápis a předá ho vedoucímu organizace a opis zápisu pracovníkovi, který zabezpečuje v organizaci vedení účetnictví.

(3) Organizace si určí způsob úschovy záznamů na technických nosičích dat nahrazujících účetní písemnosti¹⁰) a datových souborů souvisejících s vedením účetnictví.

§ 56

Účetní knihy vedené na volných listech a tištěných sestavách, účetní doklady a ostatní účetní písemnosti na volných listech se ukládají do podnikového archivu v souborech (například hlavní kniha v uspořádání podle účtového rozvrhu, účetní doklady v pořadí jejich čísel, inventarizační zápisy s inventurními soupisy) označených podle jejich obsahu. Při tvoření souborů se přihlíží také k předpisům o utajování a k tomu, aby písemnosti téhož souboru měly stejnou uschovací lhůtu. Písemnosti ve vázaných knihách se ukládají do podnikového archivu zpravidla samostatně.

§ 57

(1) Ukládání a vydávání účetních písemností se eviduje v archivní knize.

(2) Účetní písemnosti lze vydávat z podnikového archivu pracovníkům organizace jen na potvrzení.

(3) Vydávat účetní písemnosti i dosud neuložené v podnikovém archivu orgánům nebo osobám mimo organizaci je dovoleno jen se souhlasem vedoucího organizace, popřípadě jím pověřené osoby. Písemnost lze vydat oprávněné osobě jen na potvrzení, a zasílá-li se poštou nebo jiným způsobem, vyhotoví se o vydání písemnost.

§ 58

(1) Dojde-li při zániku organizace k převodu majetku, práv a závazků na jinou organizaci, převezme její účetní písemnosti přejímající organizace.

(2) Při vynětí části hospodářských prostředků z organizace a jejich převodu do jiné organizace se předávající a přejímající organizace písemně dohodnou, zda a jak se rozdělí příslušné účetní písemnosti.

(3) Dojde-li k zániku organizace likvidací bez právního nástupce, rozhodne o dalším uložení a úschově účetních písemností orgán, který nařídil likvidaci.

§ 59

Jako účetní písemnosti se v organizacích nemusí uschovávat účetní výkazy, popřípadě záznamy na technických nosičích dat je nahrazující, které jim byly předloženy jinými organizacemi.