Oddíl1
Náležitosti účetních knih a podmínky pro používání volných listů.
§ 1
(2) Každá účetní jednotka musí mít seznam účetních knih, které vede.
§ 2
(1) V každé vázané účetní knize se před započetím účtování
a) na desce nebo na titulním listě uvede označení účetní jednotky (při decentralisaci běžné účetní evidence podle organisačních složek účetní jednotky také jejich označení), název účetní knihy podle jejího obsahu a označení účetního roku, které se postupně doplňuje, bude-li účetní knihy použito ve více letech; v účetní knize pro analytickou evidenci se také uvede alespoň číselné označení příslušného synthetického účtu,
b) pořadově očíslují stránky nebo listy (folia) počínajíc číslem 1,
c) uvede počet očíslovaných stránek (listů) v poznámce na poslední stránce; správnost poznámky ověří vedoucí účetní jednotky a hlavní (vedoucí) účetní datovaným podpisem. Poznámka musí znít: „V této knize je …. očíslovaných stránek (listů).’’
(2) Ve vázané pokladní knize obsahující také perforované listy se ustanovení odstavce 1 písm. b) a c) týkají jen pevných listů; perforované listy se očíslují shodně s příslušným pevným listem.
§ 3
Volných listů je dovoleno používat,
a) vede-li se alespoň deník (deníky) nebo synthetická evidence (hlavní kniha) ve vázané účetní knize, nebo
b) používá-li se v běžné účetní evidenci sborníkově-deníkové formy schválené příslušnou ústřední účetní jednotkou, nebo
c) vznikají-li účetní zápisy v deníku a v hlavní knize zároveň propisem, zároveň tiskem, po případě po sobě tiskem z téže matrice, nebo
d) jde-li o účetní techniku, při které se pracuje s děrnými štítky.
§ 4
(1) Při používání volných listů je nutno
a) v záhlaví každého listu uvést před započetím účtování označení účetní jednotky (při decentralisaci běžné účetní evidence podle organisačních složek účetní jednotky také jejich označení),
b) v záhlaví jednotlivých deníkových listů uvést název deníku podle § 6 odst. 1,
c) v záhlaví jednotlivých účtových listů uvést označení a název podle § 6 odst. 2 a v záhlaví jednotlivých účtových listů analytické evidence také odkaz na příslušný synthetický účet, nevyplývá-li tato spojitost bezpečně z obsahu analytických účtů,
d) listy každého deníku a listy každého účtu opatřit před započetím účtování pořadovými čísly stránek počínajíc číslem 1 při každém novém založení příslušných účetních knih,
e) účtované peněžní částky nebo účtovaná množství v analytické evidenci, vede-li se jen v jednotkách množství, na konci popsané stránky sečíst nebo saldovat a zajistit jejich spojitost se zápisy na další stránce.
(2) Deníky na volných listech se nově zakládají pro každý měsíc, hlavní kniha na volných listech pro každý účetní rok.
(3) Listy tvořící účetní knihu musí být udržovány v určitém souboru (na př. v lístkovnici, v pořadačích) podle předem stanoveného pořádku.
§ 5
(1) O použitých volných účtových listech, s výjimkou účtových listů analytické evidence o pracovních příjmech jednotlivých zaměstnanců (mzdové listy), se vede průkaz knihou použitých listů. Tento průkaz musí být veden ve zvláštní knize pro účtové listy hlavní knihy a ve zvláštní knize (knihách) pro účtové listy analytické evidence samostatně podle jednotlivých synthetických účtů.
(2) V knize použitých listů se musí uvést pro každý účet
a) jeho označení a název (§ 6 odst. 2),
b) datum jeho zřízení,
c) čísla první stránky dalších jeho listů, nevyznačují-li se vždy na posledním popsaném listu (na př. v poznámce „Pokračování na str.”).
(3) Kniha použitých listů musí být vázaná a platí pro ni přiměřeně ustanovení § 2 odst. 1. Při založení nových knih analytické evidence s velkým počtem účtů a při novém založení takových knih je však dovoleno založit průkaz podle odstavců 1 a 2 na volných listech a svázat je v knihu ihned po jejich vyhotovení. To platí obdobně i pro průkaz ke knihám analytické evidence s velkým počtem účtů, které se k 1. lednu 1953 nebudou nově zakládat; tento průkaz musí být založen, svázán v knihu a uveden do běžného stavu nejpozději do 30. června 1953.
(4) Pro úschovu knih použitých listů v účetním archivu platí lhůty pro úschovu příslušných účetních knih.
(5) Kniha použitých listů hlavní knihy může být spojena s účtovým rozvrhem podle § 14 účetních zásad. Knihy použitých listů analytické evidence mohou být spojeny s knihami vedenými k jiným účelům (na př. matrika základních prostředků).
§ 6
(1) Deníky musí být v účetních knihách označeny v záhlaví názvem odpovídajícím obsahu účetních zápisů v deníku.
(2) Účty musí být v účetních knihách označeny tak, že se uvede v záhlaví
a) každého synthetického účtu jeho číselné označení a název shodně s účtovým rozvrhem,
b) každého analytického účtu jeho označení číselným nebo jiným znakem podle předem stanoveného pořádku a název odpovídající jeho obsahu.
§ 7
(1) Používá-li se v účetních zápisech symbolů nebo zkratek, které nejsou běžné, musí se sestavit pro každou účetní knihu jejich seznam s uvedením jejich významu. Tento seznam tvoří přílohu příslušné účetní knihy a musí být patřičně označen; do vázané účetní knihy se tento seznam vepíše nebo vlepí.
(2) Je-li nutno s hlediska účetní techniky vynechat mezi jednotlivými účetními zápisy volné řádky nebo prázdné plochy, musí se tato místa proškrtnout, aby se zabránilo dodatečným zápisům. Volné řádky nebo prázdné plochy mezi formálně uzavřenými částmi účetních zápisů, na př. prázdné listy nebo stránky mezi jednotlivými účty ve vázané knize, není nutno proškrtávat.
Oddíl2
Opravy zápisů v účetní evidenci.
§ 8
Opravy peněžních částek a opravy jejich zaúčtování se provádějí
a) doplňkovým zápisem, byla-li na správné účty a na jejich správné strany zapsána nižší peněžní částka,
b) částečným červeným stornem, byla-li na správné účty a na jejich správné strany zapsána vyšší peněžní částka,
c) úplným červeným stornem v ostatních případech a podle potřeby novým účetním zápisem.
§ 9
(1) Opravy chybných peněžních částek a opravy jejich chybného zaúčtování v účetním období, za které dosud nebyla předložena rozvaha, je dovoleno provést i tak, že se opravovaná část původního zápisu přeškrtne tenkou čarou, aby zůstala čitelná, a napíše se nad ni, po případě na jiné místo (na př. na druhou stranu účtu) nový zápis. Tohoto způsobu však nelze použít v případech, ve kterých nový zápis patří na jiný účet než zápis původní
(2) K původnímu zápisu se připojí datovaná poznámka o provedení opravy podepsaná hlavním (vedoucím) účetním nebo pracovníkem jím zmocněným.
§ 10
(1) Ustanovení § 9 platí přiměřeně také o provádění jiných oprav účetních zápisů a oprav ostatních zápisů v účetní evidenci (na př. v účetních výkazech, účetních dokladech, kalkulačních listech, archivní knize); poznámka o provedení opravy v účetních dokladech však musí obsahovat také odůvodnění podepsané osobou (osobami) odpovědnou za správnost opraveného údaje. Poznámka o provedení opravy v účetním výkazu musí být podepsána osobami povinnými k jeho podpisování.
(2) V původních účetních dokladech o příjmu a výdeji peněžních prostředků v hotovosti a na účtech u peněžních ústavů nejsou dovoleny opravy základních náležitostí podle § 27 odst. 1 písm. a) až e) účetních zásad.
Oddíl3
Kontrola běžné účetní evidence.
§ 11
(1) Při měsíční kontrole formální správnosti běžné uče ní evidence se musí zejména
a) sečíst peněžní částky zaúčtované v deníku (denících) a na jednotlivých účtech hlavní knihy za sledovaný měsíc a součty (měsíční obraty) zapsat na zvláštním řádku nebo ve zvláštním sloupci,
b) sestavit předvahu a kontrolní soupisky,
c) přezkoušet číselnou shodu časových zápisů a soustavných zápisů, jakož i číselnou shodu synthetické evidence a analytické evidence, za sledovaný měsíc na podkladě předvahy a kontrolních soupisek.
(2) Předvaha musí obsahovat alespoň
a) číselné označení jednotlivých synthetických účtů,
b) jejich zůstatky k začátku prvního dne sledovaného měsíce rozvedené na debetní a kreditní podle poslední předvahy,
c) jejich obraty za sledovaný měsíc,
d) jejich zůstatky k začátku rozvahového dne rozvedené na debetní a kreditní.
(3) Kontrolní soupisky se sestaví pro analytické účty vedené k jednotlivým synthetickým účtům s výjimkou mzdových listů a musí obsahovat alespoň
a) číselné označení a název příslušného synthetického účtu,
b) označení jednotlivých analytických účtů nebo jejich skupin,
c) obraty za sledovaný měsíc na jednotlivých analytických účtech nebo zůstatky na nich k začátku rozvahového dne, a to alespoň v peněžních jednotkách.
§ 12
V předvaze nebo ve zvláštním dokladu se musí vyznačit spojitost mezi jednotlivými zůstatky na účtech k začátku rozvahového dne a položkami příslušné rozvahy.
Oddíl4
Účetní doklady a jejich náležitosti.
§ 13
(1) Účetní doklady jsou
a) vnější, které ověřují provedení hospodářských operací vyplývajících ze styku účetní jednotky s vnějškem (na př. vydané a přijaté faktury, doklady o příjmu a výdeji peněžních prostředků na účtech u peněžních ústavů, doklady pokladní),
b) vnitřní, které ověřují provedení hospodářských operací vyplývajících z vnitřní činnosti účetní jednotky; vnitřními účetními doklady mohou být také zápisy operativně-technické evidence.
(2) Účetní doklad může sestávat z více jednotlivých písemností nebo může mít přílohy. Jednotlivé písemnosti tvořící účetní doklad musí být trvale spojeny v celek (sešitím, slepením a pod.) nebo se musí jedna na druhou odvolávat a obsahovat číslo účetního dokladu podle § 18.
§ 14
(1) Pro účetní zápis může být místo jednotlivých původních účetních dokladů o stejnorodých hospodářských operacích vyhotoven sběrný účetní doklad.
(2) Sběrný účetní doklad musí obsahovat alespoň
a) název vyjadřující, že jde o sběrný účetní doklad, a označení složky účetní jednotky, která jej vyhotovila,
b) datum vyhotovení, sběrný účetní doklad vyhotovený místo původních účetních dokladů vnitřních také měsíční účetní období, ve kterém se zaúčtuje,
c) označení hospodářských operací v něm zachycených, nevyplývá-li již z názvu,
d) úhrn peněžních částek nebo údajů o množství, po případě obojí, buď rozepsaný podle jednotlivých původních účetních dokladů s odvoláním na ně, nebo původními účetními doklady jinak snadno prokazatelný,
e) podpis vyhotovitele,
f) vyjádření spojitosti s účetním zápisem (§§ 15 až 17).
(3) Při použití sběrného účetního dokladu je nutno uschovávat původní účetní doklady k němu tak, aby se mohly snadno vyhledat.
(4) Do jednoho sběrného účetního dokladu se mohou shrnout nejvýše údaje původních účetních dokladů
a) vnějších, které téhož dne došly, byly odeslány, vyhotoveny, vyplaceny nebo pod.,
b) vnitřních za jedno měsíční účetní období.
§ 15
Původní účetní doklady, k nimž nebyl vyhotoven sběrný účetní doklad, a sběrné účetní doklady musí k vyjádření jejich spojitosti s účetním zápisem obsahovat
a) účtovací předpis a
b) poznámku o zaúčtování.
§ 16
(1) Účtovací předpis musí obsahovat alespoň
a) číselná označení synthetických účtů a jejich stran, na kterých se účetní doklad zaúčtuje,
b) peněžní částky, které se mají zaúčtovat na jednotlivé synthetické účty, jde-li o složitý účetní zápis,
c) podpis hlavního (vedoucího) účetního nebo pracovníka jím zmocněného a datum podpisu.
(2) Jsou dovoleny jen takové složité účetní zápisy, při nichž účetní zápis na straně Má dáti (Dal) jednoho synthetického účtu má souvztažné zápisy na straně Dal (Má dáti) více synthetických účtů.
§ 17
Poznámka o zaúčtování účetního dokladu musí obsahovat alespoň
a) odvolání na účetní zápis (na př. stránka a řádek deníku, běžné číslo položky deníku), neuvádí-li se v deníku číslo účetního dokladu podle § 18,
b) slovo „zaúčtováno“ nebo pod., neobsahuje-li poznámka o zaúčtování odvolání na účetní zápis podle písm. a),
c) jméno (po případě šifru) pracovníka, který účetní doklad zaúčtoval nebo kontroloval jeho zaúčtování.
§ 18
Původní účetní doklady, k nimž nebyl vyhotoven sběrný účetní doklad, a sběrné účetní doklady se musí pořadově očíslovat počínajíc číslem 1 pro každé měsíční účetní období nebo pro každý účetní rok, a to v jedné nebo ve více řadách. Číslují-li se účetní doklady v několika řadách, musí být k číslu účetního dokladu připojeno označení příslušné řady (na př. číselný nebo jiný znak).
Oddíl5
Mimořádná inventarisace a mimořádná rozvaha.
§ 19
(1) Účetní jednotky musí provést mimořádnou úplnou inventarisaci hospodářských prostředků a sestavit na jejím podkladě mimořádnou rozvahu
a) ke dni svého zřízení (zahajovací rozvaha),
b) ke dni zahájení likvidace,
c) při jiných příležitostech (na př. ke dni změny právní formy účetní jednotky, ke dni jiného přerušení souslednosti účetní evidence).
§ 20
Účetní jednotky musí provést mimořádnou úplnou nebo dílčí inventarisaci hospodářských prostředků, je-li to nařízeno ministerstvem financí, nadřízenou účetní jednotkou nebo jiným orgánem příslušným podle zvláštních předpisů.
Oddíl6
Ukládání písemností účetní evidence v účetním archivu.
§ 21
(1) Písemnosti účetní evidence se musí ukládat do účetního archivu nejpozději v těchto lhůtách:
a) písemnosti účetní evidence, které se netýkají celého účetního roku (na př. deníky na volných listech, sborníky, účetní doklady), vždy do dvou měsíců po uplynutí posledního měsíčního účetního období, kterého se týkají,
b) písemnosti účetní evidence, které se týkají celého účetního roku (na př. hlavní knihy na volných listech, knihy použitých listu hlavní knihy, účtové rozvrhy), do měsíce po doručení zprávy o schválení ročních účetních výkazů,
c) písemnosti účetní evidence, které se týkají několika účetních roků (na př. účetní knihy, které se nezakládají nově pro každý účetní rok, archivní knihy), do měsíce po jejich uzávěrce.
(2) Popsané volné listy účetních knih, které se nezakládají nově pro každý účelní rok, se musí ukládat do účetního archivu alespoň jednou ročně.
§ 22
(1) Písemnosti účetní evidence ve vázaných knihách se ukládají do účetního archivu zpravidla samostatně. Účetní knihy na volných listech, účetní doklady a ostatní písemnosti účetní evidence na volných listech se ukládají v určitých souborech (na př. deník, po případě jednotlivé deníky, hlavní kniha v uspořádání podle účtového rozvrhu, účetní doklady v pořadí jejich čísel).
(2) Při tvoření souborů se přihlíží také k předpisům o utajování a k tomu, aby písemnosti téhož souboru měly stejnou uschovací lhůtu podle § 91 odst. 1 účetních zásad.
§ 23
(1) Jednotlivé soubory písemností účetní evidence se před uložením do účetního archivu sváží v knihu nebo spojí do svazků jiným způsobem (na př. v pořadačích, převázáním, sešitím). Na přední desce nebo na hřbetě každé vázané knihy a na přední desce (listu) nebo na hřbetě svazku se uvede
a) označení účetní jednotky,
b) označení knihy nebo svazku podle jeho obsahu,
c) označení účetního období (měsíc, čtvrtletí, rok), po případě jiné vymezení doby, které se kniha nebo svazek týká (na př. od… do…),
d) počet listů (kusů) a počet a označení příloh, nejde-li o účetní doklady.
e) číslo prvního a posledního účetního dokladu, jde-li o účetní doklady.
(2) Jednotlivé vázané knihy a svazky se označí číselným nebo jiným znakem podle předem stanoveného pořádku.
§ 24
(1) Ukládané vázané knihy a svazky se zapisují jednotlivě do archivní knihy. Zápis musí obsahovat údaje uvedené v § 23, s výjimkou označení účetní jednotky a označení příloh.
(2) Ustanovení § 2 odst. 1 platí pro archivní knihu přiměřeně.
§ 25
(1) Písemnosti účetní evidence lze vydávat z účetního archivu pouze se souhlasem hlavního (vedoucího) účetního nebo pracovníka jím zmocněného, mimo účetní jednotku se souhlasem jejího vedoucího a hlavního (vedoucího) účetního.
(2) Místo vydaných knih, svazků nebo jednotlivých písemností se v účetním archivu zařadí vložka (list) s poznámkou, která musí obsahovat alespoň
a) údaje podle § 23 nebo — jde-li o vydání jednotlivé písemnosti — její bližší označení (na př. název, číslo), počet a označení jejích příloh a číslo svazku, do něhož patří,
b) údaj, komu se písemnosti vydávají,
c) podpis osob, které dávají souhlas k vydání písemností,
d) datum vydání písemností,
e) potvrzení o převzetí písemností s podpisem přejímajícího.
(3) Vydání písemností účetní evidence z účetního archivu a jejich vrácení se poznamená u příslušného zápisu v archivní knize, není-li o vydání a vrácení písemností vedena jiná evidence (na př. uspořádaným uschováváním průpisů vložek podle odstavce 2).
§ 26
Ustanovení § 91 odst. 1 písm. a) účetních zásad o trvalém uschovávání ročních účetních výkazů a ročních souhrnných účetních výkazů se vztahuje jen na jejich uschovávání v účetní jednotce, která je sestavila; pro jejich uschovávání v nadřízené účetní jednotce, která je schválila, platí ustanovení § 91 odst. 1 písm. d) účetních zásad.
§ 27
(1) Písemnosti účetní evidence, které se týkají doby před účinností účetních zásad, pokud se zřetelem k dosud platným uschovacím lhůtám nesměly být do tohoto dne již skartovány, se v účetním archivu uschovávají:
a) knihy účetních závěrek a mzdové listy, po případě jiné obdobné zápisy, trvale,
b) knihy finančního účetnictví, po případě jiné obdobné účetní zápisy, účtové rozvrhy a účetní doklady finančního účetnictví alespoň po dobu deseti let následujících po účetním roce, kterého se týkají,
c) knihy provozního, investičního, skladního a mzdového účetnictví a jiných pomocných účetních zápisů s výjimkou mzdových listů, po případě jiné obdobné účetní zápisy, alespoň po dobu pěti let následujících po účetním roce, kterého se týkají,
d) ostatní písemnosti účetní evidence alespoň po dobu tří let následujících po účetním roce, kterého se týkají,
(2) Písemnosti uvedené v odstavci 1 se musí uložit do účetního archivu v uspořádání podle dosavadních předpisů nejpozději do šesti měsíců po začátku účinnosti této vyhlášky; ustanovení §§ 21 až 23 se na tyto písemnosti nevztahují, ustanovení § 24 se nevztahuje na písemnosti uvedené v odstavci 1 písm. c) a d).
§ 28
(1) Zanikne-li účetní jednotka, která nemá nadřízené účetní jednotky, je povinen její právní nástupce převzít její účetní archiv a uschovávat písemnosti v něm uložené podle § 91 účetních zásad a podle § 27 této vyhlášky. Není-li právního nástupce, je likvidující orgán povinen po dokončení likvidace požádat o převzetí písemností účetní evidence krajský archiv; písemnosti jím nepřevzaté se zničí nebo odvedou do sběru bez ohledu na uschovací lhůty.
(2) Při rozdělení účetních jednotek a při vyčlenění a začlenění jejich částí rozhodne o případném rozdělení písemností uložených v účetním archivu a o jejich převzetí nadřízená účetní jednotka.
Oddíl7
Závěrečná ustanoveni.
§ 29
Ministerstvo financí může stanovit výjimky z ustanovení této vyhlášky.
§ 30
Tato vyhláška nabývá pro jednotlivé okruhy účetních jednotek účinnosti současně s účinností účetních zásad.*)